Groentjes (en geeltjes)

In 1981 bracht de firma Post-It pakketjes met gele briefjes op de markt die op documenten kon worden geplakt en eenvoudig konden worden verwijderd. Deze briefjes, vanwege hun kleur ook wel geeltjes genoemd, werden vaak gebruikt om de ontvanger, maar in andere gevallen ook de schrijver zelf, ergens aan te herinneren. Nu, in de digitale 21e eeuw, zijn er voor de memovelletjes van Post-it zelfs digitale varianten beschikbaar.

Summary
The famous brand of Post-It notes has been around since 1981. But the principle of attaching a simple piece or slip of paper to a file by way of a note or scribble is an older bureaucratic practice of relaying a short message from one civil servant to another. The Dutch Ministry of Foreign Affairs has used its own green slips of paper since the end of World War Two.

Memovelletjes: groentjes

Het principe van memovelletjes is in wezen al veel ouder. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) bediende zich in de naoorlogse jaren van memovelletjes, die naar de kleur van de briefjes ook wel ‘groentjes’ werden genoemd.

Verweesde groentjes

Vaak zaten deze groentjes met een nietje of paperclip gehecht aan een document. Helaas gaat deze binding tussen groentje en document verloren door de bewerking van de departementsarchieven, voorafgaand aan de overdracht naar het Nationaal Archief.
Bij het bestuderen van vele meters archief van Buitenlandse Zaken kom ik deze onooglijke briefjes geregeld tegen, maar omdat de nietjes en paperclips uit het archief zijn verwijderd, zijn de groentjes verweesd geraakt.

Behandelwijze document of marginalia?

In veel gevallen bevatten groentjes aanwijzingen voor de behandeling van het aangehechte document. In andere gevallen bevat het aanvullende informatie, die vergelijkbaar is met margeaantekeningen. Zo schreef een ambtenaar aan de schrijver van een beleidstuk: ‘Dit is een goed, constructief verhaal, coöperatief van aard. Alle onderhandelingspartners kunnen zich kennelijk hierop verenigen. Bravo!’

Een klassiek "groentje" uit het archief van Buitenlandse Zaken.

Op een ander groentje komen we de onderlinge irritatie tussen de ambtenaren van de ministeries van Buitenlandse Zaken (BuZa) en Economische Zaken (EZ) tegen. Zo schreef een BuZa-ambtenaar het volgende: ‘Ik vind het vrij onbehoorlijk dat EZ ons niet heeft geïnformeerd over toezending van de nota aan de Kamercommissie.’ Een collega voegde hieraan toe: ‘Ik ook’.

Privé-kwesties

Een enkele keer komen we op een groentje een privé-kwestie tegen. Zo schreef iemand het volgende: ‘Nog steeds wachtende op reactie Rijksstudietoelagen in Groningen (mr. J. Diepenhorst). Reeds enige malen gerappeleerd, nu is hij met vakantie.’ Of de zoon of dochter van deze ambtenaar nu wel op tijd zijn een studiebeurs heeft ontvangen, zegt het archief [helaas] niet.

gastblog Mari Smits, onderzoeker Huygens ING


Nawoord Otto van der Meij

Kattebelletje

In zijn memoires getiteld Bagatellen uit 1972 schrijft oud-topambtenaar van BuZa, H.N. Boon, hieromtrent het volgende:

'Voor het beoefenen van ambtelijke spoed worden kleine vierkante papiertjes uitgereikt, genaamd "groentjes".' 

Volgens hem werkte het ambtelijk apparaat wel secuur, maar niet snel en was bespoediging nodig. De groentjes dienden hoofdzakelijk ter aanmoediging van een spoedige(r) departementale afhandeling; hun oogmerk was dus escalatie.
Meer in het algemeen vallen de groentjes in de categorie kattebelletjes, oftewel een klein, haastig geschreven briefje (uit het Italiaans - van (s)cartabello of boekje, register).

Geen kenmerken

De groentjes of geeltjes dragen verder geen registratuurkenmerken; de belangrijkste aanwijzing ook voor hun geringe ambtelijke status. Het zijn deels ook losse gedachten van een (behandelend) ambtenaar die soms ook gewoon zijn of haar mening op papier wil vastleggen, maar dit liefst buiten de reguliere correspondentie om.
Wie of wat de afzender precies is, is vaak lastig te achterhalen door de inmiddels verweesde status van deze memo's (tenzij het handschrift correspondeert met op-of aanmerkingen op een bijbehorend document). Wel wordt soms bovenaan nog de ontvanger vermeld. De centrale archiefbewerking richt op dit vlak dus onbedoeld schade aan d.m.v. decontextualisering.

Geheugensteuntje?

De grote vraag is natuurlijk of dergelijke memo's - eerst groen en later dus ook geel (of zelfs paars of weer groen) - ooit ter archivering bedoeld zijn geweest. Ik denk dan bijvoorbeeld aan gerechtelijke dossiers van rechtbanken en het Openbaar Ministerie, waar de post-its in dossiers eerder regel dan uitzondering zijn. Zijn het hier niet eerder bladaanwijzers, voor belangrijke passages uit het dossier? Hoe wordt daar bij de archiefbewerking mee omgegaan? Of is het wachten tot de lijm ooit loslaat?

Bron: Arie Kievit/De Volkskrant.

Bij gemeenten lijkt het de praktijk om geeltjes te bewaren en of de informatie (bv. een telefoonnummer, gewijzigd adres of afgedane behandeling c.q. status) alsnog in tweede instantie door de DIV-afdeling op de documenten te schrijven.
De groentjes of geeltjes zijn daarentegen wellicht de laatste schriftelijke of holografische bewijzen - of uitwassen - van de werking van de (informele) bureaucratie in het pre-digitale tijdperk, daar waar documenten vroeger een uitgebreide hiërarchische weg bewandelden vol met marginalia en geheimzinnige parafen.


Gerelateerde blogs (documentanalyse 20e-21e eeuw): 
If you enjoyed this you might also like to read

Gele brieven: Donald Rumsfeld als bureaucratische held?
Witte brieven of de toenemende informalisering van de macht
De blauwe brief
De blauwe brief (2)
Gifbrieven (of poederbrieven)
Schootbriefjes, blootbriefjes of spiekbriefjes?
Zelfmoordbrieven (of afscheidsbrieven)
De politieke neutraliteit van prins Charles
Rapportbestrijding
Ambtelijk proza: tien gouden schrijfregels
Wanneer is een vals paspoort echt? Of een authentiek document vals?

De ramp met de Titanic (6): een ongekende scheepsramp?

Zoals bij vrijwel elke ramp waren de eerste berichten omtrent die met de Titanic onduidelijk en tegenstrijdig. Dat het schip in de avond van 14 april rond half elf 's avonds een aanvaring met een ijsberg had gehad en zinkende was, hoewel aanvankelijk nog drijvende, stond vanaf het begin vast door een telegram (of eigenlijk Marconigram) verzonden vanaf het schip zelf.

Marconi

Deze nieuwe uitvinding van de Italiaan Guglielmo Marconi (1874-1937) zou een belangrijke rol spelen in de verdere verspreiding van het nieuws. In feite was dit systeem van draadloze telegrafie zelfs verantwoordelijk voor het maken of omvormen van deze ramp tot het eerste grote internationale nieuwsevenement in de moderne tijd. De snelheid van de berichtgeving enerzijds en de 26 nationaliteiten aan boord anderzijds (nog altijd heerst er het idee alsof de opvarenden louter uit Amerikanen en Britten bestonden), maakten het verhaal ook prima geschikt voor het uitdragen als wereldwijde ramp zoals dat bijna een eeuw later bv. ook gebeurde met 9/11.

Redding!

De eerste berichten op 15 april meldden dat er een aanvaring ('aanraking') was geweest op de oceaan met een ijsberg (of botsing met een ijsbank) en draadloos om hulp was geseind aan naburige schepen. Vervolgens kwam een melding van het schip dat men zinkende was en de vrouwen reeds in de reddingsboten van boord waren gebracht. Er zouden in totaal 2.283 passagiers aan boord zijn. De White Star Line zelf verklaarde ondertussen vanuit New York dat de ,,Virginia" hulp verleende en de passagiers niet in levensgevaar verkeren.

Hoewel de draadloze telegrafie als communicatiemiddel eigenlijk vooral werd gebruikt door rijke mensen om met elkaar te communiceren, deed het in dit geval tevens dubbelfunctie als noodsignaal. Dat luidde toen nog CQD (en niet SOS). Dit telegram werd, net als de andere verzonden vanaf de Titanic, ontvangen door het dichtstbijzijnde station te Cape Race in Newfoundland. Een half uur later kwam het bericht dat het schip begon te zinken.

Cape Race, kaap linksboven de Titanic

De ramp der Titanic

Onder deze sensationele kop schreef het Leidsch Dagblad op 15 april het volgende bericht:

De ,,Titanic" een kolossus van 45 millioen K.G. vaart n.l. met een gang van een trein, d.w.z. ongeveer 50 K.M. in het uur en het is dus te begrijpen dat, wanneer bij nacht een ijsberg ontdekt wordt,  en men alles doet om de vaart te verminderen, er toch aan ontwijken niet te denken valt en het schip met een flinke vaart op de ijsmassa inloopt. Gelukkig echte rheeft de Titanic een groot complex waterdichte schatten en luchtellen, waarop het nog langen tijd drijvende kan blijven zelfs in geval er eenige van opengestooten zijn. Een uniek ding heeft weer de dradelooze telegrafie bewezen te zijn. Had men die niet op het schip gehad dan ware het toch nog met man en muis naar den kelder gegaan. Nu echter waren vrij spoedig verschillende stoombooten ter plaatse om bij het reddingswerk te helpen. Al spoedig hadden de Parisian van  de Allan-lijn en de Cunard-stoomer Carpathia alle passagiers aan boord genomen, terwijl de Virginian van dezelfde maatschappij als de Titanic trachtte het schip, drijvende op zijn schotten, naar Halifax te sleepen. Toen men echter bemerkte, dat dit niet mogelijk was, wilde men het schip in ondiep water bij Kaap Race op het strand zetten. Ook zoover heeft men het niet kunnen brengen. Om 2.20 is de Titanic gezonken. 

De ramp sloeg dus in eerste instantie alleen op het ongeluk en het verlies van het schip; het woord 'verlies' had in dat opzicht wellicht beter gepast in de contemporaine berichtgeving. 

Omvang ramp

Berichten elders in de krant spraken elkaar vervolgens op diverse punten tegen. Dat het schip gezonken was stond inmiddels wel vast, maar hoe stond het precies met de passagiers? Niet-officieel werd bericht dat 675 passagiers, meest vrouwen en kinderen, waren gered en nog eens zo'n 200 bemanningsleden. Ook de White Star Line begon in de loop van 16 april langzaam toe te geven dat 'vele opvarenden' het leven hadden verloren.
Het Leidsch Dagblad meldde op 16 april eerst nog optimistisch: 'Een groot geluk is het dat geen menschenlevens te betreuren zijn.' Onderaan het stuk, onder het kopje 'Laatste berichten', moest men die conclusie herzien: 'De geruchten dat vele opvarenden het leven hebben verloren, worden sterker.'
De Leidsche Courant vatte e.e.a. de volgende dag goed samen:

Verwonderlijk is het dat we langen tijd in het onzekere zijn gelaten over den omvang van de ramp van Titanic langen tijd zelfs gepaaid zijn met de geruststellende mededeeling dat alle passagiers gered waren, om plotseling voor het feit gesteld te worden dat meer dan 1500 man met het reusachtige schip naar den grond zijn gegaan. Blijkbaar is de geheele inlichtingendienst in de war geloopen en hebben de telegrafisten in hun verbouwereerdheid, de vragen als antwoorden doorgegeven. Hierdoor was het mogelijk dat schepen bij het zinkende wrak gedacht werden die het in de eerste uren nog niet konden bereiken; dat men alle opvarenden gered waande, terwijl slechts een zeer klein gedeelte in veiligheid was. Groote ontstemming en verbittering heerscht dan ook tegen de bestuurders der ,,White-Star" die met een stalen gezicht beweerden dat alles goed ging, op het oogenblik dat de somberste waarheden hun bekend moesten zijn.

Geredden (?)

Aldus heerste er grote onduidelijkheid over het lot van de opvarenden in de eerste dagen na de ramp. Met name te New York - plaats van aankomst - en Southampton, waar een groot deel van de bemanning was aangemonsterd, heerste grote onzekerheid bij de plaatselijke burelen van de rederij. Hier speelden zich dan ook wanhopige scenes voor.
Pas toen de Carpathia op 20 april de haven van New York binnenliep en aanmeerde bij de speciale pier waar de Titanic had moeten liggen (nr. 59) met ruim 700 geredde opvarenden aan boord, werd de volle omvang van de ramp voor het eerst pas echt duidelijk.

Bronnen:
Leidsch Dagblad 15-04-1912; 16-04-1912
Leidsche Courant 15-04-1912; 16-04-1912; 17-04-1912

Schootbriefjes, blootbriefjes of spiekbriefjes?

Eind augustus twitterde ik over een Engelse minister die, in het zicht van de camera's, per ongeluk een brief toonde met gevoelige informatie. Bij het verlaten van Downing Street werd Andrew Mitchell, minister voor Internationele Ontwikkeling (oftewel ontwikkelingssamenwerking), gefotografeerd met een document in zijn hand. Simpele uitvergroting van de foto's bleek voldoende om de inhoud ervan te ontcijferen.

In de brief werd o.a. het bericht verwelkomd dat president Karzai van Afghanistan in 2014 geen derde termijn zou zoeken, iets dat overigens ook onconstitutioneel zou zijn. Later werd door het ministerie bericht dat het document niet 'top secret' was; de gelekte informatie viel dus alleszins mee. Het document was vertrouwelijk, maar niet topgeheim.
Volgens de minister van Buitenlandse Zaken William Hague ging het zelfs om een memo van 'pretty low level', in een duidelijke poging de diplomatieke schade te minimaliseren - met als verdere vergoelijking 'dat dit soort dingen nu eenmaal gebeuren.'

Reeks blunders

In dat laatste had ie alvast gelijk. Mitchell was namelijk niet de eerste Engelse hoge ambtsdrager die zich op een dergelijke, compromitterende wijze liet fotograferen. In 2009 werd bijvoorbeeld een belangrijke functionaris van de Metropolitan Police, Bob Quick (hoofd contraterrorisme), gesnapt met een document over terrorisme.

Dit document was wel degelijk geheim (het was ook zo aangemerkt). Door het uitlekken ervan moest een operatie of inval tegen al-Qaeda daarom naar voren worden gebracht. Dit incident kostte Quick tevens zijn baan; hij nam ontslag.
Ook Danny Alexander, staatssecretaris van financiën, werd in oktober 2010 gesnapt met een document op zijn schoot over de aanstaande bezuinigingen bij de overheid die een half miljoen ambtenaren (een op de tien) hun baan zou kunnen kostten. Hij was het concept van het betreffende rapport in zijn dienstauto aan het lezen aan de vooravond van de bekendmaking over een grote bezuinigingsronde. Iets soortgelijks was premier Cameron ook al eens overkomen.

In mei 2008 werd staatssecretaris van woningbouw Caroline Flint gefotografeerd op weg naar Downing Street. In haar hand hield zij duidelijk leesbaar een document dat sprak over een op handen zijnde crisis op de huizenmarkt, met een verwachte daling van de huizenprijzen met 5 à 10 procent. Het document was door ambtenaren gemaakt ten behoeve van een presentatie voor het kabinet.

Hazel Blears

De vrijwel niet aflatende reeks incidenten begon in mei 2008 met Hazel Blears, de ietwat zelfgenoegzame staatssecretaris voor de gemeenschappen. Per ongeluk toonde ze een email met daarin een vrij bizar voorstel: een uitnodiging aan de premier, Gordon Brown, voor een rol als panellid in een realityshow getiteld Junior PM.

Dit zou, althans volgens de producer namens de staatsomroep BBC, Brown populairder kunnen maken dan Sir Alan Sugar, hoofdrolspeler van het soortgelijke (en erg populaire) The Apprentice. Brown werd gedurende zijn ambtstermijn continue achtervolgd door verhalen over zijn eigen impopulariteit. Nog dezelfde dag werd overigens mevrouw Flint eveneens op de gevoelige plaat vastgelegd.

Bijna een jaar later overkwam Blears iets soortgelijks. Ditmaal hield ze een voorstel in haar hand omklemd met daarin de aankondiging over het schrappen van de toelage aan parlementariërs voor tweede huizen. Dit was ten tijde van het zogenaamde 'expenses' schandaal van Britse parlementariërs. Zelf zou zij notabene enkele weken later vanwege het profiteren van die regeling worden gekapitteld. De blunder volgde bovendien enkele dagen na het incident rondom Bob Quick. Binnen twee weken viel alsnog het doek voor mevrouw Blears, in toenemende mate ook gezien als een criticus van Gordon Brown.

Archivering

Geen van de ministers of staatssecretarissen kostte dit hun baan. Is een en ander desondanks indicatief voor de archiveringspraktijken van Engelse ministers en staatssecretarissen van beide politieke partijen? Het niet goed afschermen van vertrouwelijke documenten kan tenslotte eenvoudig worden voorkomen door het gebruik van een portefeuille of (niet-doorzichtige) omslag.
Ministers krijgen deze ook keurig uitgereikt: een rode, vermoedelijk lederen exemplaar met het logo van de koningin (ER) erop plus de titel van de ambthouder.

Aan officiële voorzorgsmaatregelen dus geen gebrek. Een mogelijke verklaring zou nog kunnen zijn dat bezoekers snel Downing Street moeten verlaten, en daardoor geen tijd hebben om ordentelijk hun paperassen bij elkaar te vergaren. Evenzeer hebben ze de papieren al ter hand bij het betreden van de ambtswoning van de premier.
Aan de overkant in Downing Street liggen echter dag en nacht fotografen op de loer. Zelfs de meest ervaren politicus kan zodoende worden verrast, zoals bleek in het najaar van 2009 met Peter Mandelson.
De wind kreeg vat op zijn dossier (met omslag) waardoor in elk geval de inhoudsopgave ervan werd onthuld. Het dossier leek een strategie te bevatten hoe de Tories aan te vallen. Dit was ietwat merkwaardig aangezien Mandelson op dat moment minister voor handelszaken was, maar in feite bekend staat als de grote partijstrateeg van Labour (lees meer over de Prince of Darkness in een eerder blog).

Andere incidenten

Desondanks zijn er ook andere incidenten rond Engelse ministers gebeurd. Andy Burnham bestond het in 2009 vertrouwelijke stukken in een koffer te laten liggen in de trein.
En zeer recent raakte staatssecretaris Oliver Letwin in opspraak omdat hij documenten maar gewoon bij het vuilnis had gegooid. Aangezien hij volgens zijn secretariaat soms in het openbaar werkt in St. James Park, gooit hij daar ook wel eens wat in een prullenbak weg. In geen geval zou het regeringsdocumenten betreffen.

Risicoanalyse

De slordige omgang met archieven is helaas al zo oud als het archiefwezen zelf. Daar helpt ook het nieuwste wapen, de zogeheten risicoanalyse ontwikkeld voor de werkvloer, niet tegen: de mens is en blijft de zwakste schakel binnen elk archiveringssysteem.
De ontwikkeling van deze nieuwe selectiemethodiek kan tevens als een verlaat antwoord worden gezien op een ontwikkeling die in de afgelopen decennia steeds prominenter is geworden: het bewust lekken van vertrouwelijke informatie. Ministers of departementen proberen op die manier de journalistiek voor hun karretje te spannen in de politieke strijd tegen andere ministers of departementen. Timing is daarbij vaak van het grootste belang om bijvoorbeeld lopende onderhandelingen stevig onder druk te zetten.

Schootbriefjes

In de NRC Handelsblad van 8 september 2011 wordt in dit verband ook wel gesproken van 'schootbriefjes'. Schootbriefjes zijn brieven die in de schoot (of hand) van - in dit geval - Belgische politici liggen, waarmee zij zich bewust laten fotograferen opdat de boodschap overkomt zonder dat zij die voor de camera hoeven uit te spreken. Het zijn dan ook vaak harde boodschappen.
Caroline Genneze, voorzitter van de Vlaamse sociaal-democraten SP.A. schreef op 7 september 2011 (451 dagen na de verkiezingen): 'We zijn compleet nutteloze discussies aan het voeren'. Sommigen vonden de 'krabbel' (lees ductus of handschrift) van Gennez overigens niet makkelijk te lezen, en ook niet duidelijk was of Gennez zelf de auteur is. Volgens de SP.A. stelde de nota, tot stand gekomen n.a.v. informeel overleg, hoe dan ook niets voor.

Oud-premier Jean-Luc Dehaene begon deze trend ten tijde van de politieke crisis in het najaar van 2007 door 'Quid N-VA' onderaan een nota te schrijven. Hiermee werd hij in de auto gefotografeerd. Dehaene reageerde aanvankelijk verbolgen; pas achteraf werd de vraag gesteld of het geen bewuste actie was geweest van deze sluwe vos.

Sindsdien valt voor België een reeks van voorbeelden te geven waardoor men in de Belgische pers eigenlijk al van 'obligaat' spreekt inzake deze nota's. Bekijk de voorbeelden.

Schootnota's

In België zelf spreekt men overigens van schootnota's. Een schootnota is volgens één bron 'een nota die men ter lering en informatie op de eigen schoot houdt. Om de aandacht, onverwijld, te fixeren op de hoofdpunten van de boodschap.' De schootnota's zijn in principe particuliere uitingen en horen dus ook thuis in een particulier archief.
Soms worden ze ook wel als spiekbriefjes aangeduid oftewel persoonlijke notities in de vorm van een kort geheugensteuntje. Hoewel inhoudelijk gezien juist, ligt onze (Nederlandse) connotatie met spiekbriefje toch vornamelijk op een ander vlak: de schooltijd.
In een van de schootnota's werd notabene de spot gedreven met het fenomeen zelf: N-VA voorzitter Bart De Wever legde eerder dit jaar op zijn schoot een handgeschreven briefje, met daarop de tekst 'curieuzeneuzemosterdpot' (wat zoveel betekent als nieuwsgierig aagje).

