Zoeken in deze blog

Translate

vrijdag 10 januari 2014

Boete Barclays voor elektronisch archief

Aan de reeks van boetes voor de Britse bank Barclays komt maar geen einde, zo lijkt het. Deze is daarentegen vrij uniek, want wellicht nog niet eerder vertoond: het niet op orde zijn van een elektronisch archief. Dit is tevens het horrorscenario waar archivarissen in Nederland sinds begin deze eeuw voor waarschuwen, met name bij de overheid.

Summary
The British banking giant Barclays has been fined for failures in their electronic record keeping. The international banking industry has been hit by large-scale fraudulent practices in recent years, but electronic records (like emails and chat messages) have also formed the key to uncovering them.

Finra


De boete bedraagt 3,75 miljoen dollar oftewel circa 2 miljoen euro en is uitgedeeld door toezichthouder Financial Industry Regulatory Authority (Finra). Finra is een onafhankelijke toezichthouder op de financiƫle industrie in de Verenigde Staten en houdt toezicht op ruim 4.000 bedrijven en bijna 650.000 makelaars.
Kern van de zaak is dat een aantal gegevens niet op een veilige manier zijn opgeslagen.
Barclays heeft volgens de Finra tussen 2002 en 2012 onvoldoende gegevens bewaard over orders, deals en rekeningen. Ook zijn mails en chatberichten niet opgeslagen of zijn er geen maatregelen genomen om te voorkomen dat informatie werd gewist of veranderd.

WORM-bestand


Elektronische bestanden dienen, naar hun aard, in een ongewijzigd formaat te worden opgeslagen op het moment van creatie. Het zijn dan ook zogeheten WORM-bestanden: "Write-Once, Read-Many"; de gegevensdrager kan niet worden herbeschreven. Dit principe is essentieel om de authenticiteit van een elektronisch archief te kunnen waarborgen.

The Securities and Exchange Commission has stated that these requirements are an essential part of the investor protection function because a firm's books and records are the "primary means of monitoring compliance with applicable securities laws, including antifraud provisions and financial responsibility standards."


FINRA found that from at least 2002 to 2012, Barclays failed to preserve many of its required electronic books and records—including order and trade ticket data, trade confirmations, blotters, account records and other similar records—in WORM format. The issues were widespread and included all of the firm's business areas, thus, Barclays was unable to determine whether all of its electronic books and records were maintained in an unaltered condition.

Authenticiteit


Authenticiteit houdt met zoveel woorden in dat iets is wat het beweert te zijn. Bij het bewaren van documenten vormt het een kernbegrip, opdat het origineel 'overeenstemt met het oorspronkelijke'. Bij Barclays daarentegen kon niet langer worden vastgesteld of de archieven in ongewijzigde staat verkeerden.
Deze ongewijzigde staat van een document is des te essentiƫler als het gaat om de wettelijke bescherming van klanten van banken, bijvoorbeeld tegen de acties van onverantwoordelijke handelaren.

Brad Bennett, Executive Vice President and Chief of Enforcement, said, "Ensuring the integrity, accuracy and accessibility of electronic books and records is essential to a firm's ability to meet its compliance obligations. The format errors in this case made it nearly impossible for Barclays to verify that these key materials remained in an unaltered condition."

Integriteit


Ter bepaling of een document authentiek is, speelt het begrip integriteit een belangrijke rol. Dit bevestigt nader of een document intact is en of (liefst) ongewijzigd. Zo bleken bij Barclays in een aantal gevallen bijlagen bij emails in een zwart gat te verdwijnen.

FINRA also found that from May 2007 to May 2010, Barclays failed to properly retain certain attachments to Bloomberg emails, and additionally failed to properly retain approximately 3.3 million Bloomberg instant messages from October 2008 to May 2010.
Once Barclays' system encountered an attachment to an instant message that it had processed earlier on a given day, it would stop accepting instant messages for that day.
In addition to violating FINRA, SEC and NASD rules and regulations, this adversely impacted Barclay's ability to respond to requests for electronic communications in regulatory and civil matters.

Procedures


Ondanks de toenemende digitalisering, dienen bedrijven blijvende (of juist zelfs meer) aandacht te besteden aan het opstellen van schriftelijke procedures, ter in-en externe controle van het informatiebeheer.

Finally, Barclays failed to establish and maintain an adequate system and written procedures reasonably designed to achieve compliance with SEC, NASD, and FINRA rules and regulations, as well as to timely detect and remedy deficiencies related to those requirements.

Libor



De beschuldigingen, die Barclays overigens heeft ontkend noch bevestigd, zijn opmerkelijk in het licht van de recente schandalen rond de bankwereld.
De manipulatie van onder meer rentetarieven (Libor), valutamarkten en energieprijzen kwam mede aan het licht door onthullende e-mails en chatconversaties van handelaren, zo bleek in de loop van 2013. De Britse Financial Services Authority onderzocht bijna 100.000 documenten voor haar rapport naar het Libor-schandaal en deed onder meer aanbevelingen omtrent betere informatiedeling, interne communicatie en archivering.

Chatbericht Tom Hayes van UBS.

De Rabobank deed het Libor-schandaal, waar zij in het najaar een schikking van 774 miljoen euro voor trof, in eerste instantie af als een uitwas van de Angelsaksische (bank)cultuur. Maar volgens interne communicatie had het hoofdkantoor in Utrecht wel degelijk op de hoogte kunnen zijn en werden de praktijken op zijn minst gedoogd.
Het plotseling ontbreken van tien jaar chatberichten bij Barclays is dan ook enigszins verdacht; had deze bank soms nog meer te verbergen?


Gerelateerde blogs (archiveringssystemen en de rol van ict) / 
If you enjoyed this you might also like to read:

Zoek (1): Engelse wantoestanden
Zoek (2): Nederlandse wantoestanden
Zoek (3): Engelse wantoestanden (2)
Grootste archiveringsschandaal in Amerika (ooit)?
De politie is uw beste vriend!?
De overheid en de ICT: het UWV


Bronnen:
https://www.finra.org/Newsroom/NewsReleases/2013/P412646
http://www.bbc.co.uk/news/business-25525621
http://www.theguardian.com/business/2013/dec/26/barclays-fine-emails

Geen opmerkingen: