Boete Barclays voor elektronisch archief

Aan de reeks van boetes voor de Britse bank Barclays komt maar geen einde, zo lijkt het. Deze is daarentegen vrij uniek, want wellicht nog niet eerder vertoond: het niet op orde zijn van een elektronisch archief. Dit is tevens het horrorscenario waar archivarissen in Nederland sinds begin deze eeuw voor waarschuwen, met name bij de overheid.

Summary
The British banking giant Barclays has been fined for failures in their electronic record keeping. The international banking industry has been hit by large-scale fraudulent practices in recent years, but electronic records (like emails and chat messages) have also formed the key to uncovering them.

Finra

De boete bedraagt 3,75 miljoen dollar oftewel circa 2 miljoen euro en is uitgedeeld door toezichthouder Financial Industry Regulatory Authority (Finra). Finra is een onafhankelijke toezichthouder op de financiële industrie in de Verenigde Staten en houdt toezicht op ruim 4.000 bedrijven en bijna 650.000 makelaars.
Kern van de zaak is dat een aantal gegevens niet op een veilige manier zijn opgeslagen.

Barclays heeft volgens de Finra tussen 2002 en 2012 onvoldoende gegevens bewaard over orders, deals en rekeningen. Ook zijn mails en chatberichten niet opgeslagen of zijn er geen maatregelen genomen om te voorkomen dat informatie werd gewist of veranderd.

WORM-bestand

Elektronische bestanden dienen, naar hun aard, in een ongewijzigd formaat te worden opgeslagen op het moment van creatie. Het zijn dan ook zogeheten WORM-bestanden: "Write-Once, Read-Many"; de gegevensdrager kan niet worden herbeschreven. Dit principe is essentieel om de authenticiteit van een elektronisch archief te kunnen waarborgen.

The Securities and Exchange Commission has stated that these requirements are an essential part of the investor protection function because a firm's books and records are the "primary means of monitoring compliance with applicable securities laws, including antifraud provisions and financial responsibility standards."


FINRA found that from at least 2002 to 2012, Barclays failed to preserve many of its required electronic books and records—including order and trade ticket data, trade confirmations, blotters, account records and other similar records—in WORM format. The issues were widespread and included all of the firm's business areas, thus, Barclays was unable to determine whether all of its electronic books and records were maintained in an unaltered condition.

Authenticiteit

Authenticiteit houdt met zoveel woorden in dat iets is wat het beweert te zijn. Bij het bewaren van documenten vormt het een kernbegrip, opdat het origineel 'overeenstemt met het oorspronkelijke'. Bij Barclays daarentegen kon niet langer worden vastgesteld of de archieven in ongewijzigde staat verkeerden.
Deze ongewijzigde staat van een document is des te essentiëler als het gaat om de wettelijke bescherming van klanten van banken, bijvoorbeeld tegen de acties van onverantwoordelijke handelaren.

Brad Bennett, Executive Vice President and Chief of Enforcement, said, "Ensuring the integrity, accuracy and accessibility of electronic books and records is essential to a firm's ability to meet its compliance obligations. The format errors in this case made it nearly impossible for Barclays to verify that these key materials remained in an unaltered condition."

Integriteit

Ter bepaling of een document authentiek is, speelt het begrip integriteit een belangrijke rol. Dit bevestigt nader of een document intact is en of (liefst) ongewijzigd. Zo bleken bij Barclays in een aantal gevallen bijlagen bij emails in een zwart gat te verdwijnen.

FINRA also found that from May 2007 to May 2010, Barclays failed to properly retain certain attachments to Bloomberg emails, and additionally failed to properly retain approximately 3.3 million Bloomberg instant messages from October 2008 to May 2010.

Once Barclays' system encountered an attachment to an instant message that it had processed earlier on a given day, it would stop accepting instant messages for that day.

In addition to violating FINRA, SEC and NASD rules and regulations, this adversely impacted Barclay's ability to respond to requests for electronic communications in regulatory and civil matters.

Procedures

Ondanks de toenemende digitalisering, dienen bedrijven blijvende (of juist zelfs meer) aandacht te besteden aan het opstellen van schriftelijke procedures, ter in-en externe controle van het informatiebeheer.

Finally, Barclays failed to establish and maintain an adequate system and written procedures reasonably designed to achieve compliance with SEC, NASD, and FINRA rules and regulations, as well as to timely detect and remedy deficiencies related to those requirements.

Libor

De beschuldigingen, die Barclays overigens heeft ontkend noch bevestigd, zijn opmerkelijk in het licht van de recente schandalen rond de bankwereld.
De manipulatie van onder meer rentetarieven (Libor), valutamarkten en energieprijzen kwam mede aan het licht door onthullende e-mails en chatconversaties van handelaren, zo bleek in de loop van 2013. De Britse Financial Services Authority onderzocht bijna 100.000 documenten voor haar rapport naar het Libor-schandaal en deed onder meer aanbevelingen omtrent betere informatiedeling, interne communicatie en archivering.

Chatbericht Tom Hayes van UBS.

De Rabobank deed het Libor-schandaal, waar zij in het najaar een schikking van 774 miljoen euro voor trof, in eerste instantie af als een uitwas van de Angelsaksische (bank)cultuur. Maar volgens interne communicatie had het hoofdkantoor in Utrecht wel degelijk op de hoogte kunnen zijn en werden de praktijken op zijn minst gedoogd.
Het plotseling ontbreken van tien jaar chatberichten bij Barclays is dan ook enigszins verdacht; had deze bank soms nog meer te verbergen?


Gerelateerde blogs (archiveringssystemen en de rol van ict) / 
If you enjoyed this you might also like to read:

Zoek (1): Engelse wantoestanden
Zoek (2): Nederlandse wantoestanden
Zoek (3): Engelse wantoestanden (2)
Grootste archiveringsschandaal in Amerika (ooit)?
De politie is uw beste vriend!?
De overheid en de ICT: het UWV


Bronnen:
https://www.finra.org/Newsroom/NewsReleases/2013/P412646
http://www.bbc.co.uk/news/business-25525621
http://www.theguardian.com/business/2013/dec/26/barclays-fine-emails

Groentjes (en geeltjes)

In 1981 bracht de firma Post-It pakketjes met gele briefjes op de markt die op documenten kon worden geplakt en eenvoudig konden worden verwijderd. Deze briefjes, vanwege hun kleur ook wel geeltjes genoemd, werden vaak gebruikt om de ontvanger, maar in andere gevallen ook de schrijver zelf, ergens aan te herinneren. Nu, in de digitale 21e eeuw, zijn er voor de memovelletjes van Post-it zelfs digitale varianten beschikbaar.

Summary
The famous brand of Post-It notes has been around since 1981. But the principle of attaching a simple piece or slip of paper to a file by way of a note or scribble is an older bureaucratic practice of relaying a short message from one civil servant to another. The Dutch Ministry of Foreign Affairs has used its own green slips of paper since the end of World War Two.

Memovelletjes: groentjes

Het principe van memovelletjes is in wezen al veel ouder. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) bediende zich in de naoorlogse jaren van memovelletjes, die naar de kleur van de briefjes ook wel ‘groentjes’ werden genoemd.

Verweesde groentjes

Vaak zaten deze groentjes met een nietje of paperclip gehecht aan een document. Helaas gaat deze binding tussen groentje en document verloren door de bewerking van de departementsarchieven, voorafgaand aan de overdracht naar het Nationaal Archief.
Bij het bestuderen van vele meters archief van Buitenlandse Zaken kom ik deze onooglijke briefjes geregeld tegen, maar omdat de nietjes en paperclips uit het archief zijn verwijderd, zijn de groentjes verweesd geraakt.

Behandelwijze document of marginalia?

In veel gevallen bevatten groentjes aanwijzingen voor de behandeling van het aangehechte document. In andere gevallen bevat het aanvullende informatie, die vergelijkbaar is met margeaantekeningen. Zo schreef een ambtenaar aan de schrijver van een beleidstuk: ‘Dit is een goed, constructief verhaal, coöperatief van aard. Alle onderhandelingspartners kunnen zich kennelijk hierop verenigen. Bravo!’

Een klassiek "groentje" uit het archief van Buitenlandse Zaken.

Op een ander groentje komen we de onderlinge irritatie tussen de ambtenaren van de ministeries van Buitenlandse Zaken (BuZa) en Economische Zaken (EZ) tegen. Zo schreef een BuZa-ambtenaar het volgende: ‘Ik vind het vrij onbehoorlijk dat EZ ons niet heeft geïnformeerd over toezending van de nota aan de Kamercommissie.’ Een collega voegde hieraan toe: ‘Ik ook’.

Privé-kwesties

Een enkele keer komen we op een groentje een privé-kwestie tegen. Zo schreef iemand het volgende: ‘Nog steeds wachtende op reactie Rijksstudietoelagen in Groningen (mr. J. Diepenhorst). Reeds enige malen gerappeleerd, nu is hij met vakantie.’ Of de zoon of dochter van deze ambtenaar nu wel op tijd zijn een studiebeurs heeft ontvangen, zegt het archief [helaas] niet.

gastblog Mari Smits, onderzoeker Huygens ING


Nawoord Otto van der Meij

Kattebelletje

In zijn memoires getiteld Bagatellen uit 1972 schrijft oud-topambtenaar van BuZa, H.N. Boon, hieromtrent het volgende:

'Voor het beoefenen van ambtelijke spoed worden kleine vierkante papiertjes uitgereikt, genaamd "groentjes".' 

Volgens hem werkte het ambtelijk apparaat wel secuur, maar niet snel en was bespoediging nodig. De groentjes dienden hoofdzakelijk ter aanmoediging van een spoedige(r) departementale afhandeling; hun oogmerk was dus escalatie.
Meer in het algemeen vallen de groentjes in de categorie kattebelletjes, oftewel een klein, haastig geschreven briefje (uit het Italiaans - van (s)cartabello of boekje, register).

Geen kenmerken

De groentjes of geeltjes dragen verder geen registratuurkenmerken; de belangrijkste aanwijzing ook voor hun geringe ambtelijke status. Het zijn deels ook losse gedachten van een (behandelend) ambtenaar die soms ook gewoon zijn of haar mening op papier wil vastleggen, maar dit liefst buiten de reguliere correspondentie om.
Wie of wat de afzender precies is, is vaak lastig te achterhalen door de inmiddels verweesde status van deze memo's (tenzij het handschrift correspondeert met op-of aanmerkingen op een bijbehorend document). Wel wordt soms bovenaan nog de ontvanger vermeld. De centrale archiefbewerking richt op dit vlak dus onbedoeld schade aan d.m.v. decontextualisering.

Geheugensteuntje?

De grote vraag is natuurlijk of dergelijke memo's - eerst groen en later dus ook geel (of zelfs paars of weer groen) - ooit ter archivering bedoeld zijn geweest. Ik denk dan bijvoorbeeld aan gerechtelijke dossiers van rechtbanken en het Openbaar Ministerie, waar de post-its in dossiers eerder regel dan uitzondering zijn. Zijn het hier niet eerder bladaanwijzers, voor belangrijke passages uit het dossier? Hoe wordt daar bij de archiefbewerking mee omgegaan? Of is het wachten tot de lijm ooit loslaat?

Bron: Arie Kievit/De Volkskrant.

Bij gemeenten lijkt het de praktijk om geeltjes te bewaren en of de informatie (bv. een telefoonnummer, gewijzigd adres of afgedane behandeling c.q. status) alsnog in tweede instantie door de DIV-afdeling op de documenten te schrijven.
De groentjes of geeltjes zijn daarentegen wellicht de laatste schriftelijke of holografische bewijzen - of uitwassen - van de werking van de (informele) bureaucratie in het pre-digitale tijdperk, daar waar documenten vroeger een uitgebreide hiërarchische weg bewandelden vol met marginalia en geheimzinnige parafen.


Gerelateerde blogs (documentanalyse 20e-21e eeuw): 
If you enjoyed this you might also like to read

Gele brieven: Donald Rumsfeld als bureaucratische held?
Witte brieven of de toenemende informalisering van de macht
De blauwe brief
De blauwe brief (2)
Gifbrieven (of poederbrieven)
Schootbriefjes, blootbriefjes of spiekbriefjes?
Zelfmoordbrieven (of afscheidsbrieven)
De politieke neutraliteit van prins Charles
Rapportbestrijding
Ambtelijk proza: tien gouden schrijfregels
Wanneer is een vals paspoort echt? Of een authentiek document vals?

Facebook 1914 of de Eerste Wereldoorlog herdacht

Er bestaat kennelijk zoiets als het Eurobest reclamefestival (en dat al sinds een kwart eeuw). Op dit evenement, dat in december 2013 in Portugal werd gehouden, viel in de contentcategorie het project 'Facebook 1914' in de prijzen. Tevens werd een mediaprijs in Frankrijk gewonnen.
Uit een uitgebreide analyse van Mediaforta blijkt dat men wel degelijk met echte content binnen een puur historische context kan scoren onder de sociale media. Behalve voor musea, hopelijk ook een goede les voor archieven en bibliotheken: met digitalisering van de collectie alleen kom je er niet.

Museum

Het Franse oorlogsmuseum Musée de la Grande Guerre du Pays de Meaux bestaat pas sinds 2011. Het is een klein en jong museum. Het museum bedacht om een campagne op te zetten op Facebook 'om met systematische content productie en goede storytelling awareness te genereren bij een niet zo makkelijke doelgroep.'
Centrale uitgangspunt is: beeld je in dat Facebook een eeuw geleden zou hebben bestaan; een omkering van de werkelijkheid dus. Tevens richt de campagne zich qua doelgroep duidelijk op jongeren. Die zijn vooral op sociaal media aanwezig maar komen veel minder in musea.

Léon Vivien

In samenwerking met marketingpartner DDB Parijs kwam men tot het creatieve idee om over de schouders van iemand mee te kijken naar de gebeurtenissen van de Eerste Wereldoorlog. Men bedacht het fictieve personage Léon Vivien, ook al baseerde men zijn verhaal op waargebeurde historische feiten.
Hierbij concentreerde men zich op één medium (monomediaal). Dit is tegen de trend in, want meestal worden meerdere (sociale) media tegelijk gebruikt.

Bureau en opdrachtgever kozen voor een aanpak die toont hoe de technieken van content marketing hun weg kunnen vinden naar een Facebook campagne die op awareness mikt. Ze creëerden de Fransman Léon Vivien die zijn gezin moet achterlaten om eerst opgeleid te worden tot soldaat en vervolgens naar het front te vertrekken.

Zijn verhaal deelt hij met zijn vele volgers op Facebook en het sterke van de uitvoering van het idee zit hem in de ritmiek en de storytelling. Elke dag laat Léon weten hoe zijn leven in de oorlog eruitziet. Dat levert honderden posts op, met een trouw publiek, maar ook met een uitgedachte plot. 

Tien personages staan centraal in de storytelling en alles spitst zich toe op de vraag of Léon ooit zijn gezin zal terugzien. Maar in de marge van het grotere verhaal, krijgt de lezer ook pakken informatie mee over het leven van gewone mensen in oorlogstijd. Knap is dat het verder gaat dan een verhaal bedenken. Het museum integreerde ook doordacht haar ‘eigen’ content door de Facebook van Léon Vivien ruim te spekken met materiaal uit het museum.

