LAC trekt stekker uit eigen e-Depot

Het gaat slecht met het archiefwezen in Canada, eens een bakermat (samen met Australië) van vernieuwing.

Summary
Library and Archives Canada has come under renewed criticism, following a report of the nation's Auditor General. Cuts in government spending have left vital services to the general public for current and future generations in jeopardy. Its cancelling of a trusted digital repository is only the latest example in a series of mismanagement following the institution's founding in 2004.

e-Depot

Onlangs is bekend geworden dat het LAC (Library and Archives Canada) al eind 2012 gestopt is met het in eigen beheer ontworpen e-Depot. Gedurende vijf jaar en na reeds $ 15,4 miljoen (Canadese) dollar in de ontwikkeling gestopt te hebben, is de stekker uit het systeem getrokken.
Als belangrijkste reden is gegeven dat het e-depot te duur in onderhoud zou zijn. Het e-depot was in 2011 getest en goedgekeurd maar is in feite dus nooit daadwerkelijk gebruikt.

“The trusted digital repository was shut down in November 2012 without documentation from management on the rationale for the decision,” the audit report stated.

Met andere woorden: het besluit om te stoppen is nergens gearchiveerd en aldus bijna onopgemerkt voorbij gegaan.

Digital records

Dit roemloze einde is des te merkwaardiger aangezien de Canadese overheid vanaf 2017 electronic records als de te prefereren standaard beschouwd. Er is nu echter geen 'overall corporate strategy for the preservation of digital data' meer voorhanden. In plaats van de eerdere klant-gebaseerde aanpak, hoopt men dat commerciële partijen deze rol kunnen gaan vervullen.

“This was especially true given that more advanced off-the-shelf systems that could better serve Canadians were now available to purchase,” wrote spokesman Richard Provencher. “This decision was also consistent with the emerging need for government-wide compatibility and enterprise approach for such systems.”

Ondertussen verdubbeld het aantal 'electronic records' bij de overheid elke twee jaar maar momenteel is er dus geen systeem voorhanden om die te kunnen ontvangen, laat staan beheren. De meeste van de aangeschafte hard-en software ten behoeve van het e-depot kon overigens nog wel worden hergebruikt.

De architectuurplaat van het Trusted Digital Repository van het LAC.

Sinds 2013 loopt er wel een migatieprogramma waarbij oude digitale data teruggaand tot 1973 naar een nieuw systeem wordt omgezet.

Bezuinigingen

Het is slechts een van de vele problemen die het LAC recent treffen. Die lijken in de eerste plaats ingegeven door overheidsbezuinigingen: het budget is geslonken van $125 miljoen in 2009/10 naar $96 miljoen in 2014.

Dit blijft uiteraard niet zonder grote (personele) gevolgen. In Canada, waar juist 'community archiving' voorop staat, heeft dit onder meer geleid tot beëindiging van subsidies aan samenwerkingsverbanden, sluiting van filialen en daarmee een verslechtering van de toegang tot bibliotheken en archieven (ook online).

Tevens is er een behoorlijke grote achterstand in de bewerking van documenten. Er wachten nog zo'n 100.000 dozen op inventarisatie, waarvan sommige teruggaan tot 1890. Een kwart van de gegevens betreft militaire archieven. Hoewel hier wel geld voor beschikbaar was gesteld, lag er geen plan van aanpak. In reactie is er inmiddels alsnog een plan gekomen om deze achterstanden voor eind volgend jaar weg te werken.

Selectie

Maar ook in de selectie en acquisitie van nieuwe archieven gaat het niet goed: sinds 2009 zijn slechts 30 van de 195 selectielijsten gemoderniseerd. Met andere woorden: van veel overheidsinstellingen is dus niet bekend of men wel de juiste en of gewenste documenten ontvangt. Behalve dat men niet goed weet wat men in huis heeft mede door gebrekkige inventarissen, is daarmee ook de toekomstige vergaring van materiaal niet verzekerd.

Mismanagement

Ondanks grootse plannen na het samenvoegen van de nationale bibliotheek en archief (in 2004) tot de ontwikkeling van een digitaal kenniscentrum, is daar maar weinig van terecht gekomen. Als gevolg van bezuinigingen moesten de professionals veelal plaatsmaken voor managers. En het ontslag in 2013 van voormalig hoofd Daniel Caron, wiens gedragscode voor archivarissen en bibliothecarissen werd geridiculiseerd, wegens te hoge onkosten deed het publieke vertrouwen in de instelling ook al geen goed. Het collectieve geheugen van Canada krijgt aldus slag op slag te verwerken en voor het digitale geheugen kan vooralsnog niemand instaan.

Bronnen

http://www.thestar.com/news/canada/2014/11/25/federal_library_struggling_with_backlog_key_records_poorly_filed_auditors_find.html

http://ottawacitizen.com/news/politics/auditor-general-federal-archives-sitting-on-mountain-of-unsorted-documents
http://didsburyreview.ca/article/GB/20141125/CP02/311259930/-1/did08/canadas-collective-memory-at-risk-due-to-shortcomings-at-archives&template=cpArt
http://infojustice.org/archives/33574
http://ottawacitizen.com/news/local-news/canadians-love-their-libraries-but-report-urges-new-chapter

rapport Auditor General: http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/English/parl_oag_201411_07_e_39965.html

Hoe belangrijk zijn de emails van de CIA?

Hoe zit het ook al weer met emails: bewaren we die nou wel of niet? De eerste email stamt reeds uit 1971. Als communicatiemiddel werd het pas populair halverwege de jaren negentig met de doorbraak van het internet. Ruim twintig jaar later zijn deze 'electronic records' qua selectie en bewaring nog immer aan willekeur onderhevig.

Summary
New government guidelines on the preservation of emails has led in the case of the CIA to renewed questions on how these electronic records are to be valued: as official records to be kept for posterity or as mere supplements to official documents and to be discarded.

CIA

De CIA heeft aan het NARA (het Amerikaanse Nationaal Archief) begin dit jaar een verzoek voorgelegd alle emails van medewerkers te mogen vernietigen drie jaar nadat deze uit dienst zijn. Het verzoek kwam na een door de overheid gesanctioneerde schoningsactie hoe overheidsinstanties hun email archief vanaf 2016 voortaan dienen te beheren.
Hoewel de meeste instanties opteren voor een bewaartermijn van zeven jaar, is de CIA (samen met het Department for Homeland Security) een van de weinige die kiest voor een kortere termijn. Alleen de emails van de 22 hoogste ambtenaren worden permanent bewaard.

Inlichtingen

Dat juist de CIA (en het DHS) voor een kortere bewaartermijn kiezen is, mede vanuit het gevoelige takenpakket van deze diensten met onder meer de War on Terror, voor velen onverteerbaar.

"I'm concerned that destroying this data might destroy data that's material to policy questions about government action," Lee Tien, a staff attorney with the Electronic Frontier Foundation (EFF) told Gizmodo in an email. "And it's not simply about surveillance. One might simply want to do a cost-benefit analysis of the programs that generated this data in order to help decide whether the government should keep doing it."

Privacy

Vanuit privacy overwegingen is het anderzijds niet onverstandig om soms meer (in plaats van minder) te vernietigen. Hier valt tevens een vergelijking te trekken met het inmiddels beroemde (of beruchte) recht om te vergeten namens de Europese Unie dat sinds 2014 operationeel is.

"On the other hand, this could be a step forward for the government in terms of privacy. Think of it this way: Isn't it kind of a good thing that the government would store less information about its employees?"

Data

Te veel data is tenslotte ook niet goed.

"In the Snowden era, lots of people are talking about data minimization: the idea that as little personal data ought to be collected and stored as possible. Less storage would also save a lot of money—some estimate as much as $50 per terabyte per month. You could understand why the National Archives is moving forward with the CIA and DHS proposals."

Het kostenargument oftewel beheer van data uit eventuele bezuinigingsoverwegingen vormt daarbij een opvallende bijkomstigheid.

Inlichtingendienst

Maar de echte pijn bij eventuele vernietiging ligt natuurlijk ergens anders.

"There is a certain irony in questioning the government's reasons here, because privacy advocates normally cheer this kind of move," says Tien. "It's kind of sad. I want to applaud the government for choosing to discard unnecessary data about people. But we have good reason to question the government's reasons because of what we've learned about what we've NOT been told."

De recente geschiedenis van de CIA (en ook die van het DHS) pleit in dat opzicht tegen een al te groot vertrouwen in het handelen (en de goede bedoelingen) van deze organisatie. Stelt hen dit bijvoorbeeld niet in staat tot een grote cover-up m.b.t. hun diverse spionageactiviteiten?
En voor wie het zich nog kan herinneren: de krantenkop 'CIA-chef betrapt doordat minnares in email neusde', is nog zo recent als 2012.

Bewaren

De CIA kreeg provisorisch het groene licht van NARA medio augustus. Dat is vorige week echter snel teruggedraaid na hevige kritiek vanuit de toezichthoudende Senaatscommissie op de inlichtingendiensten en ook andere critici.

“In our experience, email messages are essential to finding CIA records that may not exist in other so-called permanent records at the CIA,” Feinstein’s letter wrote.

De CIA beweert overigens opvallend genoeg dat onder de nieuwe voorwaarden juist meer zou worden bewaard dan voorheen het geval was. Dit verweer biedt ons tevens een aardig inkijkje in de huidige bewaarpraktijken.

The CIA’s current system involves printing and filing away emails that are deemed important, a determination that is left largely to the discretion of individual agency employees. It is not clear what the timeframe is for how long those printed emails and any remaining electronic archives are supposed to be retained, though it appears there is currently no official requirement.
The new proposal refers only to the agency’s email storage operations, and would not impact the CIA’s storage of cables, the method by which any official agency communication is conducted, a person familiar with the current records strategy told HuffPost.

Volgens de CIA wordt belangrijke of officiële informatie altijd vermeld in de documenten of 'cables' (gecodeerde berichten) en zijn de emails dus overbodig. Volgens de Senaat komt sommige belangrijke informatie juist alleen in emails voor en zijn dit hoogst relevante documenten.
De plannen verkeren nog in een vroeg stadium, zijn inmiddels dus al weer herzien en nog ter algemene consultatie tot 19 december.

Emailloze vrijdag

Maar zijn emails ondertussen eigenlijk niet gewoon ontzettend ouderwets? Eerder dit jaar maakte BMW bekend, in navolging van Volkswagen eind 2011, te willen stoppen met emailen in privétijd door de servers te blokkeren. Ook de Franse overheid wil dit navolgen. Een einde dus alvast aan de constante bereikbaarheid.
Sinds 2011 is er in Nederland de We quit mail beweging van Kim Spinder om werktijd effectiever, productiever en vooral leuker te maken dan geregeerd te worden door de Inbox.

En al sinds 2009 is er het initiatief voor de emailloze vrijdag - de laatste vrijdag van november - in Nederland en België. Misschien toch zo'n gek idee nog niet ...


Bronnen

http://gizmodo.com/the-government-wants-to-delete-years-of-cia-and-dhs-ema-1662820891
http://www.huffingtonpost.co.uk/2014/11/26/cia-delete-old-emails_n_6225740.html
http://www.huffingtonpost.com/2014/11/21/cia-destroy-emails_n_6201550.html
http://www.huffingtonpost.com/2014/11/19/cia-destroy-emails_n_6184810.html

Richtlijnen email bewaring Amerikaanse overheid: http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html