Groentjes (en geeltjes)

In 1981 bracht de firma Post-It pakketjes met gele briefjes op de markt die op documenten kon worden geplakt en eenvoudig konden worden verwijderd. Deze briefjes, vanwege hun kleur ook wel geeltjes genoemd, werden vaak gebruikt om de ontvanger, maar in andere gevallen ook de schrijver zelf, ergens aan te herinneren. Nu, in de digitale 21e eeuw, zijn er voor de memovelletjes van Post-it zelfs digitale varianten beschikbaar.

Summary
The famous brand of Post-It notes has been around since 1981. But the principle of attaching a simple piece or slip of paper to a file by way of a note or scribble is an older bureaucratic practice of relaying a short message from one civil servant to another. The Dutch Ministry of Foreign Affairs has used its own green slips of paper since the end of World War Two.

Memovelletjes: groentjes

Het principe van memovelletjes is in wezen al veel ouder. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) bediende zich in de naoorlogse jaren van memovelletjes, die naar de kleur van de briefjes ook wel ‘groentjes’ werden genoemd.

Verweesde groentjes

Vaak zaten deze groentjes met een nietje of paperclip gehecht aan een document. Helaas gaat deze binding tussen groentje en document verloren door de bewerking van de departementsarchieven, voorafgaand aan de overdracht naar het Nationaal Archief.
Bij het bestuderen van vele meters archief van Buitenlandse Zaken kom ik deze onooglijke briefjes geregeld tegen, maar omdat de nietjes en paperclips uit het archief zijn verwijderd, zijn de groentjes verweesd geraakt.

Behandelwijze document of marginalia?

In veel gevallen bevatten groentjes aanwijzingen voor de behandeling van het aangehechte document. In andere gevallen bevat het aanvullende informatie, die vergelijkbaar is met margeaantekeningen. Zo schreef een ambtenaar aan de schrijver van een beleidstuk: ‘Dit is een goed, constructief verhaal, coöperatief van aard. Alle onderhandelingspartners kunnen zich kennelijk hierop verenigen. Bravo!’

Een klassiek "groentje" uit het archief van Buitenlandse Zaken.

Op een ander groentje komen we de onderlinge irritatie tussen de ambtenaren van de ministeries van Buitenlandse Zaken (BuZa) en Economische Zaken (EZ) tegen. Zo schreef een BuZa-ambtenaar het volgende: ‘Ik vind het vrij onbehoorlijk dat EZ ons niet heeft geïnformeerd over toezending van de nota aan de Kamercommissie.’ Een collega voegde hieraan toe: ‘Ik ook’.

Privé-kwesties

Een enkele keer komen we op een groentje een privé-kwestie tegen. Zo schreef iemand het volgende: ‘Nog steeds wachtende op reactie Rijksstudietoelagen in Groningen (mr. J. Diepenhorst). Reeds enige malen gerappeleerd, nu is hij met vakantie.’ Of de zoon of dochter van deze ambtenaar nu wel op tijd zijn een studiebeurs heeft ontvangen, zegt het archief [helaas] niet.

gastblog Mari Smits, onderzoeker Huygens ING


Nawoord Otto van der Meij

Kattebelletje

In zijn memoires getiteld Bagatellen uit 1972 schrijft oud-topambtenaar van BuZa, H.N. Boon, hieromtrent het volgende:

'Voor het beoefenen van ambtelijke spoed worden kleine vierkante papiertjes uitgereikt, genaamd "groentjes".' 

Volgens hem werkte het ambtelijk apparaat wel secuur, maar niet snel en was bespoediging nodig. De groentjes dienden hoofdzakelijk ter aanmoediging van een spoedige(r) departementale afhandeling; hun oogmerk was dus escalatie.
Meer in het algemeen vallen de groentjes in de categorie kattebelletjes, oftewel een klein, haastig geschreven briefje (uit het Italiaans - van (s)cartabello of boekje, register).

Geen kenmerken

De groentjes of geeltjes dragen verder geen registratuurkenmerken; de belangrijkste aanwijzing ook voor hun geringe ambtelijke status. Het zijn deels ook losse gedachten van een (behandelend) ambtenaar die soms ook gewoon zijn of haar mening op papier wil vastleggen, maar dit liefst buiten de reguliere correspondentie om.
Wie of wat de afzender precies is, is vaak lastig te achterhalen door de inmiddels verweesde status van deze memo's (tenzij het handschrift correspondeert met op-of aanmerkingen op een bijbehorend document). Wel wordt soms bovenaan nog de ontvanger vermeld. De centrale archiefbewerking richt op dit vlak dus onbedoeld schade aan d.m.v. decontextualisering.

Geheugensteuntje?

De grote vraag is natuurlijk of dergelijke memo's - eerst groen en later dus ook geel (of zelfs paars of weer groen) - ooit ter archivering bedoeld zijn geweest. Ik denk dan bijvoorbeeld aan gerechtelijke dossiers van rechtbanken en het Openbaar Ministerie, waar de post-its in dossiers eerder regel dan uitzondering zijn. Zijn het hier niet eerder bladaanwijzers, voor belangrijke passages uit het dossier? Hoe wordt daar bij de archiefbewerking mee omgegaan? Of is het wachten tot de lijm ooit loslaat?

Bron: Arie Kievit/De Volkskrant.

Bij gemeenten lijkt het de praktijk om geeltjes te bewaren en of de informatie (bv. een telefoonnummer, gewijzigd adres of afgedane behandeling c.q. status) alsnog in tweede instantie door de DIV-afdeling op de documenten te schrijven.
De groentjes of geeltjes zijn daarentegen wellicht de laatste schriftelijke of holografische bewijzen - of uitwassen - van de werking van de (informele) bureaucratie in het pre-digitale tijdperk, daar waar documenten vroeger een uitgebreide hiërarchische weg bewandelden vol met marginalia en geheimzinnige parafen.


Gerelateerde blogs (documentanalyse 20e-21e eeuw): 
If you enjoyed this you might also like to read

Gele brieven: Donald Rumsfeld als bureaucratische held?
Witte brieven of de toenemende informalisering van de macht
De blauwe brief
De blauwe brief (2)
Gifbrieven (of poederbrieven)
Schootbriefjes, blootbriefjes of spiekbriefjes?
Zelfmoordbrieven (of afscheidsbrieven)
De politieke neutraliteit van prins Charles
Rapportbestrijding
Ambtelijk proza: tien gouden schrijfregels
Wanneer is een vals paspoort echt? Of een authentiek document vals?

Witte brieven of de toenemende informalisering van de macht

Gastblog Ton Kappelhof, historicus, Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, Den Haag

Blauwe brieven zijn zeldzaam. Naar verhouding komen ze veel voor in het enige jaren geleden opengestelde archief van het Kabinet van de Minister-President.

Witte brieven

Zeker zo interessant zijn in dat archief de witte briefjes van de raadsadviseurs, die vanaf de jaren vijftig neerdwarrelden op het bureau van de achtereenvolgende premiers Drees, De Quay en Cals.
Als voorbeeld van een witte brief, dat wil zeggen een korte nota van een raadsadviseur, in dit geval drs. Putter, zie onderstaand voorbeeld aan de minister-president over de financiële gevolgen van de op stapel staande socialeverzekeringswetten, uit 1965.

[Nationaal Archief, Archief Kabinet MP, inv. nr. 5524.]

Het zijn prozaïsche briefjes, zonder registratuurnummers, zonder briefhoofd, zonder andere kenmerken. Deze zijn veel talrijker dan de schaarse blauwe brieven. Dat zijn de tekenen van de ambtelijke macht die toen al groot was en later alleen maar groter zou worden.
Bovenstaand voorbeeld is op het eerste oog overigens weinig wit want aan het verzuren; de getypte tekst is deels al aan het vervagen.

Voor meer informatie over het project Sociale Zekerheid raadpleeg de website van het Huygens ING:
http://www.inghist.nl/Onderzoek/Projecten/Socialezekerheid

Raadsadviseur

De figuur van de raadsadviseur is in de politieke geschiedschrijving sterk onderbelicht. Hij blijft de grijze ambtenaar die hij (tot ca. 1990 waren het bijna allemaal mannen) wilde zijn. De vraag hoe groot zijn invloed was is nog niet beantwoord.
Hoe verhield de opkomst van de raadsadviseur zich tot de al lang bestaande Raad van State? De Raad gaf ook vaak -en dat al ver terug in de negentiende eeuw- afwijkende adviezen waar niets mee gedaan werd, maar die wel duiden op onderstromen die in de politieke geschiedschrijving, die gefixeerd is op het pays legal, onderbelicht zijn gebleven.
Recentelijk klaagde de vicepresident van de Raad, H.D. Tjeenk Willink, dat de regering niets doet met zijn politieke adviezen. Wanneer duikt de figuur van de raadsadviseur op? Komt deze figuur ook voor bij de lagere overheden?