Resultaten

De Facebook campagne begon op 10 april 2013 en duurde tot 23 mei. Zoals van een reclamebureau mag worden verwacht, werd ook een fraaie promofilm gemaakt. Maar eveneens, om de professionele aanpak van de campagne te onderstrepen, werden de resultaten achteraf gemeten met enkele verbluffende resultaten.




De geschatte mediawaarde aan free publicity bedraagt 3 miljoen euro, tegenover een investering van nauwelijks 250 euro (voor de 400 uitnodigingen van de persconferentie bij de start) volgens het promofilmpje.
Ook qua pure bereikresultaten scoorde Facebook 1914, met al meteen 50.000 likes vanaf de eerste twee weken dat Léon aan het posten ging en met daaraan gekoppeld 7.500 shares.

De grote hoeveelheid likes dankt de pagina in belangrijke mate aan de persconferentie en media-aandacht waarmee het de campagne op gang schoot. Anne-Marie Gibert, die bij DDB Parijs de PR-strategie bedacht, liet weten dat de 50.000 likes er zonder enige media-aankoop kwamen. “Wij hebben niet ingekocht op Facebook, de likes komen op het conto van de originele persuitnodiging die een oproepbrief uit de oorlog van 14-18 herneemt”, aldus Gibert.

Content

In totaal hoorden 9 miljoen Fransen van het bestaan van Léon af. De commentaren en vragen op de Facebookpagina kregen overigens netjes een antwoord van het museum (nog een, weliswaar broodnodige, investering in tijd en content). 'De kosten voor content productie brengt het bureau hier niet in kaart (elke dag een post schrijven, materiaal uploaden, de site onderhouden, enz.), al zal de som van deze kosten ook onder het verdiende earned mediabedrag blijven.'

Like-cultuur

Culturele instellingen gebruiken hun sociale media nog altijd overwegend als eenrichtingsverkeer voor het verspreiden van louter de eigen boodschap, in plaats van bijvoorbeeld serieus op vragen van het publiek in te gaan (dan wordt al gauw doorverwezen naar de afdeling Communicatie/Voorlichting).
Dit leidt overwegend tot nodeloze retweets ('wat een geweldige tentoonstelling; we hebben genoten') of eindeloze likes van afbeeldingen zonder enige context die maar zelden tot een inhoudelijke toevoeging of verrijking van de collectie leiden. De like-cultuur, waarvan de essentie nou juist is dat het geen enkele uitleg behoeft, is hoewel niet per se betekenisloos wel vrij inhoudsloos. En enige betekenis wordt ook zelden of nooit toegelicht of vastgelegd: waarom vind je iets mooi? welke herinneringen roept het op? Etc.

'Sales' 

Facebook 1914 laat goed zien dat investeren in (lees creeeren van) echte content in plaats van alleen een digitale reproductie van de collectie meer dan de moeite waard is. Inmiddels geldt zij als een mooi voorbeeld van hoe content tot meer 'sales' leidt. Het digitale project zorgde namelijk, aan de hand van deze 'awareness' campagne, voor een stijging van het aantal bezoekers aan het museum met 45%, en dat in het jaar voorafgaand aan de eeuwviering van de Grote Oorlog. En uiteraard is er - alsnog - ook een boek over deze virtuele ervaring van een fictief personage verschenen.

Lees meer:
https://www.facebook.com/leon1914

http://www.e-marketing.fr/Thematique/Profession-1008/Breves/Un-poilu-sur-Facebook-52388.htm

http://blog.e-marketing.fr/analyse-la-vie-dun-soldat-de-14-18-sur-facebook/

http://www.hpdetijd.nl/2012-11-07/de-like-cultuur-slokt-ons-allemaal-op/

http://www.volkskrant.nl/vk/nl/3184/opinie/article/detail/3471606/2013/07/06/De-like-cultuur-slaat-makkelijk-om-in-een-haat-cultuur.dhtml
http://metareporter.nl/2012/09/28/please-like-this-article/