Blootbriefjes?

Als we dit nu vergelijken met de situatie in Groot-Brittannië dan gaat het daar meestal om officiële regeringsdocumenten in de vorm van zogeheten 'briefing notes', al dan niet voorzien van persoonlijke aantekeningen in de marge. En, voor zover bekend, is in alle gevallen bovendien sprake geweest van onbewust handelen door de actor.
Als alternatieve term voor deze, wezenlijk andere categorie van schootbriefjes stel ik dan ook de term 'blootbriefjes' voor omdat zij ongewenst informatie blootleggen. Ik sta desalniettemin open voor andere suggesties! En is in Nederland al eens iemand op soortgelijke wijze betrapt?

Nawoord d.d. 9 november 2011

Heeft minister Bleker wellicht dit blog gelezen? Daags erna in elk geval schoof hij in de uitzending bij Pauw & Witteman van 28 oktober het inmiddels beruchte briefje naar Mauro over de tafel of deze soms zin had mee te gaan naar een voetbalwedstrijd.

Hoewel e.e.a wel erg in de openbaarheid gebeurde, is daarmee allicht toch het eerste voorbeeld van een Nederlands blootbriefje gevonden!

Nederlandse bemiddeling in conflict Libië: Tripoli-oorlog (1911)

Met de val van het Khadafi-regime in Libië aanstaande plus diens 42-jarig ambtsjubileum (op 1 september 2011), is het goed om een tot nog toe onbekend stukje Nederlandse diplomatieke geschiedenis van honderd jaar geleden inzake dit land eens nader uit de doeken te doen.

Nederlandse aanwezigheid in Libië

In Libië was een Nederlands consulaat gevestigd te Tripoli, dat in 1913 ook door Italië erkend werd nadat dit land Libië had bezet (zie hierover mijn eerdere blog). In 1935 werd het in de Ottomaanse periode opgeheven vice-consulaat te Bengasi/Benghazi weer opgericht, dezelfde stad waarvandaan de opstandelingen in 2011 met hun campagne tot de bevrijding van Libië begonnen. Daarvoor viel de regio onder het gezantschap te Constantinopel.

Barbarije

In Nederlandse geschiedenisboekjes staat de regio ook wel bekend als Barbarije, met dank aan de zogeheten Barbarijse kapers. Deze zeerovers, die vanaf de Noordafrikaanse kuststrook vanuit Tripoli, Tunis en Algiers opereerden, vormden van de 17e eeuw tot en met begin 19e eeuw een groot gevaar voor Nederlandse en andere zeelieden.
Bemanningsleden van veroverde schepen werden gekidnapt, gedwongen bekeerd tot de islam en leefden vaak onder erbarmelijke omstandigheden. Dit wordt soms ook wel 'witte slavernij' genoemd, in tegenstelling tot de veel bekendere zwarte slavernij. Uiteindelijk moesten de zeelieden worden vrijgekocht, vaak met steun van de eigen gemeenschap.

Ultimatum

Op 27 september 1911 stelde de Italiaanse regering een ultimatum aan de Porte oftewel de Turkse regering. De voorgenomen bezetting van Tripoli werd gerechtvaardigd door de staat van verwaarlozing waarin Turkije die provincie continue hield. De vele pogingen van Italië tot ontwikkeling van het gebied ondervonden van de zijde van de Turkse overheid niets dan tegenwerking.
In het ultimatum werd tevens voorgesteld nadere onderhandelingen te plegen over de nieuw ontstane situatie als gevolg van de Italiaanse bezetting. Italië hield daarmee de deur open naar een protectoraat of Turkse schijnsuzereiniteit om zo de gevoeligheid van de moslims te ontzien.

R. de Marees van Swinderen (1860-1955)

De Nederlandse minister van Buitenlandse Zaken, R.(Reneke) de Marees van Swinderen, kwam in het najaar van 1911 met het idee van een mediatie-of bemiddelingsvoorstel inzake de Tripoli-oorlog. Hij kwam hiertoe tijdens een gesprek met zijn ambtgenoot J. de Selves te Parijs eind september.
Marees van Swinderen was, hoewel partijloos, minister van BuZa van 1908 tot 1913 in het kabinet-Heemskerk. Daarvoor was hij consul in de Verenigde Staten (1904-1908) geweest, waar hij onder meer zijn vrouw Elizabeth Lindsey Glover had ontmoet. Tevens was hij kamerheer in buitengewone dienst van H.M. de Koningin.

[Portret van R. de Marees van Swinderen uit 1911. bron: het Geheugen van Nederland]

De Marees was een typische carrièrediplomaat, maar als minister stond hij vooral bekend als gemakzuchtig. Gedurende een internationale diplomatieke crisis eerder die zomer (de zgn. Agadircrisis; onderdeel van de grotere Marokko-crisis) was hij langdurig afwezig, iets wat zijn aanzien binnen en buiten het parlement geen goed deed.

'Hollandsch mediatievoorstel'

Allereerst wisselde hij over zijn plan van gedachte met de Franse en Duitse ministers, alvorens eind november de Nederlandse ambassadeur in Rome in te lichten omtrent de plannen. Hoofdmotief was het bewaren van de vrede in Europa. Wegens de koloniale wedloop in met name Afrika kwamen de diverse grootmachten steeds vaker tegenover elkaar te staan.
De grote mogendheden laadden bij enige bemiddelingspoging al gauw de verdenking op zich op de een of andere manier partijdig te zijn; een bemiddeling van geheel onpartijdige zijde was daarom gewenst. De Verenigde Staten hadden reeds bij aanvang van het conflict geweigerd als bemiddelaar op te treden: zij beschouwden het als een puur Europese kwestie waabij Amerika geen belang had.

Nederlandse neutraliteit

Op Nederland kon daarentegen ten alle tijden een beroep worden gedaan door de grote mogendheden. Het land had hoegenaamd geen belangen in Tripoli. Voor de Nederlandse regering was er daarentegen alles aan gelegen om met beide partijen op goede voet te blijven: met Italië waren er vooral de commerciële scheepvaartbelangen en met Turkije, vanwege de koloniën en de vele moslims (30 miljoen onderdanen), een groot politiek belang.
Naast deze ogenschijnlijk 'negatieve' ingevingen, die als niet geheel onpartijdig kunnen worden afgedaan, gold er tevens een meer positieve grond: de vereenzelviging, sinds begin 20e eeuw, van Nederland met de wereldvrede.
De Haagse vredesconferenties van 1899 en 1907 en de vestiging van het (Permanent) Hof van Arbitrage in Den Haag hadden van Nederland een lichtend baken gemaakt, speciaal op het gebied van internationaal recht. Het internationaal gerechtshof werd in 1901 in 's-Gravenhage gevestigd en nam vanaf 1913 haar intrek in de nieuwbouw van het Vredespaleis. Bij de opening op 29 augustus 1913 hield De Marees, die toen nog in functie was, tevens een toespraak.

[Het Vredespaleis kort na de opening in 1913. bron: www.htm.net]

Verplichtingen

Naast morele en financiële voordelen die deze neutrale positie aan ons land gaf, gaf dit tevens verplichtingen vond de minister - in dit geval tot inspanning voor een mediatie. Dit was ook helemaal geen 'zucht tot groot doen maar het werkelijk gevoelde besef dat Nederland de verplichting heeft, niet met de handen in de zakken neer te zitten'.
Van zowel Franse als Duitse zijde werd in eerste aanleg positief gereageerd op de uiteenzettingen van De Marees. Deze liet zich ook voorstaan op de goede persoonlijke relaties die hij met hen, en met Aerenthal, onderhield: 'zoo doende zijn de voorstellen geheel anders ontvangen dan wanneer ze van een volslagen onbekende gekomen waren.'
Wel werd hem voorgehouden dat een succesvolle bemiddeling op dat ogenblik onwaarschijnlijk leek: Italië was vooralsnog niet van plan de strijd in Libië te staken, hoewel het onduidelijk was wat zij bij voortzetting van de krijgsoperaties stond te gewinnen.

Onderhandelingen te Rome

De Nederlandse gezant in Rome, jhr. mr. H. van Weede (sinds 1905), werd op 20 november 1911 ingelicht dat de Duitse minister van Buitenlandse Zaken, Von Kiderlen, aan alle Duitse ambassades van een (Nederlandse) bemiddeling had gerept. Wat tot dan toe geheim was gebleven, lag daarmee binnen diplomatieke kring in elk geval op straat. In geval van enige toenadering mocht Van Weede er wel met de Duitse ambassadeur over van gedachten wisselen, maar van openbaarmaking aan de Italiaanse regering was op dat moment nog geen sprake.
Van Weede moest in Rome eerst en vooral zijn voelhorens uitsteken. 'Neem dit zaakje met moed terhand en laat u niet leiden door de idee: daar komt toch niets van.' De Marees had op zijn beurt ondertussen ook sympathie ontmoet voor zijn ideëen bij de Italiaanse en Turkse gezant in Nederland. In een gesprek met de Duitse ambassadeur in Rome, Jagow, werd het terrein door Van Weede nader verkend. Die zag vooralsnog geen basis voor het doen van een voorstel. Met het annexatiedecreet had de Italiaanse regering de brug achter zich verbrand; een stap terug doen was ondenkbaar.

Rationale van oorlog

De ratio achter de Tripoli-oorlog had vooral een binnenlands-politieke reden, ook al beoogde Italië juist zijn positie als Middellandse Zee-mogendheid ermee te versterken. Premier Giolitti zag in het algemeen niet verder dan de grenzen van zijn eigen land; het (annexatie-)decreet was vermoedelijk nodig geweest om de stemming in het land gaande te houden. De oorlog was weliswaar populair, maar kritiek op de gevolgde politiek ontbrak evenmin. Hoe dan ook, een terugtreden zou tot de val van de regering leidden, mogelijk zelfs tot de uitbraak van revolutie en een gevaar vormen voor het voortbestaan van de monarchie.
De Turkse regering viel eveneens niet te forceren, zeker niet op militaire wijze: dan liep men het gevaar het gehele Ottomaanse rijk 'in elkaar te zien storten, als een kast porselein'. Italië had bovendien bij hoog en laag beweerd de politieke status quo op de Balkan te willen blijven handhaven. Alleen geldnood zou Turkije eventueel tot de onderhandelingstafel kunnen brengen, 'maar de Turken hadden eigenlyk altyd in geldnood verkeerd en toch nog voort kunnen bestaan.'
Toch leek het uitoefenen van druk richting Constantinopel de enige reëele optie volgens Van Weede, aangezien de gespannen verhoudingen tussen de Europese mogendheden Frankrijk, Duitsland en Engeland een gezamenlijke actie uitsloten.

Verder onderhandelen

Halverwege december ontbrak het nog immer aan nadere instructies aan Van Weede omdat een concreet voorstel nog ver weg was. 'Ik werk letterlijk dag en nacht, schroom is mij steeds afwezig en de begrooting wordt nu ook in eens nog deze week aan de orde gesteld', zo schreef de minister desondanks eerder. Daarnaast was de Turkse gezant in Nederland (Anstarchi?) vrij ernstig ziek, waardoor er geen overleg met hem had plaats kunnen vinden. Uit vertrouwelijke gesprekken met de Italiaanse gezant, de hertog de Calvello, had De Marees echter weer moed gevat. Een bemiddeling werd door hem toegejuicht, ook al twijfelde hij aan de oprechtheid van sommige mogendheden om de oorlog te beëindigen.
Enerzijds lag er dus nog geen concreet voorstel op tafel, anderzijds konden gesprekken op hoog niveau wel een bruikbare basis hiervoor vormen. Van Weede kreeg daarom toestemming in Rome nu ook met de Franse en Oostenrijkse ambassadeur te gaan praten. Ook moest hij voorzichtig de stemming van de Italiaanse regering gaan sonderen of de regering bereid zou zijn in te gaan op een voorstel om met Turkije door Nederlandse bemiddeling besprekingen te houden 'zonder zich a priori op het standpunt te stellen dat de vraag of Tripoli kan blijven onder de opperhoogheid van den Sultan, niet discutabel is?'
Ondertussen gaf De Marees tevens opdracht aan de Nederlandse gezanten te Londen, Parijs, Berlijn en Wenen vernieuwde inspanningen te doen 'om zoo mogelijk tot mediatie te geraken'. Volgens Van Weede zou Italië hoe dan ook nooit bereid zijn te onderhandelen zonder erkenning van haar soevereiniteit over Tripoli. Ook de Oostenrijkse ambassadeur, Von Merey, kon zich niets voorstellen dat tot nadere stappen op dit gebied zou leiden.

Roemloos einde

Aan het begin van 1912 werd plotseling vernomen dat grootmacht Rusland de rol van bemiddelaar in het conflict op zich wilde gaan nemen. De Nederlandse rol, nooit goed van de grond gekomen, was daarmee feitelijk uitgespeeld. Binnen een jaar werd de onderlinge vrede alsnog getekend. Met het verdrag van Lausanne, dat op 18 oktober 1912 werd gesloten tussen Italië en Turkije (het Ottomaanse Rijk), werden Tripoli en Cyrenaika (de Turkse provincie Libië) Italiaans grondgebied.
Op 26 april 1915 ondertekende Italië, onder premier Salandra en minister van Buitenlandse Zaken Sonnino, het verdrag van Londen. De Entente (de geallieerden) beloofde Italië onder meer de Italiaans sprekende Trentino, Duits-talig Zuid-Tirol, alle land ten westen van een lijn vanaf de Golf van Fiume (met Triëst en het schiereiland Istrië), enkele havens aan de Dalmatische kust, Italiaanse soevereiniteit over de Dodekanesus en Libië, in ruil waarvoor Italië binnen een maand mee zou doen aan de oorlog. Italië vocht vervolgens aan Geallieerde zijde een bloedige oorlog uit (het vaak vergeten Italiaanse front, met anderhalf miljoen doden). Mede als gevolg hiervan, bleef Libië nog tot begin 1947 Italiaans grondgebied.

Persoonlijke diplomatie

De poging tot bemiddeling in het conflict in Libië is een, tot nog toe, vrijwel onbekende voetnoot uit de Nederlandse diplomatieke geschiedenis. Opmerkelijk genoeg handelde de minister daarbij grotendeels op eigen gezag: buiten kennis dus van de koningin of de ministerraad. Dit kostte hem uiteindelijk ook bijna zijn baan.
Van daadwerkelijke vredesonderhandelingen is desondanks nooit sprake geweest. De minister spreekt zelf ook niet voor niets van mediatie, oftewel bemiddeling in diplomatieke vaktaal. Zijn persoonlijke diplomatie in deze, is nu juist een onmisbaar element in die kringen waar persoonlijke relaties zo belangrijk zijn. Zijn veroordeling zegt wellicht meer iets over de autocratische Nederlandse regeringsstijl van die tijd, waarin de koningin almachtig was.

Documentanalyse

Een en ander blijkt tevens uit een documentanalyse vanuit archivistisch standpunt. De gezant in Rome werd in eerste instantie op 20 november 1911 per cijfertelegram door het ministerie op de hoogte gebracht van het feit dat hij ouvertures kon verwachten van de Duitse ambassadeur Jagow. Op het departement moet aldus wel enige kennis zijn geweest over de kwestie. Een dag later besloot de minister hem tevens persoonlijk ('Amice') te schrijven.
Dit briefje, weliswaar geschreven op briefpapier van het ministerie van BuZa (zie brievenhoofd in het frans linksboven) maar zonder verdere kenmerken, valt geheel buiten de ambtelijke registratuur. In wezen vormt het daarmee dus een vroege voorloper van de blauwe brieven van enkele decennia later (zie mijn diverse blogs over dit onderwerp).

[Persoonlijke brief van de minister. bron: Nationaal Archief, Gezantschap Italië 1911-1940, inv.nr. 283.]

In dit briefje, gedateerd 21 november [1911], schrijft de minister onder meer het volgende: 'die eerste onderhandelingen gingen alle door particuliere brieven waarvan afschriften gehouden moeten worden en dat kan ik aan geen derde persoon toevertrouwen, dus ik begin schrijfkramp te krijgen.'
Aan het begin van diezelfde brief veroorloofde de minister zich tevens een andere, administratieve opmerkzaamheid: vanwege de (nieuw gebruikte?) gele enveloppen (vermoedelijk als omslagen gebruikt in de diplomatieke koeriersdienst), wenste hij de gezant 'niet [ook] een gelijkkleurige koorts' toe.

[De minister op zijn werkkamer omgeven door dossiers en portefeuilles. bron: het Geheugen van Nederland]

De 'gemakzuchtige' minister De Marees van Swinderen toont zich daarmee in meerdere opzichten in een ander daglicht dan tot nog toe algemeen is aangenomen. Geen - concrete - daden maar diplomatieke woorden wellicht, maar toch.

Bronnen:

Biografisch lemma over R. de Marees van Swinderen:
http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn1/marees
Mark Thompson, De witte oorlog. Het Italiaanse front 1915-1919 (Amsterdam 2009)
Michael J. Riems, 'Een frisse wind door een stoffig departement. Reneke de Marees van Swinderen (1908-1913)', in: Jaarboek Buitenlandse Zaken
http://www.mfa.nl/contents/pages/1219/marees.pdf
Nationaal Archief, Inventaris van het gezantschap Italië 1911-1940, inv.nrs. 272 t/m 285.

Gele brieven: Donald Rumsfeld als bureaucratische held?

Sommige mensen blijken onvermoede kanten te hebben. Zo ook voormalig minister van Defensie Donald H. Rumsfeld, de meest gehate figuur, vanwege het Abu Ghraib schandaal, uit de regering van president Bush (na de president zelf uiteraard en diens vice-president).
Vorige week las ik een recensie in de NRC over zijn recent verschenen memoires getiteld Known and Unknown. Rumsfeld blijkt een van de meest gevreesde en spraakmakende bureaucraten uit de Amerikaanse geschiedenis te zijn geweest. Een papieren tijger dus, maar dan in het echt: een heuse kantoortijger.

Memo's: 'yellow perils'

Rumsfeld begon met het schrijven van zijn beruchte memo's aan medewerkers en ambtenaren eind jaren zestig tijdens zijn dienstverband in de regering-Nixon. Vanwege de gebruikte kleur papier heetten ze aanvankelijk 'yellow perils'. Ze waren talrijk, ijzig van toon en meedogenloos. Onder Gerald Ford zou Rumsfeld voor de eerste maal minister van Defensie worden.
Volgens hemzelf hadden de memo's de volgende nut en functie: 'Mondeling commentaar kan worden vergeten of een lage prioriteit krijgen. Met geschreven memo's kon ik een taak uitdelen, een kopie houden, en vooruitgang traceren.' De memo's werden overigens wel uitgetypt.

'Snowflakes'

In zijn latere ambtsperiode onder president Bush zou Rumsfeld deze praktijk voortzetten. Inmiddels was sprake van de zogeheten 'snowflakes' (terwijl ik deze alinea schrijf, op woensdagmiddag 23 februari, vallen er ook daadwerkelijk sneeuwvlokken naar beneden!).
Rumsfelds grote afhankelijkheid van originele memoranda in de 21e eeuw kan tevens worden gezien als een mogelijk ouderwetse vorm van informatievoorziening, een soort laatste verdedigingslinie tegen de digitale informatievoorziening zoals hij zelf ook min of meer toegeeft.

http://www.rumsfeld.com/library/page/200106-snowflakes

Deze documenten vormen tevens de inspiratiebron voor onderstaand schilderij, een bijzonder (en zeldzaam) voorbeeld van archivistiek in de kunst.

[Het schilderij Picnic gemaakt door de Iraakse kunstenaar Muayad Muhsin (2006)]

Bureau

Een ander, fraai detail van deze bureaucraat pur sang is dat Rumsfeld staand werkte vanachter zijn speciaal voor hem ontworpen bureau (en werkdagen van 12-15 uur draaide), een soort katheder. Uit het oogpunt van gezondheid (de mens is gemaakt om te staan, niet om te zitten zo leert de evolutie) is dit overigens helemaal zo gek nog niet. Lees meer daarover:

http://blogs.hbr.org/your-health-at-work/2010/08/the-many-benefits-of-standing.html

[Rumsfeld (met bril) toont zijn opvolger als Chief of Staff in het Witte Huis, Dick Cheney, zijn speciale bureau]

Onthullingen

Rumsfelds memoires kunnen, volgens de recensie in de Volkskrant van 19 februari, worden gelezen als een lange vingeroefening in de kantoorpolitiek van de wereld. Volgens Kissinger was hij een 'skillful, even ruthless, bureaucratic infighter'.
De algemene kritiek op deze memoires is dat hij te veel met anderen afrekent en te weinig zelfkritiek uit maar dat is memoires eigen. Zo was hij geen vriend van Condoleeza Rice of Colin Powell. Lees een Amerikaanse recensie op dit punt.
Rumsfeld onthult verder onder meer dat de National Security Council niet werkte: er werden geen 'precise objectives' gesteld of besluiten genoemen hoe bepaalde doelstellingen te verwezenlijken. Dat klinkt erg als de stijl van het moderne management - althans de slechte kant ervan. Dit leidt onherroepelijk tot een steeds ondoorzichtiger besluitvorming, mede doordat er ook steeds minder genotuleerd wordt.
De kritiek op 'interagency feuding' is vrij voorspelbaar. Verder vindt hij dat er te weinig op wetgeving wordt vertrouwd en te veel op de uitvoerende macht van de president (die daarmee dus het Congres omzeilt).
Deze 'presidentiële' stijl van regeren, in plaats van vertrouwen op voltallige kabinetsbesluiten, gebeurt ook elders in de democratische wereld in toenemende mate.

