Groentjes (en geeltjes)

In 1981 bracht de firma Post-It pakketjes met gele briefjes op de markt die op documenten kon worden geplakt en eenvoudig konden worden verwijderd. Deze briefjes, vanwege hun kleur ook wel geeltjes genoemd, werden vaak gebruikt om de ontvanger, maar in andere gevallen ook de schrijver zelf, ergens aan te herinneren. Nu, in de digitale 21e eeuw, zijn er voor de memovelletjes van Post-it zelfs digitale varianten beschikbaar.

Summary
The famous brand of Post-It notes has been around since 1981. But the principle of attaching a simple piece or slip of paper to a file by way of a note or scribble is an older bureaucratic practice of relaying a short message from one civil servant to another. The Dutch Ministry of Foreign Affairs has used its own green slips of paper since the end of World War Two.

Memovelletjes: groentjes

Het principe van memovelletjes is in wezen al veel ouder. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) bediende zich in de naoorlogse jaren van memovelletjes, die naar de kleur van de briefjes ook wel ‘groentjes’ werden genoemd.

Verweesde groentjes

Vaak zaten deze groentjes met een nietje of paperclip gehecht aan een document. Helaas gaat deze binding tussen groentje en document verloren door de bewerking van de departementsarchieven, voorafgaand aan de overdracht naar het Nationaal Archief.
Bij het bestuderen van vele meters archief van Buitenlandse Zaken kom ik deze onooglijke briefjes geregeld tegen, maar omdat de nietjes en paperclips uit het archief zijn verwijderd, zijn de groentjes verweesd geraakt.

Behandelwijze document of marginalia?

In veel gevallen bevatten groentjes aanwijzingen voor de behandeling van het aangehechte document. In andere gevallen bevat het aanvullende informatie, die vergelijkbaar is met margeaantekeningen. Zo schreef een ambtenaar aan de schrijver van een beleidstuk: ‘Dit is een goed, constructief verhaal, coöperatief van aard. Alle onderhandelingspartners kunnen zich kennelijk hierop verenigen. Bravo!’

Een klassiek "groentje" uit het archief van Buitenlandse Zaken.

Op een ander groentje komen we de onderlinge irritatie tussen de ambtenaren van de ministeries van Buitenlandse Zaken (BuZa) en Economische Zaken (EZ) tegen. Zo schreef een BuZa-ambtenaar het volgende: ‘Ik vind het vrij onbehoorlijk dat EZ ons niet heeft geïnformeerd over toezending van de nota aan de Kamercommissie.’ Een collega voegde hieraan toe: ‘Ik ook’.

Privé-kwesties

Een enkele keer komen we op een groentje een privé-kwestie tegen. Zo schreef iemand het volgende: ‘Nog steeds wachtende op reactie Rijksstudietoelagen in Groningen (mr. J. Diepenhorst). Reeds enige malen gerappeleerd, nu is hij met vakantie.’ Of de zoon of dochter van deze ambtenaar nu wel op tijd zijn een studiebeurs heeft ontvangen, zegt het archief [helaas] niet.

gastblog Mari Smits, onderzoeker Huygens ING


Nawoord Otto van der Meij

Kattebelletje

In zijn memoires getiteld Bagatellen uit 1972 schrijft oud-topambtenaar van BuZa, H.N. Boon, hieromtrent het volgende:

'Voor het beoefenen van ambtelijke spoed worden kleine vierkante papiertjes uitgereikt, genaamd "groentjes".' 

Volgens hem werkte het ambtelijk apparaat wel secuur, maar niet snel en was bespoediging nodig. De groentjes dienden hoofdzakelijk ter aanmoediging van een spoedige(r) departementale afhandeling; hun oogmerk was dus escalatie.
Meer in het algemeen vallen de groentjes in de categorie kattebelletjes, oftewel een klein, haastig geschreven briefje (uit het Italiaans - van (s)cartabello of boekje, register).

Geen kenmerken

De groentjes of geeltjes dragen verder geen registratuurkenmerken; de belangrijkste aanwijzing ook voor hun geringe ambtelijke status. Het zijn deels ook losse gedachten van een (behandelend) ambtenaar die soms ook gewoon zijn of haar mening op papier wil vastleggen, maar dit liefst buiten de reguliere correspondentie om.
Wie of wat de afzender precies is, is vaak lastig te achterhalen door de inmiddels verweesde status van deze memo's (tenzij het handschrift correspondeert met op-of aanmerkingen op een bijbehorend document). Wel wordt soms bovenaan nog de ontvanger vermeld. De centrale archiefbewerking richt op dit vlak dus onbedoeld schade aan d.m.v. decontextualisering.

Geheugensteuntje?

De grote vraag is natuurlijk of dergelijke memo's - eerst groen en later dus ook geel (of zelfs paars of weer groen) - ooit ter archivering bedoeld zijn geweest. Ik denk dan bijvoorbeeld aan gerechtelijke dossiers van rechtbanken en het Openbaar Ministerie, waar de post-its in dossiers eerder regel dan uitzondering zijn. Zijn het hier niet eerder bladaanwijzers, voor belangrijke passages uit het dossier? Hoe wordt daar bij de archiefbewerking mee omgegaan? Of is het wachten tot de lijm ooit loslaat?

Bron: Arie Kievit/De Volkskrant.

Bij gemeenten lijkt het de praktijk om geeltjes te bewaren en of de informatie (bv. een telefoonnummer, gewijzigd adres of afgedane behandeling c.q. status) alsnog in tweede instantie door de DIV-afdeling op de documenten te schrijven.
De groentjes of geeltjes zijn daarentegen wellicht de laatste schriftelijke of holografische bewijzen - of uitwassen - van de werking van de (informele) bureaucratie in het pre-digitale tijdperk, daar waar documenten vroeger een uitgebreide hiërarchische weg bewandelden vol met marginalia en geheimzinnige parafen.


Gerelateerde blogs (documentanalyse 20e-21e eeuw): 
If you enjoyed this you might also like to read

Gele brieven: Donald Rumsfeld als bureaucratische held?
Witte brieven of de toenemende informalisering van de macht
De blauwe brief
De blauwe brief (2)
Gifbrieven (of poederbrieven)
Schootbriefjes, blootbriefjes of spiekbriefjes?
Zelfmoordbrieven (of afscheidsbrieven)
De politieke neutraliteit van prins Charles
Rapportbestrijding
Ambtelijk proza: tien gouden schrijfregels
Wanneer is een vals paspoort echt? Of een authentiek document vals?