Geen fusie Koninklijke Bibliotheek en Nationaal Archief

De eerder aangekondigde fusie tussen NA en KB is 'bevroren', zo werd begin vorige week bekend via een artikel in het blad Informatieprofessional. Afgelopen vrijdag kwam de staatssecretaris met zijn tekst en uitleg in een brief aan de Kamer.


Summary
The merger of the National Library and the National Archives in the Netherlands has been postponed indefinitely. Worldwide, libraries and archives have been hit hard by the economic crisis over the past few years. Although both cultural institutions face the same challenge of digitization, in the Netherlands too few financial benefits proved to be the real stumbling block.

Voorland Canada

Het idee van een fusie tussen een nationale bibliotheek en een (rijks)archief was naar buitenlands voorbeeld ingegeven. In Canada, waar het LAC operationeel is sinds 2004 (zie de The Library and Archives of Canada Act d.d. 18 februari 2004), waren de beweegredenen voor een samensmelting ingegeven door 'scale and efficiency' plus het vervagen van de grenzen wanneer het om informatie gaat.

In Canada klaagde men tussentijds binnen de beroepsgroepen steen en been over de complete overname van alle werkprocessen door managers. Inmiddels is ook het terugblikken al begonnen (bekijk een webcast van Julienne Molineaux). In Nieuw Zeeland (2010) en Ierland werden in 2008 vergelijkbare plannen aangekondigd. Met name in Ierland is het verzet groot, deels om historische redenen.

Historische kaalslag

In Ierland werd als belangrijkste reden voor de fusie ronduit bezuinigingen opgegeven. Voor alle duidelijkheid: de fusie in Canada heeft in de eerste plaats geld gekost. Zelfs ondanks de beoogde fusie, werd het budget van de nationale bibliotheek te Ierland sinds 2008 verminderd met veertig procent.

En, evenals in de Verenigde Staten, zijn er in de loop van 2012 enorme bezuinigingen aangekondigd in Canada. Gevolg: verdwijning van liefst eenderde van de werkzame archivarissen, maar bijvoorbeeld ook sluiting van het interbibliothecair leenverkeer. Aldus dreigt er een wereldwijde historische kaalslag, tot in India aan toe waar een van de oudste bibliotheken wordt bedreigd.

Kamerbrief

Het ambtelijk proza ter toelichting betreft ditmaal een kort en bondig A4-tje, oftewel slechts negen zinnen van redelijke nietszeggendheid. In sommige kringen werd de bevriezing overigens met gejuich begroet, blijkens een tweet van onder meer een voormalig algemeen rijksarchivaris. Met name in de beroepsgroep van archivarissen heerst(e) scepsis over de fusieplannen; vanuit de bibliotheeksector in Nederland werd vooralsnog weinig vernomen. Er is overigens tevens een uitgesproken voorstander van de KNAB.

Financiën

Volgens staatssecretaris Zijlstra zijn 'beoogde opbrengsten ... onvoldoende aangetoond', zo heet het in neutrale bewoordingen in de brief. De fusie is volgens mijn bronnen in principe afgeblazen door de Koninklijke Bibliotheek.
Dat is op zich ook begrijpelijk aangezien zij de grotere van de twee partijen is. Namens de sector Bedrijfsvoering is daar een nader rapport opgesteld over de voor-en nadelen van de fusie met als gevolg een negatief advies richting de fusieregisseur. Met andere woorden: de synergie levert eenvoudigweg te weinig op.
Het feit dat men sinds jaar en dag feitelijk al hetzelfde gebouwencomplex deelt aan de Prins Willem-Alexanderhof draagt hier ook verder toe bij. De recent in gang gezette verbouwing van de studiezaal van het Nationaal Archief - al jaren in de maak - was voor de goede verstaander een ander signaal dat men daar niet langer wilde wachten op de eventuele voordelen van 'shared services'.

Organisatie

Een bijkomend probleem vormt daarbij de verschillende organisatiestructuur: de Koninklijke Bibliotheek als ZBO en het Nationaal Archief als agentschap van de overheid. Eén groep van medewerkers zou, binnen een eventuele fusie, een veer moeten laten bijvoorbeeld in rechtspositie. De bedoeling was in dat opzicht om het NA te laten verzelfstandigen.
Bij de fusie van een aantal wetenschappelijke instituten binnen de humaniora van NWO (onder de paraplu van KNAW) geldt overigens een soortgelijke problematiek, maar dat heeft een fusie niet tegengehouden. Waar een wil is, is dus een weg: kortom, de echte wil ontbreekt bij nader inzien eveneens.

Informatiehuishouding

Waarom dan de eerdere wens of noodzaak tot een fusie, behalve als ordinaire bezuinigingsoperatie van hogerhand opgelegd in het kader van de zogeheten 'compacte rijksdienst'?
De voordelen van een fusie werden vooral gezocht 'bij het realiseren van de ambities ten aanzien van de digitalisering van informatie en de informatiehuishouding van het Rijk.' Met name omtrent het laatste punt lijkt de KB eveneens zijn bekomst te hebben.
Het is van overheidswege de bedoeling dat archieven steeds sneller beschikbaar komen. In feite zijn er toekomstig geen te bewerken archieven meer maar nog slechts gedeelde digitale informatie. Het beheer van deze digitale archieven - in feite inzage in actuele informatie - is uiteraard iets geheel anders dan het uitlenen van boeken of het beschikbaar stellen van archieven.

Waarborgen

Die documentaire informatiestroom vergt enorme waarborgen, zeker indien belegd binnen één organisatie die van alles en nog wat tegelijkertijd beschikbaar stelt aan een groot scala van gebruikers. Vergissingen liggen dan al gauw op de loer: in plaats van een lopende digitale jaargang van een of ander tijdschrift als de Economisch-Statistische Berichten, zou je dan wellicht zo maar (geheime) stukken behorend tot de begroting gepresenteerd kunnen krijgen op je beeldscherm.
Bedacht moet ook worden dat deze overgang naar digitaal werken zelfs voor het Rijk in feite nog een zich ontwikkelend proces is met voltooiing voorzien voor 2015. Hoewel de KB wel eigen collecties in beheer heeft, vergde dit toch het andere uiterste (inclusief het opnieuw beleggen binnen het bestel van taken als inspectie en toezicht) - nog afgezien van de twee benodigde wetswijzigingen.

Alles is papier?

De gedachtegang dat, omdat het allemaal papier is, boeken en archieven net zo goed over één kam kunnen worden geschoren blijkt bij nader inzien dus iets te kort door de bocht gedacht. Toch zou je kunnen zeggen dat de fusie mogelijk een kans van slagen had gehad bij meer bestuurlijke doortastendheid en wanneer het (toekomstig) recordsbeheer in een andere organisatie zou zijn belegd. De combine van erfgoed en recordsbeheer is ook op gemeenteniveau tenslotte nog lang geen uitgemaakte zaak: Rotterdam beschouwt zichzelf op dit punt vooral graag als voorloper.

Verkenning

Blijft over dat beide partijen een gedeelde 'toekomstige digitaliseringopgave' hebben lopen. Vandaar dat er dan ook naar 'andere potentiële oplossingen en samenwerkingsvormen' zal worden gekeken. Hiertoe zal een verkenning van circa zes maanden worden gestart.
Beide partijen werken natuurlijk al veel langer samen op het gebied van bijvoorbeeld conservatie van papier en het maken van tentoonstellingen: sinds 2003 in de Verdieping van Nederland (hoe lang overigens nog, aangezien het NA met een eigen expositieruimte komt?).

Het heeft er daarmee alle schijn van dat de fusie definitief is afgeblazen en de 'bevriezing' slechts als tussenstadium dient om nu bij gelegenheid alsnog de Kamer te informeren. Dit laatste was tenslotte al beloofd vóór de zomer van 2012, een klein half jaar geleden dus.


Gerelateerde blogs:
Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek fuseren