In de naoorlogse jaren zond Nederland diverse Militaire missies uit naar bezette gebiedsdelen (onder meer Italië, Duitsland en Japan). Na afloop van de bezetting door de geallieerde mogendheden werden deze posten voortgezet als Consulaat-Generaal. Wat volgt is een brief over de ontstane administratieve chaos op de belangrijke missiepost in Japan en hoe vooral vrouwen dit moesten zien recht te zetten.
Tekst
Aan Baron Lewe
Van Mej. Ruys
Naar aanleiding van Uw vraag over een "afloster" van mij moge ik U het volgende mededelen:
Het beheer van het Archief werd bij de instelling der Missie opgedragen aan de heer Klestadt, die tegelijkertijd als tolk dienst deed. Toen ik in Febr. 1947 het werk van hem over nam, bleek, dat door zijn gebrek aan archiefervaring enige systimatische ordening ontbrak. Hij werkte geheel met zijn geheugen, dat phantastisch goed was, waardoor hij toch steeds de stukken kon reproduceren. Op deze wijze kon ik echter niet doorgaan, maar om verandering hierin te brengen had ik hulp nodig. Na een maand heb ik Generaal Schilling een rapportje uitgebracht over mijn bevindingen (zie bijlage) en hem verzocht zoo spoedig mogelijk een assistente te doen uitkomen. Dat dit nodig was blijkt uit de volgende passage van een brief van Gen. Schilling: De nog te verwachten toename in omvang van in- en uitgaande stukken (is) van dien aard, dat achterstand en in het archief zelfs chaos onvermijdelijk indien niet binnen drie maanden de beschikking is verkregen over een tweeden secretaris en een assistent voor de archivaresse."
In Sept. '47 kwam Mej. de Ruiter, die echter niet geschikt bleek voor archiefwerkzaamheden. In die tussentijd kon ik alleen door geregeld 's avonds tot 10 uur of later te werken in de stroom van stukken enige ordening brengen.
In Nov. 1947 werd Mej. Meuwis uitgezonden, die direct blijk gaf van kwaliteiten, die voor archiefwerk noodzakelijk zijn, accuraatheid, gevoel voor systematiek, verantwoordelijkheidsgevoel. Aan haar kon ik spoedig het routinewerk overlaten, waardoor ik zelf de gelegenheid kreeg de systematische ordening verder uit te werken. Ik moest alle persoonlijke files van 1946 af inrichten, een kaartsysteem opzetten met terugwerking tot 1946, accusatie- en legatieboeken aanleggen etc.
Op 't ogenblik "loopt" het archief enigszins, maar aan de decimale code, die ik op advies van Mej. Jurriaanse hier zou instellen, heb ik nog niet kunnen beginnen bij gebrek aan materiaal. Om dollars te besparen mochten geen filing-cabinets, files, kaartsysteem etc. worden aangeschaft. De procurement van deze artikelen is een mislukking geworden.
Mijn contract voor Japan loopt in Jan. 1949 af. Ik heb via Mej. Jurriaanse gevraagd aan D.B.D. mij na een vacantie in Nederland uit te zenden naar Washington. De bedoeling is, dat ik voor mijn vertrek het archief zoo ver in orde heb dat Mej. Meuwis de zaak alleen kan voortzetten.Om dit mogelijk te maken is het echter noodzakelijk, dat ik binnen enkele weken filing-cabinets en files te mijner beschikking heb om haar het archief in goede orde achter te laten. Ik heb dit reeds met Maj. v.d. Veur besproken en hem nogmaals verzocht de nodige spoed te betrachten. De heer Ypma, die binnenkort wordt verwacht, en volledig op de hoogte is van archiefwerkzaamheden, kan Mej. Meuwis zo nodig met moeilijke gevallen ter zijde staan."
Bron
Nationaal Archief, Archief Diplomatieke Vertegenwoordiging in Japan 1946-1954 [2.05.116], inv.nr. 329.
Personages
Mej. Ruys is mogelijke dezelfde persoon als mej. L.J. Ruys, auteur van:
'Het Sonderkommando von Künsberg en de lotgevallen van het archief van het ministerie
van Buitenlandse Zaken in Nederland van 1940-1945', Nederlands Archievenblad (1961) 135-153.
luitenant-generaal W. Schilling
Mej. M.W. Jurriaanse [archivaris van Buitenlandse Zaken na de oorlog en voormalig archivaris (?) op het Algemeen Rijksarchief voor de oorlog; tevens de vermoedelijke bedenker van het decimale stelsel dat ten grondslag ligt aan het Codearchief van BuZa]
baron E.J. Leuwe van Aduard
Maj. v.d. Veur
Mej. Meuwis
dhr. Ypma
Tekst
Aan Baron Lewe
Van Mej. Ruys
Naar aanleiding van Uw vraag over een "afloster" van mij moge ik U het volgende mededelen:
Het beheer van het Archief werd bij de instelling der Missie opgedragen aan de heer Klestadt, die tegelijkertijd als tolk dienst deed. Toen ik in Febr. 1947 het werk van hem over nam, bleek, dat door zijn gebrek aan archiefervaring enige systimatische ordening ontbrak. Hij werkte geheel met zijn geheugen, dat phantastisch goed was, waardoor hij toch steeds de stukken kon reproduceren. Op deze wijze kon ik echter niet doorgaan, maar om verandering hierin te brengen had ik hulp nodig. Na een maand heb ik Generaal Schilling een rapportje uitgebracht over mijn bevindingen (zie bijlage) en hem verzocht zoo spoedig mogelijk een assistente te doen uitkomen. Dat dit nodig was blijkt uit de volgende passage van een brief van Gen. Schilling: De nog te verwachten toename in omvang van in- en uitgaande stukken (is) van dien aard, dat achterstand en in het archief zelfs chaos onvermijdelijk indien niet binnen drie maanden de beschikking is verkregen over een tweeden secretaris en een assistent voor de archivaresse."
In Sept. '47 kwam Mej. de Ruiter, die echter niet geschikt bleek voor archiefwerkzaamheden. In die tussentijd kon ik alleen door geregeld 's avonds tot 10 uur of later te werken in de stroom van stukken enige ordening brengen.
In Nov. 1947 werd Mej. Meuwis uitgezonden, die direct blijk gaf van kwaliteiten, die voor archiefwerk noodzakelijk zijn, accuraatheid, gevoel voor systematiek, verantwoordelijkheidsgevoel. Aan haar kon ik spoedig het routinewerk overlaten, waardoor ik zelf de gelegenheid kreeg de systematische ordening verder uit te werken. Ik moest alle persoonlijke files van 1946 af inrichten, een kaartsysteem opzetten met terugwerking tot 1946, accusatie- en legatieboeken aanleggen etc.
Op 't ogenblik "loopt" het archief enigszins, maar aan de decimale code, die ik op advies van Mej. Jurriaanse hier zou instellen, heb ik nog niet kunnen beginnen bij gebrek aan materiaal. Om dollars te besparen mochten geen filing-cabinets, files, kaartsysteem etc. worden aangeschaft. De procurement van deze artikelen is een mislukking geworden.
Mijn contract voor Japan loopt in Jan. 1949 af. Ik heb via Mej. Jurriaanse gevraagd aan D.B.D. mij na een vacantie in Nederland uit te zenden naar Washington. De bedoeling is, dat ik voor mijn vertrek het archief zoo ver in orde heb dat Mej. Meuwis de zaak alleen kan voortzetten.Om dit mogelijk te maken is het echter noodzakelijk, dat ik binnen enkele weken filing-cabinets en files te mijner beschikking heb om haar het archief in goede orde achter te laten. Ik heb dit reeds met Maj. v.d. Veur besproken en hem nogmaals verzocht de nodige spoed te betrachten. De heer Ypma, die binnenkort wordt verwacht, en volledig op de hoogte is van archiefwerkzaamheden, kan Mej. Meuwis zo nodig met moeilijke gevallen ter zijde staan."
Bron
Nationaal Archief, Archief Diplomatieke Vertegenwoordiging in Japan 1946-1954 [2.05.116], inv.nr. 329.
Personages
Mej. Ruys is mogelijke dezelfde persoon als mej. L.J. Ruys, auteur van:
'Het Sonderkommando von Künsberg en de lotgevallen van het archief van het ministerie
van Buitenlandse Zaken in Nederland van 1940-1945', Nederlands Archievenblad (1961) 135-153.
luitenant-generaal W. Schilling
Mej. M.W. Jurriaanse [archivaris van Buitenlandse Zaken na de oorlog en voormalig archivaris (?) op het Algemeen Rijksarchief voor de oorlog; tevens de vermoedelijke bedenker van het decimale stelsel dat ten grondslag ligt aan het Codearchief van BuZa]
baron E.J. Leuwe van Aduard
Maj. v.d. Veur
Mej. Meuwis
dhr. Ypma
Geen opmerkingen:
Een reactie posten