Zoeken in deze blog

Translate

donderdag 4 december 2014

LAC trekt stekker uit eigen e-Depot

Het gaat slecht met het archiefwezen in Canada, eens een bakermat (samen met Australië) van vernieuwing.

Summary
Library and Archives Canada has come under renewed criticism, following a report of the nation's Auditor General. Cuts in government spending have left vital services to the general public for current and future generations in jeopardy. Its cancelling of a trusted digital repository is only the latest example in a series of mismanagement following the institution's founding in 2004.

e-Depot


Onlangs is bekend geworden dat het LAC (Library and Archives Canada) al eind 2012 gestopt is met het in eigen beheer ontworpen e-Depot. Gedurende vijf jaar en na reeds $ 15,4 miljoen (Canadese) dollar in de ontwikkeling gestopt te hebben, is de stekker uit het systeem getrokken.
Als belangrijkste reden is gegeven dat het e-depot te duur in onderhoud zou zijn. Het e-depot was in 2011 getest en goedgekeurd maar is in feite dus nooit daadwerkelijk gebruikt.

“The trusted digital repository was shut down in November 2012 without documentation from management on the rationale for the decision,” the audit report stated.

Met andere woorden: het besluit om te stoppen is nergens gearchiveerd en aldus bijna onopgemerkt voorbij gegaan.

Digital records


Dit roemloze einde is des te merkwaardiger aangezien de Canadese overheid vanaf 2017 electronic records als de te prefereren standaard beschouwd. Er is nu echter geen 'overall corporate strategy for the preservation of digital data' meer voorhanden. In plaats van de eerdere klant-gebaseerde aanpak, hoopt men dat commerciële partijen deze rol kunnen gaan vervullen.

“This was especially true given that more advanced off-the-shelf systems that could better serve Canadians were now available to purchase,” wrote spokesman Richard Provencher. “This decision was also consistent with the emerging need for government-wide compatibility and enterprise approach for such systems.”

Ondertussen verdubbeld het aantal 'electronic records' bij de overheid elke twee jaar maar momenteel is er dus geen systeem voorhanden om die te kunnen ontvangen, laat staan beheren. De meeste van de aangeschafte hard-en software ten behoeve van het e-depot kon overigens nog wel worden hergebruikt.

De architectuurplaat van het Trusted Digital Repository van het LAC.

Sinds 2013 loopt er wel een migatieprogramma waarbij oude digitale data teruggaand tot 1973 naar een nieuw systeem wordt omgezet.

Bezuinigingen


Het is slechts een van de vele problemen die het LAC recent treffen. Die lijken in de eerste plaats ingegeven door overheidsbezuinigingen: het budget is geslonken van $125 miljoen in 2009/10 naar $96 miljoen in 2014.
Dit blijft uiteraard niet zonder grote (personele) gevolgen. In Canada, waar juist 'community archiving' voorop staat, heeft dit onder meer geleid tot beëindiging van subsidies aan samenwerkingsverbanden, sluiting van filialen en daarmee een verslechtering van de toegang tot bibliotheken en archieven (ook online).
Tevens is er een behoorlijke grote achterstand in de bewerking van documenten. Er wachten nog zo'n 100.000 dozen op inventarisatie, waarvan sommige teruggaan tot 1890. Een kwart van de gegevens betreft militaire archieven. Hoewel hier wel geld voor beschikbaar was gesteld, lag er geen plan van aanpak. In reactie is er inmiddels alsnog een plan gekomen om deze achterstanden voor eind volgend jaar weg te werken.

Selectie


Maar ook in de selectie en acquisitie van nieuwe archieven gaat het niet goed: sinds 2009 zijn slechts 30 van de 195 selectielijsten gemoderniseerd. Met andere woorden: van veel overheidsinstellingen is dus niet bekend of men wel de juiste en of gewenste documenten ontvangt. Behalve dat men niet goed weet wat men in huis heeft mede door gebrekkige inventarissen, is daarmee ook de toekomstige vergaring van materiaal niet verzekerd.

Mismanagement


Ondanks grootse plannen na het samenvoegen van de nationale bibliotheek en archief (in 2004) tot de ontwikkeling van een digitaal kenniscentrum, is daar maar weinig van terecht gekomen. Als gevolg van bezuinigingen moesten de professionals veelal plaatsmaken voor managers. En het ontslag in 2013 van voormalig hoofd Daniel Caron, wiens gedragscode voor archivarissen en bibliothecarissen werd geridiculiseerd, wegens te hoge onkosten deed het publieke vertrouwen in de instelling ook al geen goed. Het collectieve geheugen van Canada krijgt aldus slag op slag te verwerken en voor het digitale geheugen kan vooralsnog niemand instaan.


Geen opmerkingen: