Verdwijnen de (gemeente)archieven?

Hoewel er volgens sommigen zeer weinig staat over archieven in directe zin in het nieuwe regeerakkoord, zal tenminste één besluit verregaande consequenties kunnen hebben voor de inrichting van het Nederlandse archiefbestel: de vorming van grote gemeenten. Dit kan op den duur zelfs het einde gaan betekenen van heel veel gemeentearchieven, streekarchivariaten en mogelijk zelfs RHC's.

Omvang

Gemeenten moeten in de toekomst tenminste 100.000 inwoners hebben, zo staat het in de (concept)plannen van het regeerakkoord (zie blz. 40 e.v.). Daarnaast - of daarmee - krijgen gemeenten meer verantwoordelijkheden oftewel een grotere rol in het oplossen van maatschappelijke problemen. Laten we archivering hier als onderwerp gemakshalve ook maar toe rekenen.

Fusie

Slechts 25 (!) van de 415 gemeenten in Nederland voldoet nu aan de gestelde norm van 100.000 inwoners. Veel gemeenten zullen aldus moeten gaan fuseren met omliggende gemeenten en plaatsen. De nieuwe regering hoopt hiermee onder andere 'lagere apparaatkosten voor gemeenten' voor elkaar te krijgen. Een en ander gaat ongetwijfeld gevolgen krijgen voor de organisatie van het informatiebeheer op gemeenteniveau. Het samenvoegen van gemeenten betekent tenslotte ook het samenvoegen van de verschillende diensten met hun verschillende onderkomens, bedrijfsculturen, applicaties etc.

Stadsarchief of gemeentearchief?

Gemeentelijke herindelingen zijn met name vanaf de jaren zeventig een permanente factor in het land waarbij de norm stapsgewijs is opgeschroefd: van 5.000 naar 25.000, en nu dus 100.000.
Het 'verdwijnen' van gemeentearchieven is in wezen al begonnen. Eerder dit jaar verdween bijvoorbeeld het Gemeentearchief van Rotterdam, door van naam te veranderen in Stadsarchief Rotterdam. Deze toevoeging is overigens wel noodzakelijk omdat er reeds andere stadsarchieven in het land zijn: bijvoorbeeld te Breda en Amsterdam, waar men al in de jaren negentig van naam veranderde.

Informatiebeheer of erfgoed?

Maar het betreft meer dan een naamswijziging alleen. Met deze stap wil men in Rotterdam vooral benadrukken dat het informatiebeheer binnen het concern Rotterdam bij de gemeentelijke archiefdienst voorop komt te staan. De overheid zelf als grootverbruiker dus.
Recordsmanagement (de informatisering van het heden) en erfgoed (de bewaring van het verleden) gaan daar voortaan samen onder één dak verder. Met dit moderniseringsproces is men mogelijk trendsettend bezig. In Breda vindt men dit daarentegen te ver gaan. Heeft de aandacht voor erfgoed daarmee desalniettemin zijn langste tijd gehad?

Papier of digitaal?

Het is in dat opzicht ook niet ondenkbaar dat gemeentelijke archiefdiensten zich eerder in tweëen gaan splitsen naar periode. Dat wil zeggen dat er een afdeling Oud Archief komt voor alle papieren archieven (tot 2000?) inclusief boeken (bibliotheek), kaarten (atlas) etc., en een afdeling Informatiebeheer voor de digitale huishouding. De in de afgelopen eeuw gegroeide afstand tot de gemeentelijke secretarie lijkt daarmee in zekere zin weer te worden overbrugd.
De hoofdvraag is natuurlijk, daar waar dit samengaat, waar achtereenvolgens de concentratie komt te liggen: op het heden -  logischerwijze - of het verleden? De meeste gemeenten wacht tenslotte eerst nog een uitdagende taak in de vorm van het digitaal depot. Tot nog toe leek het erop alsof men hiermee wilde wachten en het voortouw liever overliet aan de provincies.

Samenvoeging provincies

De plannen van het kabinet reiken nog verder. Men wil uiteindelijk naar 'vijf landsdelen met een gesloten huishouding', waarbij ook de waterschappen worden samengevoegd. 'Waterschappen verdwijnen uit de Grondwet.' Dit betekent alvast dat er een hele archieflaag gaat verdwijnen.
De eerdere plannen van het vorige kabinet tot samenvoeging van provincies (Noord-Holland, Utrecht en Flevoland) wordt weer opgepakt. 'Met de overige provincies bespreken we initiatieven gericht op vergroting van de provinciale schaal (blz. 41).'
Wat gaat dit onder meer betekenen voor de diverse RHC's? Worden dit centrale depots, waar in toenemende mate ook gemeentearchieven zullen worden ondergebracht mede i.v.m. de komst van e-depots? Of komt er ergens in het land een nieuw, centraal depot in private handen voor meerdere archiefdiensten tegelijk (inclusief het Rijk) waar bezoekers alleen op afspraak langs kunnen komen?

Het Rijk

Bij bovenstaande veranderingen voert een doelmatiger bestuur de hoofdtoon: een en ander 'maakt meer maatwerk mogelijk en vergroot de betrokkenheid van burgers. Gemeenten kunnen de uitvoering van de taken beter op elkaar afstemmen en zo meer doen voor minder geld.'
Bij het Rijk ('project compacte rijksdienst') gaat het vooral om besparingen. 'De bezuiniging richt zich op vastgoed en huisvesting, basisregistratie en keteninformatie'. Me dunkt dat de laatste twee punten heel veel met archivering te maken hebben. Onduidelijk is vooralsnog of men daarmee nou juist meer of minder bedoelt, al gok ik op minder basisregistratie en meer keteninformatie. Maar het kan zomaar andersom zijn of geen van beide, want hoe bezuinig je anders?

Ander archiefbestel

Nederland kent waarschijnlijk het meest fijnmazige archiefstelsel ter wereld. Dit is, behalve algemeen nuttig en met duidelijke organische verbanden (gemeente/provincie/waterschap), een groot goed dat historisch zo is gegroeid. De oude regionale verbanden werken vaak ook door in de archiveringswijze; deze oude ordening of context werd in eerste instantie nog enigszins behoed door bijvoorbeeld streekarchivariaten.
Vanwege dit lopende en toekomstige fusieproces worden juist deze historische banden tussen archieven onderling of de context ervan uit elkaar gehaald. Het Regionaal Archief Rivierenland neemt bijvoorbeeld momenteel veel bestanden over van het Gelders Archief omdat die nu 'tot het werkgebied van het RAR behoren'. Iets soortgelijks is er in het afgelopen decennium in de provincie Noord-Brabant gebeurd, waar je nu soms van de ene kant van de provincie naar de andere moet om stukken in te kijken.
De afgelopen jaren is tevens gebleken hoe er op de dienstverlening wordt beknibbeld door een vermindering van de openingstijden her en der in het land; het Noord-Hollands Archief is in dat opzicht slechts de laatste die zich in de rij aansluit, al is men hier nog wel zo aardig dat de bezoekers d.m.v. een enquete er enige invloed op kunnen uitoefenen.

Archiefvisie (?)

In de Archiefvisie wordt, onder punt 3, versterking van het bestel aangekondigd en, onder punt 2, toegankelijkheid en representativiteit van de Archiefcollectie NL (wat dat laatste ook precies moge zijn; in elk geval niet de website archieven.nl). Voor dit en andere zaken is extra geld toegezegd. En dan is er ook nog eens de Innovatieagenda.
Ondertussen vinden er ingrijpende wijzigingen plaats, terwijl volstrekt onduidelijk is wat daar in de toekomst precies tegenover wordt gesteld aan structuren en verbanden. Afschaffing van het provinciaal archieftoezicht is bijvoorbeeld al een feit (per 1 oktober) en het toekomstig toezicht van de Erfgoedinspectie is hangende een ronde van publieke inspraak (en wie neemt eigenlijk daartoe de moeite?), met als uitkomst ongetwijfeld meer zelfregulering.

Doelstellingen

De overheid spreekt in het algemeen steeds meer in termen van vergezichten zonder concrete, tussentijdse doelen: eigenlijk zijn we dus gezamenlijk onderweg naar een onbekende bestemming zonder routeplanner. Tevens wordt alles (dus ook binnen het archiefwezen) daarbij tegenwoordig projectmatig benaderd zonder de grotere samenhang tussen de verschillende delen nog goed in de gaten te houden.
Onder de noemer erfgoed worden er bijvoorbeeld projecten als Oneindig Noord-Holland (een virtueel platform over verborgen verhalen) gefinancierd, maar is het publiek qua toekomstige toegankelijkheid daar wel bij gebaat? Als het geld op is, verdwijnt vaak ook het project en of de website. Of het project mislukt en dan hoor je er helemaal niets meer over ...
Het lijkt er onderhand op alsof er steeds meer overhoop wordt gehaald zonder dat er nog overeenstemming is over de grote som der delen. Met andere woorden: waar staat het Nederlandse archiefwezen eigenlijk nog voor en aan wie moet zij dienstbaar zijn; de politiek of het publiek? Beide natuurlijk, maar in welke volgorde dan en hoe precies?
Er zijn verder nogal wat gremia (BRAIN, KVAN, IPO, VNG, en ik vergeet er vast nog een paar te noemen) waarin erg veel wordt overlegd over dit soort zaken en andere aangelegenheden. Op visies zonder haalbare doelstellingen zit het archiefwezen echter niet te wachten, evenmin als op projectmatige ontsluiting van plukjes verleden: minder woorden, meer daadkracht en regie plus een betere expertiserol van de geboden instellingen is wat nodig is.

Archivarissen

Van archivarissen wordt tot slot steeds meer gevraagd - zij moeten zich opnieuw positioneren of 'herbronnen' in het digitale krachtenveld - maar er is òf geen werk òf alleen tegen zeer lage MBO-inschaling, waarvoor zij niet eens in aanmerking komen (hoezo investeren in de toekomst?). Ook hier is er dus sprake van een groeiende kloof met de gangbare (DIV-)praktijk.
Het Nederlandse archiefwezen krijgt de komende jaren wettelijk en anderszins een reeks van veranderingen over zich heen gestort, maar lijkt dat niet of onvoldoende te beseffen. Tijd voor actie dus (of duidelijker kiezen, het thema van de KVAN-dagen in 2013) in plaats van nog meer woorden. Waar blijft, kortom, de actiegroep "Occupy Archieven"? Of om een oude slogan (tot 2004) van het elektronicaconcern Philips te lenen: 'Let's make things better!'

Gerelateerde blogs:
Gaan de studiezalen van Nederlandse archieven dicht?
Requiem voor een studiezaal: (1979)1992-2012

Requiem voor een studiezaal: (1979)1992-2012

Vandaag opent en sluit de studiezaal van het Nationaal Archief - de grootste van het land - voor het laatst haar deuren. Zonder deze leeszaal zou de Nederlande geschiedschrijving er beslist anders hebben uitgezien. Daarom voor deze speciale gelegenheid mijn persoonlijke herinneringen ten afscheid: de studiezaal als plaats van herinnering dus.

Summary

The reading room of the National Archives (1979-2012) has closed its doors. A temporary structure is in place unitl it finally reopens in about one year from now. In this blog, I share some of my personal experiences of this reading room in order to show that accessibility to archival collections has come a long way since the early 1990s.

Bezoeker

Mijn eerste bezoek zal vermoedelijk in 1992 zijn geweest in het kader van werkcolleges die ik volgde wegens mijn studie geschiedenis. Het was een goede traditie bij de Rijksuniversiteit Leiden van docenten om de studenten mee te nemen voor een 'hands on' bezoek: bronnen bestuderen; dat was pas geschiedenis! In mijn geval ging de interesse vooral uit naar de maritieme geschiedenis: eerst de VOC, en vervolgens de marine.
Ik mag wel zeggen dat ik er sindsdien kind aan huis ben geweest: scriptieonderzoek, promotieonderzoek, masterscriptieonderzoek en van alles tussendoor. Mocht het NA ooit een bezoekers-top 100 overwegen, dan hoop ik die toch ruimschoots (top-50?) te hebben gehaald. Plus niet te vergeten jarenlang de andere kant als medewerker: de kerstontbijten, nieuwjaarstoespraken en andere evenementen in de studiezaal op gesloten (maan)dagen, waar de bezoekers nooit enige weet van hebben gehad.

Publieks(on)vriendelijk

Bij binnenkomst stond links om de hoek een informatiebalie met louter vrouwelijke medewerkers. Voor hen stonden 2 (of 3?) kasten gepositioneerd met inventarissen, per afdeling geordend. Dit scheidde de mannen van de jongens: serieus onderzoek werd natuurlijk alleen gedaan in de Eerste Afdeling (tot 1795): moderne geschiedenis was voor watjes. De kaartenafdeling had een geheel eigen domein: een prachtig uitgeruste, aparte studiezaal. De voorzieningen zouden op dat terrein nadien alleen maar worden teruggeschroefd.
De ietwat norse dames van de informatiebalie waren niet bepaald publieksvriendelijk: dat thema stond destijds (ook elders in het land) nog niet hoog aangeschreven. Hun houding nodigde dan ook niet bepaald uit tot vragen stellen; je leerde je weg door de archieven meestal via meer ervaren onderzoekers.

(On)toegankelijk

De inventarissen - zeker die van de Eerste Afdeling - hingen over het algemeen van ellende aan elkaar: met tape werd de ergste schade nog enigszins binnen de perken gehouden. Binnenin de boekdelen was het soms een wirwar van doorhalingen en handgeschreven aanvullingen; dat beloofde alvast niet veel goeds voor de latere aanvraag.
Rechts van de ingang stond op een verhoogd podium een aparte kubus gereserveerd voor het hoofd van de studiezaal. Deze situatie vind je overigens in sommige landen nog steeds terug (bv. België en Italië). Hier, achter donkerbruin glas (wat het allemaal nog geheimzinniger maakte), mocht zelfs worden gerookt! In deze afgescheiden ruimte leek een stille chaos te heersen: overal op de grond en op het bureau lagen stapels papier. Het hoofd heerste voor de gemiddelde bezoeker over een onduidelijk en in elk geval onbereikbaar koninkrijk.

Aanvraagbriefjes

Eenmaal binnen op de studiezaal, ging je ergens naar vrije keuze zitten. Zelf verkoos ik vaak het verhoogde plateau aan de rechterkant, waar relatief de minste mensen zaten. Onbewust gaf ik, behalve aan rust, tevens de voorkeur aan daglicht i.p.v. kunstlicht. De plek waar je ging zitten was mede significant i.v.m. je aanvraagnummer: aan de rand van de tafel waren ronde plaatjes met nummers gemonteerd (ik vermoed in getal van 1 tot en met 150?).
De aanvraagprocedure geschiedde uiteraard nog handmatig: er moesten dus gewoon briefjes worden ingevuld. Dit gebeurt nu nog alleen bij hoge uitzondering als de computersystemen het tijdelijk begeven. Aan het eind van de studiezaal moest men linksaf een versmalling in waar de uitgiftebalie was. Dit was eigenlijk meer een soort doorgeefluik.
Hier konden ook de briefjes worden ingeleverd, volgens mij in een soort passend bakje, en de stukken na verloop van tijd worden afgehaald. In mijn herinnering mocht je je eigen stukken weghalen van een stapel (die werden dus niet apart aangereikt, zoals nu het geval is) en riep je vervolgens je nummer opdat het betreffende lampje uitkon, dat anders maar bleef flikkeren. Soms vergat men dit te doen en moest je er alsnog om vragen (of je zette er gewoon een doos voor indien het je stoorde).

Pas later begreep ik dat deze briefjes in een koker verdwenen en per buizenpost naar elders in het gebouw werden getransporteerd (ooit een revolutionair transportsysteem, dat menige administratie heeft gehad). Van het bestaan van depots en dergelijke had ik als bezoeker geen flauw benul. Na verloop van tijd - zelden langer dan de toegezegde half uur en meestal korter - ging er een lampje op de tafel branden of flikkeren en kon het feest der onderzoek beginnen.
Voor wie geen originele stukken kon raadplegen, waren er nog de microfiches en microfilms. Hiervoor was een apart deel van de studiezaal rechts achterin ingericht. Helemaal achterin waren zelfs enkele afgesloten cabines (naar ik vermoed mede voor audiovisueel materiaal?). De bediening van de microfilms was, technisch gezien, een helse operatie: films verkeerd om op de spoel, aflopende films, een lamme arm van het draaien of de ongemakkelijke houding en het lawaai van het doorspoelen. Nee, dan toch liever originele stukken.

Tijd voor verandering(en): 21e eeuw

Zo herinner ik mij althans de oorspronkelijke studiezaal van het Algemeen Rijksarchief aan de Prins Willem-Alexanderhof; de situatie op het Blijenburg (het walhalla, volgens sommigen) heb ik nooit meegemaakt. Het mag voor zich spreken dat sinds mijn eerste, voorzichtige schreden in 1992 ondertussen bijna alles is veranderd.

Sinds 2002 was er natuurlijk de niet-onbesproken officiële naamswijziging in Nationaal Archief (desondanks is het nog altijd de algemene rijksarchivaris en bijvoorbeeld niet landsarchivaris), vooral merkbaar aan de oranje huisstijl. De zwarte, ongemakkelijke stoelen verdwenen gelukkig en maakten plaats voor blauwe, wat luxere varianten. Het toenemend gebruik van laptops door de onderzoekers leidde tot nieuwe technische voorzieningen: de lampjes op tafel verdwenen bijvoorbeeld in ruil voor stopcontacten (eerst nog onder de tafel). Tegelijkertijd kwam er een centraal elektronisch informatiebord (ook in de foyer) met o.a. projectie van de diverse aanvraagnummers. Eind jaren negentig (?) verdwenen de aanvraagbriefjes ten gunste van terminals met de introductie van ABS Archeion. De aanvraagterminals zelf verhuisden overigens nog diverse malen van plek.

