Hoe belangrijk zijn de emails van de CIA?

Hoe zit het ook al weer met emails: bewaren we die nou wel of niet? De eerste email stamt reeds uit 1971. Als communicatiemiddel werd het pas populair halverwege de jaren negentig met de doorbraak van het internet. Ruim twintig jaar later zijn deze 'electronic records' qua selectie en bewaring nog immer aan willekeur onderhevig.

Summary
New government guidelines on the preservation of emails has led in the case of the CIA to renewed questions on how these electronic records are to be valued: as official records to be kept for posterity or as mere supplements to official documents and to be discarded.

CIA

De CIA heeft aan het NARA (het Amerikaanse Nationaal Archief) begin dit jaar een verzoek voorgelegd alle emails van medewerkers te mogen vernietigen drie jaar nadat deze uit dienst zijn. Het verzoek kwam na een door de overheid gesanctioneerde schoningsactie hoe overheidsinstanties hun email archief vanaf 2016 voortaan dienen te beheren.
Hoewel de meeste instanties opteren voor een bewaartermijn van zeven jaar, is de CIA (samen met het Department for Homeland Security) een van de weinige die kiest voor een kortere termijn. Alleen de emails van de 22 hoogste ambtenaren worden permanent bewaard.

Inlichtingen

Dat juist de CIA (en het DHS) voor een kortere bewaartermijn kiezen is, mede vanuit het gevoelige takenpakket van deze diensten met onder meer de War on Terror, voor velen onverteerbaar.

"I'm concerned that destroying this data might destroy data that's material to policy questions about government action," Lee Tien, a staff attorney with the Electronic Frontier Foundation (EFF) told Gizmodo in an email. "And it's not simply about surveillance. One might simply want to do a cost-benefit analysis of the programs that generated this data in order to help decide whether the government should keep doing it."

Privacy

Vanuit privacy overwegingen is het anderzijds niet onverstandig om soms meer (in plaats van minder) te vernietigen. Hier valt tevens een vergelijking te trekken met het inmiddels beroemde (of beruchte) recht om te vergeten namens de Europese Unie dat sinds 2014 operationeel is.

"On the other hand, this could be a step forward for the government in terms of privacy. Think of it this way: Isn't it kind of a good thing that the government would store less information about its employees?"

Data

Te veel data is tenslotte ook niet goed.

"In the Snowden era, lots of people are talking about data minimization: the idea that as little personal data ought to be collected and stored as possible. Less storage would also save a lot of money—some estimate as much as $50 per terabyte per month. You could understand why the National Archives is moving forward with the CIA and DHS proposals."

Het kostenargument oftewel beheer van data uit eventuele bezuinigingsoverwegingen vormt daarbij een opvallende bijkomstigheid.

Inlichtingendienst

Maar de echte pijn bij eventuele vernietiging ligt natuurlijk ergens anders.

"There is a certain irony in questioning the government's reasons here, because privacy advocates normally cheer this kind of move," says Tien. "It's kind of sad. I want to applaud the government for choosing to discard unnecessary data about people. But we have good reason to question the government's reasons because of what we've learned about what we've NOT been told."

De recente geschiedenis van de CIA (en ook die van het DHS) pleit in dat opzicht tegen een al te groot vertrouwen in het handelen (en de goede bedoelingen) van deze organisatie. Stelt hen dit bijvoorbeeld niet in staat tot een grote cover-up m.b.t. hun diverse spionageactiviteiten?
En voor wie het zich nog kan herinneren: de krantenkop 'CIA-chef betrapt doordat minnares in email neusde', is nog zo recent als 2012.

Bewaren

De CIA kreeg provisorisch het groene licht van NARA medio augustus. Dat is vorige week echter snel teruggedraaid na hevige kritiek vanuit de toezichthoudende Senaatscommissie op de inlichtingendiensten en ook andere critici.

“In our experience, email messages are essential to finding CIA records that may not exist in other so-called permanent records at the CIA,” Feinstein’s letter wrote.

De CIA beweert overigens opvallend genoeg dat onder de nieuwe voorwaarden juist meer zou worden bewaard dan voorheen het geval was. Dit verweer biedt ons tevens een aardig inkijkje in de huidige bewaarpraktijken.