'Presidentiële' bibliotheek

Rumsfeld zou in 1988 kortstondig Republikeins presidentskandidaat zijn. Wellicht dat hij nu daarom ook, ter gelegenheid van de publicatie van de memoires, zijn eigen papieren monument heeft opgericht: een gedigitaliseerd archief. Deze website heeft daarmee ook wel iets weg van de Amerikaanse presidentiële bibliotheken.

http://www.rumsfeld.com/

Tevens geeft hij commentaar op zijn eigen wijze van administratie:

http://www.rumsfeld.com/library/

Hier kan menig Nederlands politicus c.q. bewindsman (m/v) nog een voorbeeld aan nemen!

Witte brieven of de toenemende informalisering van de macht

Gastblog Ton Kappelhof, historicus, Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, Den Haag

Blauwe brieven zijn zeldzaam. Naar verhouding komen ze veel voor in het enige jaren geleden opengestelde archief van het Kabinet van de Minister-President.

Witte brieven

Zeker zo interessant zijn in dat archief de witte briefjes van de raadsadviseurs, die vanaf de jaren vijftig neerdwarrelden op het bureau van de achtereenvolgende premiers Drees, De Quay en Cals.
Als voorbeeld van een witte brief, dat wil zeggen een korte nota van een raadsadviseur, in dit geval drs. Putter, zie onderstaand voorbeeld aan de minister-president over de financiële gevolgen van de op stapel staande socialeverzekeringswetten, uit 1965.

[Nationaal Archief, Archief Kabinet MP, inv. nr. 5524.]

Het zijn prozaïsche briefjes, zonder registratuurnummers, zonder briefhoofd, zonder andere kenmerken. Deze zijn veel talrijker dan de schaarse blauwe brieven. Dat zijn de tekenen van de ambtelijke macht die toen al groot was en later alleen maar groter zou worden.
Bovenstaand voorbeeld is op het eerste oog overigens weinig wit want aan het verzuren; de getypte tekst is deels al aan het vervagen.

Voor meer informatie over het project Sociale Zekerheid raadpleeg de website van het Huygens ING:
http://www.inghist.nl/Onderzoek/Projecten/Socialezekerheid

Raadsadviseur

De figuur van de raadsadviseur is in de politieke geschiedschrijving sterk onderbelicht. Hij blijft de grijze ambtenaar die hij (tot ca. 1990 waren het bijna allemaal mannen) wilde zijn. De vraag hoe groot zijn invloed was is nog niet beantwoord.
Hoe verhield de opkomst van de raadsadviseur zich tot de al lang bestaande Raad van State? De Raad gaf ook vaak -en dat al ver terug in de negentiende eeuw- afwijkende adviezen waar niets mee gedaan werd, maar die wel duiden op onderstromen die in de politieke geschiedschrijving, die gefixeerd is op het pays legal, onderbelicht zijn gebleven.
Recentelijk klaagde de vicepresident van de Raad, H.D. Tjeenk Willink, dat de regering niets doet met zijn politieke adviezen. Wanneer duikt de figuur van de raadsadviseur op? Komt deze figuur ook voor bij de lagere overheden?

Naschrift: Machtsverschuiving van politiek naar ambtenaar [OvdM]

Politici moeten gelet op de toenemende complexiteit van maatschappij en bestuur steeds vaker vertrouwen op de inhoudelijke kennis van de ambtenaren om hen heen. Omdat de politieke top is overbelast, vullen de medewerkers het 'machtsvacuüm' op. Dit schrijft politicoloog en voormalig Kamerlid Bob van den Bos in een opiniestuk. Lees het artikel van 28 januari 2011 in de Volkskrant:

http://opinie.volkskrant.nl/artikel/show/id/7725/Ambtenaren_krijgen_steeds_meer_macht

In het jaarverslag van de Raad van State over 2009 werd eerder gewaarschuwd dat juist die kwaliteit (van de ambtenaar) tanende is vanwege toenemende marktwerking. Hierdoor is de professionaliteit binnen het openbaar bestuur onder druk komen te staan. In plaats van bezuinigingen op het ambtenarenapparaat zou dan ook een kwaliteitsimpuls moeten plaatsvinden, volgens Tjeenk Willink. Lees zijn commentaar:

http://www.raadvanstate.nl/pers/samenvatting_jaarverslag_2009.asp

Meer weten?

Lees ook de eerdere bijdragen over de werking van de informele bureaucratie (op documentniveau) in Nederland:
http://hethistorischatelier.blogspot.com/2010/12/de-blauwe-brief.html
http://hethistorischatelier.blogspot.com/2011/02/de-blauwe-brief-2_18.html

De blauwe brief (2)

Recent vond ik wederom een blauwe brief. Toeval of niet? Raadpleeg ik momenteel archieven met een verhoogde kans van slagen? Dit laatste zou ik alvast willen ontkrachten. Bovendien ben ik er beslist niet naar op zoek. Sterker nog: de bewuste inventarisnummers van het ambassadearchief van Groot-Brittannië (1813-1954) stonden al veel langer op mijn vizier om eens te worden geraadpleegd. Deze tweede blauwe brief had dus ook de eerste kunnen zijn. Of heb ik er als onderzoeker soms een neusje voor? Dat kan uiteraad ook altijd nog.

Enkele kanttekeningen bij Blauwe brieven (1)

Deze vondst brengt mijn eerdere stelling over de zeldzaamheid van blauwe brieven wel enigszins in gevaar, zoals reeds door een archivaris werd opgemerkt. Volgens hem vallen dergelijke vondsten binnen de context van bepaalde archieven zelfs te verwachten. De archieven die ik raadpleeg zijn echter niet dergelijke (persoons)archieven.
Een andere archivaris (Peter Horsman) heeft enige moeite met de term 'persoonlijke brief'. De brief is tenslotte wel op officieel briefpapier van een ministerie uitgevaardigd, en niet zomaar op enig willekeurig soort papier. Opmerkelijk blijft desalniettemin dat een dergelijke 'amice' brief buiten de gangbare registratuur wordt gehouden.

Nieuw exemplaar

Het fraaie van dit nieuwe exemplaar is dat hij EN van een ander ministerie afkomstig is EN veel ouder is qua datering (uit 1946): de oudste blauwe brief tot dusverre in openbare archieven gevonden dus.
Wederom moet allereerst worden vastgesteld dat de kleur het best als vaalblauw kan worden omschreven: tijdens het doornemen van een pak papier valt ie niet onmiddellijk op. Het is en blijft dus opletten geblazen voor de onderzoeker.
De brief is geschreven op briefpapier met het logo van het ministerie van Buitenlandse Zaken, maar dus zonder enige verdere registratuurkenmerken. Ze is van 1946, gericht aan de Ambassaderaad te Londen mr. A.W.C. baron Bentinck van Schoonheeten en de afzender is Hans Helb Junior.

Buitenlandse oorsprong?

Tot mijn niet geringe verbazing kwam ik, notabene nog diezelfde (inmiddels toch wel gedenkwaardige) dag, blauwe brief nummer drie tegen. Een mogelijk doodlopend archiefspoor - de betrekkelijke zeldzaamheid van blauwe brieven ontkracht - bleek daarmee plotseling toch weer erg levendig. Want dit betreft notabene een exemplaar afkomstig uit het buitenland.

Bovenstaande brief is van het Britse Foreign Office, stamt uit begin 1944, is duidelijk gemarkeerd 'Personal' en gericht aan de Nederlandse ambassadeur Jhr. E. Michiels van Verduynen. De markering 'Personal' is in zoverre interessant dat hiermee qua opzet toch wel degelijk sprake is van een persoonlijke brief. De brief bevat verder diverse registratuurkenmerken van de Nederlandse ambassade te Londen.
De afzender, Sir Alexander Cadogan (1884-1968) was permanent ondersecretaris van Buitenlandse Zaken van 1938-46 en vormde daarmee een centrale figuur in de Engelse diplomatie. Zijn dagboeken voor 1938-45 worden als een belangrijke bron beschouwd voor die periode.

Kan daarmee een nieuwe stelling worden geponeerd dat het gebruik van blauwe brieven bij wijze van informele briefwisseling van ministers een buitenlandse origine kent?

Wat er aan vooraf ging

Lees ook mijn eerdere bijdrage over dit onderwerp:

http://hethistorischatelier.blogspot.com/2010/12/de-blauwe-brief.html

Rapportbestrijding!

Ik zag dit boekje toevallig vorige week in de boekhandel en moest er heimelijk wel om lachen - ongetwijfeld niet het beoogde effect van de auteur - al is het maar vanwege de mooie voorkant. Het boek maakt daarmee wat mij betreft in de eerste plaats alvast kans voor 'beste boekomslag' van 2010. Voor degenen die mij niet geloven: een dergelijke award bestaat echt.

Managementliteratuur

In de tweede plaats is in bijna geen enkele boekhandel een plankje archivistiek voorradig (enigszins begrijpelijk) maar wie bij de managementliteratuur kijkt, vaak een hele afdeling, doet soms verrassende ontdekkingen. Daarom de suggestie van deze zijde om eens wat vaker daar te buurten en wellicht ook wat hiervan in de archiefopleiding mee te nemen.

Rapportvervuiling

De klacht van de auteur betreft vooral de (onleesbare) inhoud van de meeste rapporten: volgens hem is er sprake van een grote mismatch tussen de makers en de organisatie. Een paradigmawisseling (waar hebben we dat eerder gehoord?) biedt volgens hem slechts uitkomst. En, om het allemaal nog ingewikkelder te maken, de lineaire lezer bestaat niet meer volgens deze 'rapportdeskundige'. 'Rapportbestrijding is mijn missie', verklaart hij dan ook onomwonden. 'We gaan de wereld bevrijden van de papieren plaag!' die van een ander.

Verdienmodel?

Maar ik moest ook aan iets anders denken, een plannetje dat ik al jaren heimelijk koester: kunnen archiefdiensten geen verdienmodel invoeren op dit terrein en zo een succesvolle derde geldstroom genereren?
Rapporten worden vaak over dezelfde kwesties geschreven - en eigenlijk alleen nog maar meer - omdat de politiek steeds minder durft te beslissen. Een dergelijk uitstel namens de diverse bestuursorganen leidt namelijk zelden tot afstel maar vaak wel tot een nieuw (en meestal lijvig) rapport.
Wat er dan feitelijk gebeurt is dat dezelfde kwestie opnieuw wordt uitgezocht alleen door een ander organisatieadviesbureau. En met enig geluk verdwijnt ze in dezelfde bureaulade, bovenop het eerdere verschenen rapport.

Fokker

Een goede kennis van mij vertelde eens hoe destijds bij de overname van Fokker door het ministerie van Economische Zaken een rapport werd besteld over de kredietwaardigheid van de firma bij een of ander Londens bureau. Feitelijk leverden zij niet veel meer af dan een veredelde knipselkrant samengesteld uit de Financial Times, Wall Street Journal etc. Het Londense bureau leverde een gepeperde rekening in van enige tonnen die waarschijnlijk zonder morren is betaald.

Kennis

Dat kunnen wij toch beter? Of het nu om scheepswrakken uit de 17e of 18e eeuw gaat, grondstofvoorraden in de 19e eeuw in onze koloniën, allerlei infrastructurele werken van de 20e eeuw, provinciale zaken, gemeentelijke kwesties etc.: de rapporten ervan zitten vaak in de archieven. Van visionaire, niet uitgevoerde rapporten tot taaie, onleesbare rapporten.
Nu moeten we alleen nog leren hoe dit te vermarkten. Zouden bedrijven ook zo slordig omgaan met hun kennis? Ik vermoed van niet.

Lees verder:
http://www.nrcnext.nl/geld-en-werk/tag/rapportbestrijding/

http://www.verderintrainen.nl/nieuws/lees-bericht/44/%E2%80%98Rapportbestrijding-is-mijn-missie%E2%80%99


Nawoord d.d. 18-09-2013
Enige wijzigingen in de opmaak aangebracht.

De blauwe brief

Tijdens mijn nieuwsjacht inzake de nationale herdenking voor verkeersslachtoffers door Juliana (zie mijn blog over bezinning) bleek het opgevraagde dossier nog iets heel anders te bevatten.
Als historicus ben je altijd in eerste instantie geneigd snel naar de inhoud oftewel de informatie van een document te kijken en niet naar de vorm; de macht der gewoonte. Een bevriend onderzoeker (en volleerd archivaris, die zijn sporen op dat vlak ruimschoots heeft verdiend) wees mij echter nog op iets bijzonders: ik had een zogenaamde blauwe brief voor mij liggen!



Wat is een blauwe brief eigenlijk precies? In de eerste plaats precies dat: een brief gemaakt van blauw briefpapier. Alleen is in dit geval de blauwe kleur na een halve eeuw behoorlijk vervaagd, dat moet gezegd. De hierboven geboden reproductie doet de naam dan ook nauwelijks eer aan. Daarom, ter vergelijking, een meer standaard brief (weliswaar van de particuliere secretarie van prinses Wilhelmina) op standaard wit papier aan de rechterkant:




Zogeheten blauwe brieven werden door bewindslieden gebruikt voor een meer persoonlijke boodschap: dus buiten de officiële, ambtelijke correspondentie om. In feite is het een privé-brief van de minister.
De bijzonderheden zitten hier in kleine, archivistische details. Een officiële brief namens een ministerie zou bijvoorbeeld een ander brievenhoofd hebben gehad plus ook allerlei registratuurkenmerken: een onderwerpsaanduiding ('Betreft:'), agendanummer etc.
Wie bijvoorbeeld aan de blauwe brief voelt - archiefonderzoek is in de pré-digitale fase ook nog altijd een tastbare aangelegenheid - voelt allereerst de betere kwaliteit van het briefpapier: een dikkere gramsoort. Het kroontje in het brievenhoofd is er ook duidelijk ingedrukt; je voelt de markering. Let ook op het aparte logo: Minister van Verkeer en Waterstaat i.p.v. Ministerie.



Op zoek gaan naar een blauwe brief, zoveel werd mij al gauw duidelijk, is zoiets als zoeken naar een speld in een hooiberg. Als je er naar op zoek gaat zul je hem waarschijnlijk nooit ofte nimmer vinden. Nergens zal ook een verwijzing ernaar in een inventaris staan wegens de praktische onmogelijkheid van een ontsluiting op stuksniveau. Een kwestie van puur toeval dus.
Kortom al met al echt een bijzondere vondst, ook al zie je dit er eigenlijk niet aan af: het lijkt tenslotte op het eerste gezicht een gewone brief net als vele anderen. Hoewel ook belangrijk vanwege de inhoud, ging het dit keer dus echter vooral om de vorm van het document.
Onwetend (archiefopleidingen bieden dit soort praktische kennis niet) had ik daarmee zo ongeveer de Holy Grail van elke archivaris te pakken. Hier telt dan ook vooral de vrucht of wijsheid der jaren. Met speciale dank daarom aan Ton Kappelhof.