Geen fusie Koninklijke Bibliotheek en Nationaal Archief

De eerder aangekondigde fusie tussen NA en KB is 'bevroren', zo werd begin vorige week bekend via een artikel in het blad Informatieprofessional. Afgelopen vrijdag kwam de staatssecretaris met zijn tekst en uitleg in een brief aan de Kamer.


Summary
The merger of the National Library and the National Archives in the Netherlands has been postponed indefinitely. Worldwide, libraries and archives have been hit hard by the economic crisis over the past few years. Although both cultural institutions face the same challenge of digitization, in the Netherlands too few financial benefits proved to be the real stumbling block.

Voorland Canada

Het idee van een fusie tussen een nationale bibliotheek en een (rijks)archief was naar buitenlands voorbeeld ingegeven. In Canada, waar het LAC operationeel is sinds 2004 (zie de The Library and Archives of Canada Act d.d. 18 februari 2004), waren de beweegredenen voor een samensmelting ingegeven door 'scale and efficiency' plus het vervagen van de grenzen wanneer het om informatie gaat.

In Canada klaagde men tussentijds binnen de beroepsgroepen steen en been over de complete overname van alle werkprocessen door managers. Inmiddels is ook het terugblikken al begonnen (bekijk een webcast van Julienne Molineaux). In Nieuw Zeeland (2010) en Ierland werden in 2008 vergelijkbare plannen aangekondigd. Met name in Ierland is het verzet groot, deels om historische redenen.

Historische kaalslag

In Ierland werd als belangrijkste reden voor de fusie ronduit bezuinigingen opgegeven. Voor alle duidelijkheid: de fusie in Canada heeft in de eerste plaats geld gekost. Zelfs ondanks de beoogde fusie, werd het budget van de nationale bibliotheek te Ierland sinds 2008 verminderd met veertig procent.

En, evenals in de Verenigde Staten, zijn er in de loop van 2012 enorme bezuinigingen aangekondigd in Canada. Gevolg: verdwijning van liefst eenderde van de werkzame archivarissen, maar bijvoorbeeld ook sluiting van het interbibliothecair leenverkeer. Aldus dreigt er een wereldwijde historische kaalslag, tot in India aan toe waar een van de oudste bibliotheken wordt bedreigd.

Kamerbrief

Het ambtelijk proza ter toelichting betreft ditmaal een kort en bondig A4-tje, oftewel slechts negen zinnen van redelijke nietszeggendheid. In sommige kringen werd de bevriezing overigens met gejuich begroet, blijkens een tweet van onder meer een voormalig algemeen rijksarchivaris. Met name in de beroepsgroep van archivarissen heerst(e) scepsis over de fusieplannen; vanuit de bibliotheeksector in Nederland werd vooralsnog weinig vernomen. Er is overigens tevens een uitgesproken voorstander van de KNAB.

Financiën

Volgens staatssecretaris Zijlstra zijn 'beoogde opbrengsten ... onvoldoende aangetoond', zo heet het in neutrale bewoordingen in de brief. De fusie is volgens mijn bronnen in principe afgeblazen door de Koninklijke Bibliotheek.
Dat is op zich ook begrijpelijk aangezien zij de grotere van de twee partijen is. Namens de sector Bedrijfsvoering is daar een nader rapport opgesteld over de voor-en nadelen van de fusie met als gevolg een negatief advies richting de fusieregisseur. Met andere woorden: de synergie levert eenvoudigweg te weinig op.
Het feit dat men sinds jaar en dag feitelijk al hetzelfde gebouwencomplex deelt aan de Prins Willem-Alexanderhof draagt hier ook verder toe bij. De recent in gang gezette verbouwing van de studiezaal van het Nationaal Archief - al jaren in de maak - was voor de goede verstaander een ander signaal dat men daar niet langer wilde wachten op de eventuele voordelen van 'shared services'.

Organisatie

Een bijkomend probleem vormt daarbij de verschillende organisatiestructuur: de Koninklijke Bibliotheek als ZBO en het Nationaal Archief als agentschap van de overheid. Eén groep van medewerkers zou, binnen een eventuele fusie, een veer moeten laten bijvoorbeeld in rechtspositie. De bedoeling was in dat opzicht om het NA te laten verzelfstandigen.
Bij de fusie van een aantal wetenschappelijke instituten binnen de humaniora van NWO (onder de paraplu van KNAW) geldt overigens een soortgelijke problematiek, maar dat heeft een fusie niet tegengehouden. Waar een wil is, is dus een weg: kortom, de echte wil ontbreekt bij nader inzien eveneens.

Informatiehuishouding

Waarom dan de eerdere wens of noodzaak tot een fusie, behalve als ordinaire bezuinigingsoperatie van hogerhand opgelegd in het kader van de zogeheten 'compacte rijksdienst'?
De voordelen van een fusie werden vooral gezocht 'bij het realiseren van de ambities ten aanzien van de digitalisering van informatie en de informatiehuishouding van het Rijk.' Met name omtrent het laatste punt lijkt de KB eveneens zijn bekomst te hebben.
Het is van overheidswege de bedoeling dat archieven steeds sneller beschikbaar komen. In feite zijn er toekomstig geen te bewerken archieven meer maar nog slechts gedeelde digitale informatie. Het beheer van deze digitale archieven - in feite inzage in actuele informatie - is uiteraard iets geheel anders dan het uitlenen van boeken of het beschikbaar stellen van archieven.

Waarborgen

Die documentaire informatiestroom vergt enorme waarborgen, zeker indien belegd binnen één organisatie die van alles en nog wat tegelijkertijd beschikbaar stelt aan een groot scala van gebruikers. Vergissingen liggen dan al gauw op de loer: in plaats van een lopende digitale jaargang van een of ander tijdschrift als de Economisch-Statistische Berichten, zou je dan wellicht zo maar (geheime) stukken behorend tot de begroting gepresenteerd kunnen krijgen op je beeldscherm.
Bedacht moet ook worden dat deze overgang naar digitaal werken zelfs voor het Rijk in feite nog een zich ontwikkelend proces is met voltooiing voorzien voor 2015. Hoewel de KB wel eigen collecties in beheer heeft, vergde dit toch het andere uiterste (inclusief het opnieuw beleggen binnen het bestel van taken als inspectie en toezicht) - nog afgezien van de twee benodigde wetswijzigingen.

Alles is papier?

De gedachtegang dat, omdat het allemaal papier is, boeken en archieven net zo goed over één kam kunnen worden geschoren blijkt bij nader inzien dus iets te kort door de bocht gedacht. Toch zou je kunnen zeggen dat de fusie mogelijk een kans van slagen had gehad bij meer bestuurlijke doortastendheid en wanneer het (toekomstig) recordsbeheer in een andere organisatie zou zijn belegd. De combine van erfgoed en recordsbeheer is ook op gemeenteniveau tenslotte nog lang geen uitgemaakte zaak: Rotterdam beschouwt zichzelf op dit punt vooral graag als voorloper.

Verkenning

Blijft over dat beide partijen een gedeelde 'toekomstige digitaliseringopgave' hebben lopen. Vandaar dat er dan ook naar 'andere potentiële oplossingen en samenwerkingsvormen' zal worden gekeken. Hiertoe zal een verkenning van circa zes maanden worden gestart.
Beide partijen werken natuurlijk al veel langer samen op het gebied van bijvoorbeeld conservatie van papier en het maken van tentoonstellingen: sinds 2003 in de Verdieping van Nederland (hoe lang overigens nog, aangezien het NA met een eigen expositieruimte komt?).

Het heeft er daarmee alle schijn van dat de fusie definitief is afgeblazen en de 'bevriezing' slechts als tussenstadium dient om nu bij gelegenheid alsnog de Kamer te informeren. Dit laatste was tenslotte al beloofd vóór de zomer van 2012, een klein half jaar geleden dus.


Gerelateerde blogs:
Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek fuseren

Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek fuseren

Er circuleerden al enige jaren geruchten dat KB en NA samen zouden gaan. Dat gaat nu gebeuren, zo werd met het Kerstreces bekend gemaakt. De KB dateert van 1800, het NA van 1802. Twee oudjes gaan dus samen verder.

Naamsvoering

Onder welke naam is nog niet bekend gemaakt. Het predikaat "Koninklijk" gaat weliswaar boven 'Nationaal' in de onderlinge rangorde, maar de eerste is toch overwegend een eretitel. Vaak wordt die verleend aan bedrijven, organisaties of bonden vanwege hun honderdjarig bestaan. Het NA stond tot ongeveer de eeuwwisseling natuurlijk beter bekend als Algemeen Rijksarchief of ARA, dit ter onderscheid van de zuiderburen (ARAB).
Het ligt voor de hand, mede uit het oogpunt van internationale aansluiting (waar koningshuizen in de minderheid zijn), te kiezen voor een nationale hoofdvoering in de titel. Ook de KB noemt zich sinds enkele jaren steeds nadrukkelijker de 'nationale bibliotheek van Nederland'.
Met 'Royal National' kun je in het buitenland bovendien nauwelijks komen aanzetten. Overigens kent men in Groot-Brittannië wel het Royal National Theatre te Londen, ook al noemt vrijwel iedereen dit simpelweg 'The National'. Dat gebouw vertoont qua uiterlijk tevens opvallende gelijkenissen met het NA/KB-complex, als ware het in beton gegoten.

Nationale collectie?

Wellicht is ook iets met 'collectie' in de naamsvoering een mogelijkheid, bijvoorbeeld Nationale Collectie. Archivarissen gebruiken deze term meestal niet omdat een archief c.q. organisatie niet leidend is bij de vorming, maar samenstelling ervan in het verleden vanuit een bepaald criterium is gebeurd (vaak het type document bv. foto's, kaarten etc). In de Archiefvisie uit 2011 is overigens herhaaldelijk sprake van 'Archiefcollectie NL' als samenhangend geheel van archiefmateriaal van overheid en particuliere organisaties.
In de collectiehoek regeert tot nog toe overwegend de kunstsector; er is bijvoorbeeld al het Instituut Collectie Nederland, die de kunstcollectie van de Staat der Nederlanden beheert. 'Royal Collection' zou als naam bijvoorbeeld ook nog kunnen (en tevens mooi staan), maar dit wekt weer mogelijke verwarring met het Koninklijk Huisarchief. Het KHA is notabene een 19e-eeuwse afsplitsing van het oorspronkelijke rijksarchief dus wie weet wat deze fusiegolf verder nog teweeg kan brengen.

Geheugen van Nederland?

Meer voor de hand liggend is het om het Geheugen van Nederland - het nationale digitaliseringsprogramma - een prominente rol te laten spelen, niet alleen bij de gezamenlijke exploitatie van de collecties maar eveneens in de naamsvoering. Als projectbureau wordt dit weliswaar per 1 januari 2012 opgeheven, maar met achterlating van een degelijke infrastructuur.

Het NA verkondigt sinds haar naamswijziging begin deze eeuw, zonder al te veel fundament overigens behalve in aantallen kilometers, als 'nationaal geheugen' (van de overheid) van Nederland te opereren. In de Archiefvisie staat bovendien duidelijk dat men tot één nationale, centrale toegang wil komen - ook al beziet men die aansluiting nog overwegend in Europees verband (Europeana). Hoe dit in Nederland binnen de archiefsector op te lossen, is al jaren een slepende kwestie met de mislukking van Archiefkaart.nl nog vers in het geheugen.

Betere dienstverlening?

Is de eventuele naamsvoering overwegend een symbolische kwestie (zij het al wat minder voor de direct betrokkenen i.v.m. naamsbekendheid, huisstijl, logo's, integratie websites e.d.), de grote vraag voor de gebruikers van deze twee majeure informatiebeheerders is natuurlijk of zij er voor- of achteruit op zullen gaan. Vooralsnog valt dat niet te voorspellen, hoewel beide instellingen onlangs hun actuele - dit in tegenstelling tot virtuele - dienstverlening hebben beperkt en er (alweer) geruchten circuleren dat er nog meer beperkingen aan zitten te komen.
'Een meer op elkaar afgestemde dienstverlening' zoals het persbericht stelt klinkt veelbelovend. Maar hoe werkt dat in de praktijk, want bij het aanvragen zal er toch hopelijk niet veel veranderen en er een gescheiden papieren stroom blijven bestaan. Of krijg ik soms voortaan bij mijn (archief)aanvraag suggesties om eerst dat en dat boek eens te gaan lezen? Of: welke boektitels vroegen medegebruikers aan? Wellicht nuttig, wie weet. Het is hoe dan ook wenselijk de vakbibliotheek van het NA weer open te stellen voor bezoekers, liefst in een open magazijn opstelling.

Digitale paradox

De huidige tendens is dat, onder het mom van een betere digitale dienstverlening, er een (onherroepelijke?) aantasting c.q. beperking plaatsvindt van de openingstijden van instellingen. Toegankelijkheid vanachter de pc, laptop of tablet thuis wordt inmiddels als ideaalbeeld voorgesteld, maar dit staat nog geenszins gelijk aan directe raadpleging van bronnen.
Deze digitale paradox wordt nog nauwelijks onderkend, integendeel: zelfs her en der toegejuicht. In de woorden van een review van de Canadese situatie echter: 'the tension between virtual and in-person service is huge'. Hoe zit het bovendien met de 'historische sensatie', die raadpleging van originele documenten toch vaak bewerkstelligen? Het directe contact met het verleden dus, die menigeen altijd opnieuw weer ervaart. Worden archiefstukken op die manier eigenlijk ook niet gedevalueerd tot louter museumstukken (ook wel topstukken in de wandeling geheten)?

Organisatievorm: ZBO

Er vallen tevens een paar hele concrete vragen te stellen. De KB valt onder de wetenschapsbegroting, het NA valt onder de cultuurbegroting. De nieuwe instelling wordt een ZBO en krijgt dus een eigen begroting. Hoeveel middelen krijgt ze mee wanneer ze het huis uitgaat? Als ZBO komt men wat meer op afstand van het departement te staan. Dat kán goed uitwerken.
Die nieuwe vorm van zelfstandigheid is daarmee nog geen voorwaarde voor meer openheid of een goed bestuur. De perikelen rond de openbaring van het contract tussen Google en de KB omtrent de digitalisering van boeken, tonen dit bijvoorbeeld aan.

[Het hoofdgebouw van de Library and Archives Canada, Ottawa]

In Canada, dat in het persbericht wegens de fusie wordt aangehaald, wordt steen en been geklaagd over de overname van het management door non-professionals in de organisatie en het negeren van deskundigheid bij het nemen van beslissingen. De vlucht is vooral voorwaarts (de zgn. 'sink or swim approach'), zonder te willen leren samenwerken òf nog langer naar inhoudelijke argumenten te luisteren. Zakelijke aspecten en niet overwegingen van intellectuele aard voeren aldus de boventoon.
En hoe zit het organisatorisch eigenlijk met het eeuwige stiefkind van het ARA/NA: het Rijksarchief Zuid-Holland? Wie krijgt deze erfenis uit de boedel toegewezen òf gaat zij nu eindelijk zelfstandig wonen en werken?

Wetswijzigingen

Voor de realisatie van het besluit van de Ministerraad van 23 december moeten twee wetten gewijzigd worden. Daar hoort een heel circus van inspraak en advisering bij. Dat kán vertragend werken en dat is met name voor het personeel van beide instellingen belastend.
Het is zaak goed op te letten wanneer men gaat morrelen aan de Archiefwet. Met name artikel 14 dat de openbaarheid regelt is van kardinaal belang. De KB vraagt tenslotte toegang tot zijn collecties, terwijl die tot archieven vrij dient te zijn.
Het is tevens jammer dat het kabinet de gelegenheid niet te baat neemt om te komen met een alomvattende Informatiewet. Het idee, volgens de Archiefvisie, als zou deze achterhaald zijn bij moment van verschijning klinkt wel erg defensief; op die manier zou er geen enkele wet tot stand komen.
Omtrent de wettelijke openbaarheid is er bijvoorbeeld een interessant verschil tussen kranten en archieven: in kranten kun je informatie opzoeken over personen die archiefwettelijk nog gesloten is (een interessante maas in de wet). In 2010, toen de KB 'foute kranten' online wilde brengen, ontstond er dan ook enige commotie. Sinds 2011 zijn daarentegen diverse digitale krantenbanken wegens reprorechten niet meer online toegankelijk voor de periode ouder dan 75 jaar. Het betalen voor het inzien van anders openbare archieven (Wiewaswie.nl) behoort daarentegen sinds kort eveneens tot de mogelijkheden. En waar 1 komt, volgt al gauw een ander (Militieregisters.nl).

Fusie

Schaalvergroting heeft voordelen, zo luidt het persbericht. Er kan efficiënter gewerkt worden, enzovoort. De ervaring leert echter dat groter lang niet altijd beter is. In het bedrijfsleven mislukt een groot deel van de fusies. Bovendien wordt er vaak aan deskundigheid onder het personeel ingeboet. Dure arbeidskrachten worden immers vervangen door goedkopere of het werk wordt d.m.v. outsourcing elders aanbesteed. Digitalisering kan vaak niet eens zonder een dergelijke (buitenlandse) aanbesteding.
Een opeenvolging van externe managers en adviseurs maakt het beleidswerk vervolgens alleen maar duurder i.p.v. goedkoper. Sommige afdelingen bestaan nog louter uit managers, zonder nog langer over uitvoerende medewerkers te beschikken. Een topzware organisatie met geringere kennis van zaken ligt daarmee in het verschiet, als men niet goed oppast.
Daarnaast zijn beide bloedgroepen - bibliothecarissen en archivarissen - notoire lastpakken, met ieder hun eigen methodologiën van beschrijving. Samenvoeging van beide professies, met vele verschillende standaarden, maken dit aspect alvast eerder moeilijker dan eenvoudiger.

Kennisdomeinen

Naast intensivering van bestaande samenwerking wordt opbouw van nieuwe kennis omtrent de digitale huishouding in het persbericht als belangrijkste motor gezien achter de fusie. Over het behoud van bestaande kennis wordt niet gerept.
Een reëel gevaar is dat straks het digitale produkt alleen nog onderhouden wordt door ICT'ers (of zogeheten digitale kennismanagers) aan de hand van metadata. De inhoudelijke kenmerken van het kennisprodukt, of het nu incunabelen zijn of oude overheidsarchieven en hun organisatiestructuren (departementen, afdelingen etc.), verdwijnt daarmee uit beeld.
Een van de leidende - zo niet dé leidende - gedachte achter de oprichting van vele bibliotheken was juist het opvoedkundige aspect ervan. Stuurt hier, bij deze fusie, daarentegen niet de vraag het aanbod i.p.v. andersom?

Informatiestromen

De gebruiker van nu maakt geen onderscheid meer tussen verschillende soorten informatie. Voor hem of haar is alles een digitaal plaatje of document geworden, zonder duidelijke (ontstaans)context. Althans, zo wordt het vaak voorgesteld.
Hierdoor worden steeds meer inhoudelijke vergissingen van wisselende aard en omvang gemaakt. De informatieonzorgvuldigheid in onze samenleving neemt door een gebrek aan kennis hand over hand toe, mede dankzij het vele digitale knip-en plakwerk. Bronnen worden niet of nauwelijks meer gecheckt. Het leveren van kritiek wordt daarentegen met steeds meer argwaan bekeken ('zeur toch niet zo!').
Sturen op informatie vereist juist een grotere zorgvuldigheid in de omgang met informatie nu de gegevens overal van het internet kunnen worden geplukt. Zelfs postzegels zijn niet meer te vertrouwen, zo blijkt. Er is dan ook meer inhoudelijke kennisvoorlichting nodig en niet louter nog produktinformatie vanuit de public relations afdeling. Door te kiezen voor de digitale breedte i.p.v. culturele diepgang als belangrijkste motor achter de fusie, ligt inhoudelijke vervlakking op de loer. Het kan heel goed zijn dat velen dat in de hedendaagse informatiesamenleving, waar grenzen vervagen, niet als bezwaarlijk ervaren. Maar dat betekent dan inherent ook het einde van oude ambachten als bibliothecaris, vakreferent of archivaris.