The CIA’s current system involves printing and filing away emails that are deemed important, a determination that is left largely to the discretion of individual agency employees. It is not clear what the timeframe is for how long those printed emails and any remaining electronic archives are supposed to be retained, though it appears there is currently no official requirement.
The new proposal refers only to the agency’s email storage operations, and would not impact the CIA’s storage of cables, the method by which any official agency communication is conducted, a person familiar with the current records strategy told HuffPost.

Volgens de CIA wordt belangrijke of officiële informatie altijd vermeld in de documenten of 'cables' (gecodeerde berichten) en zijn de emails dus overbodig. Volgens de Senaat komt sommige belangrijke informatie juist alleen in emails voor en zijn dit hoogst relevante documenten.
De plannen verkeren nog in een vroeg stadium, zijn inmiddels dus al weer herzien en nog ter algemene consultatie tot 19 december.

Emailloze vrijdag

Maar zijn emails ondertussen eigenlijk niet gewoon ontzettend ouderwets? Eerder dit jaar maakte BMW bekend, in navolging van Volkswagen eind 2011, te willen stoppen met emailen in privétijd door de servers te blokkeren. Ook de Franse overheid wil dit navolgen. Een einde dus alvast aan de constante bereikbaarheid.
Sinds 2011 is er in Nederland de We quit mail beweging van Kim Spinder om werktijd effectiever, productiever en vooral leuker te maken dan geregeerd te worden door de Inbox.

En al sinds 2009 is er het initiatief voor de emailloze vrijdag - de laatste vrijdag van november - in Nederland en België. Misschien toch zo'n gek idee nog niet ...


Bronnen

http://gizmodo.com/the-government-wants-to-delete-years-of-cia-and-dhs-ema-1662820891
http://www.huffingtonpost.co.uk/2014/11/26/cia-delete-old-emails_n_6225740.html
http://www.huffingtonpost.com/2014/11/21/cia-destroy-emails_n_6201550.html
http://www.huffingtonpost.com/2014/11/19/cia-destroy-emails_n_6184810.html

Richtlijnen email bewaring Amerikaanse overheid: http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html

Kiezen? Natuurlijke selectie!

Archiveren betekent - in principe - keuzes maken. Maar wat als die keuzes al voor ons gemaakt zijn? Zijn we dan beter of slechter af?

Willard Suitcases

In New York loopt al enige tijd een fascinerend project: de documentatie van ruim 400 achtergebleven koffers van psychiatrisch patiënten. De reiskoffers of valiezen bevatten hun persoonlijke bezittingen bij binnenkomst van de inrichting. Het betreft spullen waarvan zij of hun familieleden dachten die het meest nodig te hebben. Of gewoon willekeurige memento's (vaak foto's) ter herinnering om iemand of iets lief te hebben.
De meesten verlieten de inrichting, het Willard Asylum te Finger Lakes, niet meer; in totaal 5.776 personen werden in naamloze, maar genummerde graven begraven aan de overkant.

Graf van patiënt nummer 4

In New York zijn overigens maar liefst in totaal 50.000 (!) van dit soort anonieme graven. De meesten van hen liggen op het beroemde Hart Island, de algemene begraafplaats voor de ongewenste elementen uit de stedelijke samenleving.

John Crispin

De koffers lagen vergeten op zolder tot 1995 toen de inrichting werd gesloten en het gebouw werd ontruimd. Tegenwoordig is er een revalidatiecentrum voor drugsverslaafden in gevestigd.

De koffers werden overgebracht naar het New York State Museum en geïnventariseerd. Fotograaf John Crispin is sinds enige tijd begonnen met de documentaire vastlegging van de inhoud ervan d.m.v. crowdfunding. Inmiddels heeft hij 80 koffers verwerkt. De koffers (of valiezen) dateren van de periode 1910-1960.
Crispin heeft een fascinatie voor verlaten objecten. In de jaren tachtig documenteerde hij verlaten inrichtingen in de staat van New York. Later heeft hij ook meegewerkt aan de preservatie van objecten wegens 9/11.
Zijn fascinatie voor verlatenheid doet onder meer denken aan het werk van fotograaf Christopher Payne, wiens tentoonstelling 'Architectuur van een ideaal' over verlaten inrichtingen in Amerika onlangs ook te zien was in het Dolhuys in Haarlem.

Inhoud

De koffers bevatten overwegend persoonlijke spullen. Volgens regelgeving van de staat New York mag Crispin de koffers niet relateren aan de dossiers van de patiënten; vandaar de gebruikte naamsafkortingen. De persoonsgeschiedenis blijft zodoende achterwege. Duidelijk is dat hierdoor een incompleet beeld ontstaat omdat we deels moeten gissen naar de betekenis van een deel van de inhoud, zoals bijvoorbeeld in het geval van drugsnaalden, maar tegelijk werkt dit ook tot de verbeelding.
Crispin volgt telkens een vast stramien bij de vastlegging: van de archivalische berging tot enscenering van de inhoud.

Ingepakte valies.

Geopende valies met ingepakte inhoud.

Gestolen levens

Ter gelegenheid van de samenstelling van een eerste tentoonstelling in Albany in 2003, getiteld 'The Lives they left behind', werd een poging ondernomen de koffers te retourneren door contact te zoeken met nabestaanden. Dat bleek echter een lastige opgave: de persoonsgeschiedenis van veel van deze mensen is waarschijnlijk bij de nazaten onbekend (of wordt onder de noemer zwarte schaap in de familie liever verzwegen). Aan de hand van de tentoonstelling meldde zich overigens één familie.
De koffers tonen bovenal deels geleefde en deels vernietigde levens van mensen gedeeltelijk aan de rand van een samenleving die hen niet altijd goed begreep, of andersom. De psychiatrie van de 19e en 20e eeuw staat inmiddels in een kwaad daglicht: veel van deze mensen (toen vaak als zogeheten 'social misfits' aangeduid, enigszins vergelijkbaar met bij ons de asocialen) zouden vandaag de dag waarschijnlijk niet eens zijn opgenomen.

Systeemkaart van patiënt Ethel uit het Willard Asylum.

Het recht om te vergeten

Hebben deze mensen erom gevraagd dat de inhoud van de koffers op een dergelijke wijze publiek wordt gemaakt? Het antwoord hierop is nee; de eigenaars hebben als zodanig geen papiertje ondertekend met hun toestemming daarvoor. Hadden de koffers dus niet gewoon vernietigd moeten worden, net zoals in het geval van bijvoorbeeld niet-opgehaalde verloren voorwerpen?
Tegelijk valt niet te ontkennen dat juist de inhoud van deze koffers hun eigenaren tot leven brengen als nooit tevoren. Dit is een van de meest ontroerende collecties die ik ooit heb gezien, vergelijkbaar met de 'love tokens' bij wezen te Londen (ook in Nederland vond in 1997 overigens een dergelijke tentoonstelling plaats over joods textiel).

Selectie

Personen die bewust met hun eigen archivering (en nalatenschap) bezig zijn laten vaak wezenlijk mindere interessante archieven na omdat er eigenlijk al een voorselectie heeft plaatsgevonden d.m.v. zelfcensuur: briefwisselingen worden vernietigd, gevoelige passages uit dagboeken geschrapt, ex-partners uit foto's weggeknipt etc. Of juist alles wordt bewaard - tot aan zwemdiploma's en oude,vernietigde paspoorten aan toe.
Een willekeurige momentopname als dit, inclusief objecten, blijkt dan toch treffender deels omdat het meer tot de verbeelding spreekt. De koffers zijn als het ware een tijdscapsule geworden waar onze betekenis of waardering - bij gebrek aan informatie - zo mogelijk nog belangrijker is dan de objecten zelf.

Inhoud

Ik weet nu in ieder geval wat mij te doen staat: een simpel koffertje (met inhoud, maar liefst zo weinig mogelijk papier), ergens goed weggepakt op zolder, volstaat dus wezenlijk. Gelukkig heb ik jaren geleden al eens zo'n ouderwets exemplaar langs de kant van de weg in Zwitserland gevonden. En wie wat bewaard, die heeft wat. Nu alleen nog de voorwerpen selecteren ...

Eigen exemplaar (vooralsnog leeg).

Gerelateerde blogs:
Love tokens: an extraordinary exhibition at The Foundling Museum
Kasteel Amerongen of zijn bewoners: dood of springlevend?
Gestolen levens
Archiveren: selectie zonder eind?
Het groeiend belang van persoonsarchieven