Naschrift: Machtsverschuiving van politiek naar ambtenaar [OvdM]

Politici moeten gelet op de toenemende complexiteit van maatschappij en bestuur steeds vaker vertrouwen op de inhoudelijke kennis van de ambtenaren om hen heen. Omdat de politieke top is overbelast, vullen de medewerkers het 'machtsvacuüm' op. Dit schrijft politicoloog en voormalig Kamerlid Bob van den Bos in een opiniestuk. Lees het artikel van 28 januari 2011 in de Volkskrant:

http://opinie.volkskrant.nl/artikel/show/id/7725/Ambtenaren_krijgen_steeds_meer_macht

In het jaarverslag van de Raad van State over 2009 werd eerder gewaarschuwd dat juist die kwaliteit (van de ambtenaar) tanende is vanwege toenemende marktwerking. Hierdoor is de professionaliteit binnen het openbaar bestuur onder druk komen te staan. In plaats van bezuinigingen op het ambtenarenapparaat zou dan ook een kwaliteitsimpuls moeten plaatsvinden, volgens Tjeenk Willink. Lees zijn commentaar:

http://www.raadvanstate.nl/pers/samenvatting_jaarverslag_2009.asp

Meer weten?

Lees ook de eerdere bijdragen over de werking van de informele bureaucratie (op documentniveau) in Nederland:
http://hethistorischatelier.blogspot.com/2010/12/de-blauwe-brief.html
http://hethistorischatelier.blogspot.com/2011/02/de-blauwe-brief-2_18.html

De blauwe brief (2)

Recent vond ik wederom een blauwe brief. Toeval of niet? Raadpleeg ik momenteel archieven met een verhoogde kans van slagen? Dit laatste zou ik alvast willen ontkrachten. Bovendien ben ik er beslist niet naar op zoek. Sterker nog: de bewuste inventarisnummers van het ambassadearchief van Groot-Brittannië (1813-1954) stonden al veel langer op mijn vizier om eens te worden geraadpleegd. Deze tweede blauwe brief had dus ook de eerste kunnen zijn. Of heb ik er als onderzoeker soms een neusje voor? Dat kan uiteraad ook altijd nog.

Enkele kanttekeningen bij Blauwe brieven (1)

Deze vondst brengt mijn eerdere stelling over de zeldzaamheid van blauwe brieven wel enigszins in gevaar, zoals reeds door een archivaris werd opgemerkt. Volgens hem vallen dergelijke vondsten binnen de context van bepaalde archieven zelfs te verwachten. De archieven die ik raadpleeg zijn echter niet dergelijke (persoons)archieven.
Een andere archivaris (Peter Horsman) heeft enige moeite met de term 'persoonlijke brief'. De brief is tenslotte wel op officieel briefpapier van een ministerie uitgevaardigd, en niet zomaar op enig willekeurig soort papier. Opmerkelijk blijft desalniettemin dat een dergelijke 'amice' brief buiten de gangbare registratuur wordt gehouden.

Nieuw exemplaar

Het fraaie van dit nieuwe exemplaar is dat hij EN van een ander ministerie afkomstig is EN veel ouder is qua datering (uit 1946): de oudste blauwe brief tot dusverre in openbare archieven gevonden dus.
Wederom moet allereerst worden vastgesteld dat de kleur het best als vaalblauw kan worden omschreven: tijdens het doornemen van een pak papier valt ie niet onmiddellijk op. Het is en blijft dus opletten geblazen voor de onderzoeker.
De brief is geschreven op briefpapier met het logo van het ministerie van Buitenlandse Zaken, maar dus zonder enige verdere registratuurkenmerken. Ze is van 1946, gericht aan de Ambassaderaad te Londen mr. A.W.C. baron Bentinck van Schoonheeten en de afzender is Hans Helb Junior.

Buitenlandse oorsprong?

Tot mijn niet geringe verbazing kwam ik, notabene nog diezelfde (inmiddels toch wel gedenkwaardige) dag, blauwe brief nummer drie tegen. Een mogelijk doodlopend archiefspoor - de betrekkelijke zeldzaamheid van blauwe brieven ontkracht - bleek daarmee plotseling toch weer erg levendig. Want dit betreft notabene een exemplaar afkomstig uit het buitenland.