Erfgoed

Het besluit tot de fusie past in elk geval binnen een tendens die zich in Nederland al ruim een decennium aftekent. Veel archiefdiensten zijn samengegaan met musea of onderzoeksinstituten. De archiefsector is daarbij onder de noemer (cultureel) erfgoed langzaam opgeschoven richting het museumwezen: de nadruk ligt tegenwoordig dan ook sterk op presentatie.
Dit proces is medio jaren negentig afgedwongen door de politiek, in de zoektocht naar een nieuwe nationale identiteit. Dat heeft speciaal in de archiefsector geleid tot een verregaande regionalisering. De vraag of de introductie van erfgoed tot enige bevordering van de integratie van minderheden heeft geleid, wordt daarentegen maar zelden gesteld: het erfgoedprincipe werkt namelijk exclusief i.p.v. inclusief.
Deze fusie zou dan ook een mooie gelegenheid kunnen zijn om de verschillende doelgroepen eens te herdefiniëren. De genealogen zijn recent door het NA afgestoten naar het CBG. De KB wordt vooral bevolkt door hogeschoolstudenten, zo leert de praktijk, die de collecties verder nauwelijks raadplegen. Zij zitten gebogen over hun eigen readers en studieboeken. Wordt de studiezaal van het NA daarmee wellicht een exclusief reservaat voor de wetenschappelijk onderzoeker?

Buitenland

In het persbericht wordt verder verwezen naar integraties van nationale bibliotheek en archief in het buitenland als lichtend voorbeeld. Maar daarbij gaat het vooralsnog om twee aankondigingen (Nieuw-Zeeland en Ierland) en één concreet geval (Canada).
Vooralsnog is het onduidelijk hoeveel verder dan een gezamenlijke entreehal deze megafusie in de Nederlandse informatiesector achter de schermen zal reiken. Vormt die daarmee inderdaad het logische vervolg van eerdere ontwikkelingen, zoals in het persbericht wordt gesteld, of is het een gewaagde sprong voorwaarts waarvan de culturele gevolgen niet zijn te overzien?


Auteurs: Otto van der Meij i.s.m. Ton Kappelhof


Bronnen

Voor de Archiefvisie zie:
http://www.nationaalarchief.nl/archiefvisie

Voor het contract tussen KB en Google en de diverse blogs daarover van Ingmar Koch zie:
http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/

Voor diverse beoordelingen van de situatie in Canada zie:

http://utlibrarians.wordpress.com/2011/04/23/are-non-librarians-destroying-canada%E2%80%99s-legacy-at-canadas-national-library-and-archive-in-ottawa/

http://www.cautbulletin.ca/en_article.asp?SectionID=1324&SectionName=President%27s%20Column&VolID=320&VolumeName=No%204&VolumeStartDate=4/8/2011&EditionID=34&EditionName=Vol%2058&EditionStartDate=1/13/2011&ArticleID=3231

http://www.collectionscanada.gc.ca/whats-new/013-414-e.html

Voor de 'foute kranten' discussie zie:
http://www.kb.nl/nieuws/2010/oorlogskranten.html

Voor archieven als erfgoed zie de inauguratierede van Theo Thomassen getiteld 'Archiefwetenschap, erfgoed en politisering':
http://www.oratiereeks.nl/upload/pdf/PDF-1713Thomassen_text_HR.PDF