Archiveren: selectie zonder eind?

De nieuwe selectiemethodiek, het Generieke Waarderingsmodel Rijk, zal geen doorgang vinden zo is mij inmiddels van diverse kanten meegedeeld. Aan een langlopend c.q. langslepend proces inzake archiefselectie (of waardering) in Nederland komt daarmee vooralsnog geen einde.

Summary
The issue of archival selection in the Netherlands has dominated policymaking at the National Archives over the past couple of decades. Confronted with an enormous backlog of more than 100 kilometres of departmental records, new instruments of selection had to be developed. This resulted in continuously shifting policies making it hard to maintain a universal standard. Despite twenty years of trial and tribulation however, a new working method aimed at all levels of government now seems further away than ever with the latest yet to be announced policy shift.

Aanwijzingen

Voor de goede verstaander waren er de afgelopen tijd reeds diverse, belangrijke aanwijzingen. In de eerste plaats was er het vertrek van Charles Jeurgens naar de Universiteit van Amsterdam aan het begin van 2012. Jeurgens was de hoofdauteur van het rapport Gewaardeerd Verleden (2008) en de centrale figuur in de nadere uitwerking van de daarin voorgestelde methodiek de voorbij jaren.
In de tweede plaats neemt de overheid (het rijk) recent weer afstand van werving van particuliere archieven. In de Kamerbrief van 22 december 2010 over selectieaanpak archieven hield de staatssecretaris op dit punt trouwens al een slag om de arm; er was nader onderzoek ter facilitering nodig: tenslotte werden altijd al particuliere archieven geworven, het ging nu alleen nog om de coördinatie.

Geen nadere informatie

De Kamerbrief van 17 december 2010 - inmiddels bijna twee jaar geleden - over waarderen en selecteren van archieven is tevens de laatste op dit punt geweest:

In de komende periode blijven wij u periodiek informeren over zowel de resultaten van de nieuwe selectieaanpak bij het wegwerken van de archiefachterstanden bij het rijk als ten aanzien van de stappen die worden gezet in de verdere ontwikkeling en toepassing van de selectieaanpak in de digitale informatiehuishouding.

Op Archief 2.0 dateert het laatste blogbericht onder de noemer 'Afrondend ...' ook alweer van 4 april 2012 waarin tevens andere 'communicatieactiviteiten' worden aangekondigd. Men heeft overigens enige tijd ook nog een digitale nieuwsbrief gehad. En tot slot volgens de website van het Nationaal Archief zelf:

De nieuwe waarderings- en selectie-instrumenten zijn niet alleen bruikbaar voor de ministeries. Ook provincies, gemeenten en waterchappen kunnen er gebruik van maken. Het komende jaar zal worden gebruikt om daarover met de verschillende overheidslagen in overleg te treden.

'Eind juni 2011 is het vernieuwde GWR (in concept) gereed.' 
Van officiële zijde is aldus bijna anderhalf tot twee jaar niets substantieels meer vernomen over het nieuwe selectiebeleid. Kortom: all is not well in archiefland. Enige Kamervragen waren kennelijk tussentijds niet aan dit onderwerp besteed.

Generieke Waarderingsmodel Rijk

Het is hier niet de plaats om het GWR - oorspronkelijk HMA+ geheten - of de opvolger NSA en de drietrapsraket van systeemanalyse, trendanalyse en risicoanalyse te proberen uit te leggen. Het hoofdprobleem benoemen is namelijk in dit geval tevens het te beantwoorden: een veels te ingewikkelde selectiemethodiek, met deductie als belangrijkste uitgangspunt. Oftewel: eerst een maatschappelijk-brede theorie bedenken en die dan vervolgens aan de praktijk van de ministeries toetsen. 
Daarnaast is het GWR/NSA een wel heel erg wetenschappelijk model - veel meer nog dan zijn voorganger - gestoeld op enkele tegenstrijdige uitgangspunten (bv. het compleet weggooien van sommige archieven; hoe dat te verantwoorden?). Kernprobleem blijft echter: hoe een dergelijk bedachtzaam selectieproces over te brengen op de werkvloer, waar het door heel andersoortige medewerkers dient te worden uitgevoerd?
De verwetenschappelijking of theoretisering van het archiefwezen sinds de jaren negentig heeft daarmee alvast vrij opzichtig gefaald - ook al zijn de diverse rapporten en tussenrapportages ongetwijfeld interessant leesvoer voor (aankomend) studenten archiefwetenschap.

Particuliere archieven

Een van de speerpunten binnen het nieuwe beleid was verder 'een integrale, samenhangende waardering van archieven van zowel overheids- als particuliere actoren.' Dit mede naar aanleiding van een advies van de Raad van Cultuur uit 2006; er moest worden gekomen tot een 'Hoogwaardige archiefcollectie'. Werving van particuliere archieven werd als een belangrijke aanvulling gezien op de bestaande acquisitie.
In hoeverre er op dit punt veel is bereikt de afgelopen jaren durf ik niet te zeggen. Er zijn ongetwijfeld nuttige archieven binnengehaald, maar niet dat van het kaliber staatsman- of vrouw. De recente oproep(en) van diverse instituten tot het inleveren van homevideo's (of eerder fotoalbums) heeft in dat opzicht meer bereikt voor ons toekomstige beeld van Nederland dan enig particulier archief in ouderwetse papieren vorm.
Het werk van de Commissie Deetman naar misstanden in de katholieke kerk heeft tussentijds desondanks nog eens onderstreept dat er zich buiten de overheidssfeer nuttige archieven kunnen bevinden inzake belangrijke maatschappelijke kwesties.

Bijeenkomst

De verontrusting over de preciese plaats van particuliere archieven in het nieuwe archiefbestel heeft inmiddels ook het Platform Particuliere Archieven bereikt; later deze week is hierover een nadere bijeenkomst belegd onder de titel Voor Vernietiging Vatbaar?.
Voor alle duidelijkheid: de positie van particuliere archieven valt buiten de nieuwe selectiemethodiek van het GWR/NSA, die in principe alleen voor de overheid geldt, en wordt in die zin dus niet direct bedreigd. Maar tegenover het anders selecteren van overheidsarchieven, werd zij wel een belangrijke aanvullende rol toegedicht om een eventueel informatieverlies te vergoeden. In die zin zijn de particuliere archieven dus weer terug bij af.

Selectie

Een wijze man heeft mij eens geleerd dat archiveren in essentie uit drie onderdelen bestaat: ordenen, selecteren en beschrijven. Selectie vormt aldus een wezenlijk onderdeel van het vak maar nergens heeft de overheid het zo laten ontsporen in de afgelopen decennia. Het archiefwezen is daar an sich nog niet direct hoofdschuldige aan, als wel de spectaculair gegroeide papierberg van de overheid zelf in de loop van de 20e eeuw.

Daarbij komt dat archivarissen beroepsmatig vroeger nog wel eens wat durfden weg te gooien maar die houding is ondertussen omgeslagen in het tegenovergestelde: zoveel mogelijk willen bewaren. Dit welhaast universele bewaarprincipe (volgens geschiedtheoreticus Pierre Nora) binnen onze huidige samenleving is zelfs een politiek item geworden onder de noemer cultureel erfgoed: liever bewaren tot in de eeuwigheid dus dan tussentijds iets weggooien.

PIVOT

Om de grote achterstanden bij het overbrengen van overheidsarchieven weg te werken moesten daarom vanaf eind 20e eeuw diverse noodgrepen worden bedacht. Eerst was er PIVOT waarbij de handelingen van het openbaar bestuur centraal werden gesteld. Zodoende was een - toekomstige - reconstructie op hoofdlijnen van het beleid mogelijk. Jammer alleen was dat er nauwelijks aandacht was voor de uitvoering van dat beleid binnen de selectie, een eerste merkwaardige spagaat tussen theorie (beleid maken) enerzijds en praktijk (beleid uitvoeren) anderzijds. PIVOT leidde tevens tot hele bijzondere, zo goed als onbegrijpelijke inventarissen (en niet alleen voor de leek) want in essentie institutionele handleidingen m.b.t de betreffende dienst.

PWAA

Onder druk van de politiek en vooral de snel groeiende achterstand in de verwerking van archieven werd PIVOT al snel weer verlaten. Sommige archivarissen vinden dat PIVOT (1992-2001) daarom eigenlijk geen goede kans heeft gekregen zich te bewijzen en in wezen nog zo gek niet was.
In de praktijk werd PIVOT vervangen door PWAA (2006-2008), dat aan de hand van meer vertrouwde selectielijsten te werk ging. Die bleken overigens ook niet goed te werken want zij waren 'té gedetailleerd' (in de woorden van de Bijlage eindrapportage), reden waarom men overstapte op generieke selectielijsten. Ook het selecteren zelf verliep niet geheel probleemloos, volgens de rapportages van de Erfgoedinspectie:

Wel is geconstateerd dat de bewerkers vrij regelmatig geconfronteerd worden met lastige selectievraagstukken. In die gevallen blijkt dat met name bij de projectorganisatie in Rotterdam niet altijd de tijd genomen wordt om deze vraagstukken zorgvuldig op te lossen.  (rapportage 2, blz 6) 

Van de 79 kilometer te bewerken archief werd uiteindelijk 17% voor permanente bewaring overgedragen. Van vele archieven kwamen desondanks maar plukjes van enkele procenten binnen, wat nochtans de indruk wekt dat er soms wel heel erg rigoureus is geselecteerd.
Desalniettemin was er een duidelijke roep om te komen tot een nieuwe selectiemethodiek, met minder noodzaak voor selectie achteraf; tenslotte de reden voor alle vertraging. Dit resulteerde in het eerder vermelde rapport Gewaardeerd Verleden.

Nationaal Archief

De staatssecretaris zal, hopelijk binnenkort (?), ongetwijfeld met bericht komen in een waarschijnlijk uitgebreide Kamerbrief (tenslotte ruim over tijd, ongeacht welke definitie van periodiek) dat er in de afgelopen periode veel is bereikt inzake het wegwerken van de achterstanden, vaststelling van de selectielijsten, invoering van een digitaal werkproces bij het Rijk etc. Maar tevens zal ergens in diezelfde brief, ongetwijfeld in verhullend taalgebruik, moeten worden vastgesteld dat de kern van de nieuwe selectiemethodiek (GWR/NSA of Nieuw analyse-en selectie-instrumentarium) om praktische redenen bij nader inzien niet uitvoerbaar wordt geacht of dient te worden aangepast etc.
Onder leiding van de huidig directeur Martin Berendse moet het Nationaal Archief daarmee voor de tweede keer binnen korte tijd, na de recente bevriezing van de fusie met de Koninklijke Bibliotheek, terugkomen op eerdere besluitvorming. Communicatie naar de buitenwacht toe is daarbij over het algemeen niet hun sterkste kant. De Koninklijke Bibliotheek heeft inmiddels bijvoorbeeld een klein bericht op de website staan inzake diezelfde fusie; op geen van de twee (!) websites voor het Nationaal Archief staat iets dergelijks vermeld.

Toekomst

En, tot slot, ook niet onbelangrijk: hoe moet het nu verder met de selectie? En volgens welke methode? Of moeten we ons om de papieren selectie eigenlijk maar geen zorgen meer maken en alle middelen aan digitale selectie besteden?
Bij herhaling is nu in ieder geval gebleken dat selecteren van bovenaf niet werkt omdat de theorie niet goed aansluit op de praktijk van selectie: ontwikkeling van een handzaam instrumentarium met toepassingsmogelijkheden voor hoofdzakelijk niet-archivarissen. De selectiemethodiek m.b.t. overheidsarchieven dreigt daarmee binnen het Nederlands archiefbestel onderhand 'een discussie zonder eind' te worden.