Bovenstaande brief is van het Britse Foreign Office, stamt uit begin 1944, is duidelijk gemarkeerd 'Personal' en gericht aan de Nederlandse ambassadeur Jhr. E. Michiels van Verduynen. De markering 'Personal' is in zoverre interessant dat hiermee qua opzet toch wel degelijk sprake is van een persoonlijke brief. De brief bevat verder diverse registratuurkenmerken van de Nederlandse ambassade te Londen.
De afzender, Sir Alexander Cadogan (1884-1968) was permanent ondersecretaris van Buitenlandse Zaken van 1938-46 en vormde daarmee een centrale figuur in de Engelse diplomatie. Zijn dagboeken voor 1938-45 worden als een belangrijke bron beschouwd voor die periode.

Kan daarmee een nieuwe stelling worden geponeerd dat het gebruik van blauwe brieven bij wijze van informele briefwisseling van ministers een buitenlandse origine kent?

Wat er aan vooraf ging

Lees ook mijn eerdere bijdrage over dit onderwerp:

http://hethistorischatelier.blogspot.com/2010/12/de-blauwe-brief.html

De blauwe brief

Tijdens mijn nieuwsjacht inzake de nationale herdenking voor verkeersslachtoffers door Juliana (zie mijn blog over bezinning) bleek het opgevraagde dossier nog iets heel anders te bevatten.
Als historicus ben je altijd in eerste instantie geneigd snel naar de inhoud oftewel de informatie van een document te kijken en niet naar de vorm; de macht der gewoonte. Een bevriend onderzoeker (en volleerd archivaris, die zijn sporen op dat vlak ruimschoots heeft verdiend) wees mij echter nog op iets bijzonders: ik had een zogenaamde blauwe brief voor mij liggen!



Wat is een blauwe brief eigenlijk precies? In de eerste plaats precies dat: een brief gemaakt van blauw briefpapier. Alleen is in dit geval de blauwe kleur na een halve eeuw behoorlijk vervaagd, dat moet gezegd. De hierboven geboden reproductie doet de naam dan ook nauwelijks eer aan. Daarom, ter vergelijking, een meer standaard brief (weliswaar van de particuliere secretarie van prinses Wilhelmina) op standaard wit papier aan de rechterkant:




Zogeheten blauwe brieven werden door bewindslieden gebruikt voor een meer persoonlijke boodschap: dus buiten de officiële, ambtelijke correspondentie om. In feite is het een privé-brief van de minister.
De bijzonderheden zitten hier in kleine, archivistische details. Een officiële brief namens een ministerie zou bijvoorbeeld een ander brievenhoofd hebben gehad plus ook allerlei registratuurkenmerken: een onderwerpsaanduiding ('Betreft:'), agendanummer etc.
Wie bijvoorbeeld aan de blauwe brief voelt - archiefonderzoek is in de pré-digitale fase ook nog altijd een tastbare aangelegenheid - voelt allereerst de betere kwaliteit van het briefpapier: een dikkere gramsoort. Het kroontje in het brievenhoofd is er ook duidelijk ingedrukt; je voelt de markering. Let ook op het aparte logo: Minister van Verkeer en Waterstaat i.p.v. Ministerie.



Op zoek gaan naar een blauwe brief, zoveel werd mij al gauw duidelijk, is zoiets als zoeken naar een speld in een hooiberg. Als je er naar op zoek gaat zul je hem waarschijnlijk nooit ofte nimmer vinden. Nergens zal ook een verwijzing ernaar in een inventaris staan wegens de praktische onmogelijkheid van een ontsluiting op stuksniveau. Een kwestie van puur toeval dus.
Kortom al met al echt een bijzondere vondst, ook al zie je dit er eigenlijk niet aan af: het lijkt tenslotte op het eerste gezicht een gewone brief net als vele anderen. Hoewel ook belangrijk vanwege de inhoud, ging het dit keer dus echter vooral om de vorm van het document.
Onwetend (archiefopleidingen bieden dit soort praktische kennis niet) had ik daarmee zo ongeveer de Holy Grail van elke archivaris te pakken. Hier telt dan ook vooral de vrucht of wijsheid der jaren. Met speciale dank daarom aan Ton Kappelhof.