Midden in de studiezaal kwam er een loopbrug ter betere verbinding tussen het voor-en achterdeel (zelfbediening) van de studiezaal: in de wandelgangen ook wel de brug van Ketelaar genoemd. De uitgiftebalie werd verplaatst naar midden centraal achterin, evenals de informatiebalie. De inschrijfbalie werd op zijn beurt losgeweekt van de informatiebalie en verdween richting de foyer. De kubus van het hoofd studiezaal verdween eveneens en maakte later plaats voor een hoekje geografie met kaartentafel. Wel kwam er in dit deel op het laatst nog een nieuwe ruimte bij: een afgesloten wit demo-of digitaal oefenhok voor de medewerkers.
Tussentijds kwamen er ontzettend veel archieven bij (en dus ook inventarissen) die uiteindelijk een hele nieuwe wand - de langste boekenkast van Nederland? - links achterin de studiezaal bestreken. Als oorspronkelijke scheidingswand tussen de studiezaal en het verhoogde plateau was er altijd al een langwerpige boekenkast met daarin, hoe kan het ook anders, de groene delen van de Rijks Geschiedkundige Publicatiën.

Beveiliging

Het aantal aanvragen per bezoeker ging terug van vijf naar drie (d.w.z. ter inzage op tafel) plus er kwam een nieuw bezoekersreglement. Een en ander had iets met diefstal te maken, al werd daar erg geheimzinnig over gedaan. Jarenlang stonden er tevens draaihekken bij de ingang die nooit operationeel zijn geworden. Later kwam er ook echte beveiliging c.q. beveiligers die je spullen checkte bij toetreding en verlating van de studiezaal: dit voelde aanvankelijk als een affront. En als laatste persoonlijke belediging in dat opzicht: de pen werd verbannen ten gunste van het potlood.
Ook nieuw was dat bezoekers, na enig intern gesoebat (het tij viel zogezegd niet meer te keren vanwege de handhaving) zelf mochten gaan fotograferen op de studiezaal, waar zelfs aparte voorzieningen voor kwamen. Er kwam tevens een ander aanvraagregime met gereserveerde tafels voor beperkt openbare stukken m.b.t. de Tweede Wereldoorlog speciaal inzake het CABR: aanvankelijk op het plateau ter rechterzijde, later tegenover de inventarissen links achterin.

(Nieuwe) Historische werkplaats

Wellicht de belangrijkste verandering werd ondertussen in stilte achter de schermen door een groot team van medewerkers voorbereid: het online zetten van alle, ruim zesduizend inventarissen namens DTNA gedurende de periode <"2005-2010">. Dit zou de eerste aanzet vormen voor de digitale dienstverlening zoals die sinds vorig jaar steeds nadrukkelijker wordt gepresenteerd via gahetna.nl.
En dan nu de voorlopige sluiting van de studiezaal. Tijdelijk zal gedurende circa een jaar een alternatieve studiezaal operationeel zijn met beperkte(re) ruimte, service en openingstijden. En wat dan?

De nieuwe historische werkplaats wordt publieksvriendelijk, overzichtelijk en eigentijds. Bezoekers krijgen op verschillende manieren toegang tot de collectie. De bezoeker kan zelf onderzoek doen in de vernieuwde studiezaal, leerlingen kunnen een bezoek brengen aan het learning centre of aan de nieuwe expositieruimte.

De eigenlijke studiezaal wordt verplaatst naar de huidige genealogenhoek (of microfilmgedeelte) van de studiezaal: helemaal rechts achterin dus. Er komt ruimte voor honderdvijftig bezoekers.
De bezoekers c.q. onderzoekers - een steeds wezenlijker verschil in Nederland archiefland dunkt mij mede gelet op het bovenstaande citaat - is in ieder geval vantevoren niets gevraagd omtrent hun wensen over de toekomstige inrichting van de studiezaal. Dit wordt dus hoofdzakelijk een interpretatie van hogerhand onder de noemer erfgoed.


Met dank aan alle medewerkers!!


Gerelateerde blogs:
Gaan de studiezalen van Nederlandse archieven dicht?


N.B. Deze blog zal later vandaag nog worden aangevuld met vele foto's in situ.