Zoek: officiële of belangrijke documenten

Het zijn altijd belangrijke 'foto-opps': gezeten achter een grote tafel tekenen - kennelijk erg belangrijke mensen -, gadeslagen door massaal opgekomen media, kennelijk nog veel belangrijker documenten of stukken papier. Dit alles gaat gepaard met het nodige ceremonieel en protocollair vertoon.
Het kan daarbij gaan om (handels)verdragen, (oprichtings)aktes etc. Maar ook de opheffing of geboorte van nationale staten behoort tot dit soort speciale gelegenheden.

Summary
Important historical document have a strange tendency to disappear over time. This happens through a variety of reasons. They can be (but rarely are) stolen; they will often be put aside from the main collection, precisely because of their importance, and corresponding different size or shape; or they are just simply misplaced within the archival holding.

Rusland

Onlangs werd bekend dat de opheffingsakte van de Sovjet-Unie, daterend van 1991, zoek is. De oppositieleider van Wit-Rusland, Stanislav Shuskevich, is momenteel bezig zijn memoires te schrijven en kwam hier aldoende achter.
Hoe zat het ook alweer? Eind 1991 werd de Sovjet-Unie opgeheven maar er bleef nog wel een rompstaat achter: het Gemenebest van Onafhankelijke Staten (GOS). Ook dat ging later alsnog ter ziele. Nu het document m.b.t. de opheffing zoek is, is er in de internationale pers sprake van koppen als 'Back in the USSR (?) naar analogie van de bekende song van The Beatles.

Geheim

'Op 8 december 1991 ontving Sjoesjkevitsj de Russische president Boris Jeltsin en de Oekraïense president Leonid Kravtsjoek voor geheime besprekingen in een datsja in de buurt van Viskoeli, in het woud van Bialowieza. De drie ondertekenden een overeenkomst waarin zij stellen dat de Sovjet-Unie ontbonden is. In het akkoord werd tevens de oprichting van het GOS vastgelegd, een los verbond van negen voormalige Sovjetrepublieken.'

8 december 1991: ondertekening akkoord van Belavezha.

De ondertekenaars zouden bij de ondertekening onder de invloed van alcohol zijn geweest; dit laatste wordt overigens ontkend door Shuskevich.
Omdat de akte, behalve enerzijds een einde bevestigt tevens anderzijds een begin aankondigt, zijn er nog wel kopieën bij de deelnemende staten van de door Rusland gedomineerde alliantie van het GOS voor handen. Maar het origineel is dus kwijt, zo bevestigde eveneens de archivaris van het GOS.

Diefstal (?)

Het vermoeden bestaat dat het hier om diefstal gaat maar ik heb zo mijn twijfels (zie ook onderstaand). Ook Shuskevich oppert de suggestie van gewoon slordig archiveren.
Archiefdiefstal of diefstal van documenten moet, gelet op hun economische waarde, zeker niet onderschat worden maar in dit geval zie ik die financiële waarde niet zo eerlijk gezegd - tenzij de handtekeningen van de drie deelnemers ultrazeldzaam zijn.
Daarnaast zijn vooral oude stukken of documenten in trek en niet zozeer nieuwe stukken (en al helemaal geen officiële overheidsstukken), behalve als er een handtekening van een beroemdheid op staat.

Suriname

In 2010 bleek het document over de onafhankelijkheid van Suriname, daterend van 1975, zoek zo onthulde de Surinaamse krant De Ware Tijd aan de vooravond van de viering van 35 jaar onafhankelijkheid.
Het gaat hier om de zogeheten Akte van Erkenning van de Republiek Suriname door het Koninkrijk der Nederlanden op 25 november in paleis Huis ten Bosch ondertekend door o.a. koningin Juliana, premier Den Uyl en nog drie Nederlandse ministers: Van der Stoel, Van Agt en De Gaay Fortman.

Eén van de twee exemplaren werd aan de president van Suriname, Johan Ferrier, overhandigd maar dat exemplaar is al langere tijd (en volgens sommigen zelfs sindsdien) zoek geraakt.

'Volgens één lezing is de akte bij de brand van 1996 in het gebouw van Algemene Zaken en De Nationale Assemblee verloren gegaan. Volgens anderen ligt de akte ergens in de kluis van de Centrale Bank van Suriname, of in het archief van de gouverneur, of in een van de vele archieven die naar Nederland zijn overgebracht.'

Het vermoeden van diefstal is hier nooit (publiek) geuit. Wel werd destijds door de minister van Binnenlandse Zaken een onderzoek aangekondigd, maar wat de uitkomst daarvan is weet ik eerlijk gezegd niet.

Indonesië

Ook bij het Nationaal Archief in Den Haag brak een aantal jaren geleden lichte paniek uit: de souvereiniteitsoverdracht van Indonesië van 1949 was, op zijn minst tijdelijk, eventjes zoek. Het geheel zit in een fraaie, grote rode doos ter bewaring van het grootzegel van het Koninkrijk der Nederlanden.

Akte van souvereiniteit van Indonesië. Bron: Nationaal Archief.

Toenemende risico's

In Texas werd eind 2012 een zeldzame kopie van de akte van onafhankelijkheid van die staat gestolen. Deze hele zaak zit echter vol met tegenstrijdigheden over wat er precies qua documenttype vermist wordt en wat er exact is gebeurd. De kwestie bleek vooral van belang i.v.m. de mogelijke tentoonstelling eind deze maand van een nog zeldzamer document, de zogeheten 'Travis Letter'.
Voor eigenaren c.q. bruikleengevers geldt dan ook het toenemende gevaar van publieke tentoonstelling van dit soort documenten als extra overweging, evenals dat kunst in het openbaar nog wel eens aangetast of vernield wordt. Afgelopen week nog werd een beroemd schilderij van Eugène Delacroix uit 1830 getiteld La liberté guidant la peuple, een iconisch schilderij over de revolutie van 1830, met graffiti bewerkt.

Is in het openbaar echter ooit een tentoongesteld document moedwillig beschadigd (of anderszins)?

Oorzaken

Verdwijning van belangrijke documenten als officiële acta (vaak voorzien van zegels) gebeurt meestal door het afwijkende formaat. Dit zorgt voor een aparte opslag want e.e.a. past niet in een reguliere doos in de stelling. Omdat de juiste vindplaats in het depot (anders dan het inventarisnummer) niet goed wordt geregistreerd, is de kans op verdwijning dan groot.
Dit is mede ook het gevolg van het zogeheten 'topstukken' beleid: de mooiste, bijzonderste stukken e.d. van een archiefdienst worden vaak elders bewaard (bv. in een kluis) i.p.v. in de bijhorende collectie, maar e.e.a. wordt niet goed (lees dubbel) geregistreerd.

Misplaatst

Er bestaat bijna niets gevaarlijkers dan het - tijdelijk - uit een archief of collectie halen van een enkelvoudig of los document (voor een tentoonstelling of anderszins), zonder bv. een corresponderend briefje achter te laten. Misplaatsing bij het terugleggen is dan al snel gebeurd.
Zo vond ik ooit eens i.v.m. onderzoek naar de adelsverheffing van de nazaten van de familie van Michiel de Ruyter begin 19e eeuw, wel het briefje dat het dossier was gelicht maar niet het dossier zelf! Hulde aan de archivaris van dienst van het ministerie overigens, in dit geval (toch een klein beetje) ...
Het NARA te Washington heeft - heel knap - zelfs een lijst opgesteld van officieel vermiste documenten ('lost or stolen'). Onderzoekers krijgen vervolgens meestal de eer 'iets', na langere tijd te zijn zoekgeraakt, teruggevonden te hebben - dat dan weer wel.


Gerelateerde blogs:
Het duurste document (ooit)
Het bizarre leven van archiefdief Barry Landau
Gevaarlijke handtekeningen